Компания «Союз-Телефонстрой» развивает систему электронного документооборота

ОАО «Союз-Телефонстрой» - один из лидеров рынка строительства сооружений связи. Отличительная особенность компании от многих предприятий отраслевого строительного комплекса – осуществление полного цикла работ от проектно-изыскательских до организации сдачи готовых объектов территориальным подразделениям Россвязьнадзора. Сегодня ОАО «Союз-Телефонстрой» имеет 6 филиалов по всей России, в составе подразделений работает примерно 1700 человек.

Внедрение системы электронного документооборота призвано решить ряд ключевых для «Союз-Телефонстрой» задач:

• возможность осуществлять большинство операций без участия бумажных носителей, снизить объемы ручного ввода и дублирования информации, автоматизировать архивы документов, процессы канцелярии, согласования договорной деятельности, ОРД (приказы, заявки, поручения);
• создать единый портал коммуникаций между сотрудниками, где они смогут получить информацию о последних новостях в компании, новых назначенных задачах, загружать шаблоны необходимых документов, создавать рабочую область совещания, приложив необходимые для работы документы, протоколы и начать работу с задачами по итогам совещания;
• обеспечить прозрачный контроль исполнительской дисциплины с назначением ответственных лиц по задачам и документам, отслеживанием статуса их выполнения, формированием уведомлений о незакрытых задачах как для исполнителя, так и для контроллера;

• обеспечить безопасный доступ к системе и передаче данных. 

Главными факторами, определившими выбор партнера по реализации проекта в пользу «Вест Концепт», стали значительный опыт работы с системой Microsoft Office SharePoint Server, золотой статус партнерства с Microsoft, а также высокая квалификация проектной команды. 

Внедряемая система будет состоять из двух модулей. Модуль «Делопроизводство» будет включать библиотеки для каждого из филиалов с возможностью хранения рабочих документов в электронном виде, маршруты согласования документов, регистрацию входящей и исходящей документации, организацию контроля исполнительской дисциплины. Модуль «Портал» будет позволять планировать и организовывать совещания, планировать общие  ресурсы компании, отображать в едином календаре корпоративные события компании, доступные для всех сотрудников, создавать библиотеки для хранения корпоративных новостей, событий компании, корпоративных документов.

Ориентировочное количество пользователей Системы на первом этапе внедрения составит 250 человек.

Начало проекта внедрения комментирует Ильнар Абдуллин, Финансовый директор ОАО «Союз-Телефонстрой»: «Это очень амбициозный проект направленный на развитие корпоративной информационной системы. В начале следующего года мы планируем подключение к системе 6 удаленных филиалов, чтобы свести их в единую систему управления. Как результат – мы получим полноценную систему  Электронного документооборота с возможностью ее дальнейшего развития.»