Могилевский Фонд соцзащиты развивает проект по автоматизации документооборота

Сегодня уже никто не сомневается  в необходимости  автоматизации бумажного документооборота и  перспективах применения современных технологий для организации электронного взаимодействия сотрудников. Наиболее эффективные руководители приступили к  автоматизации электронного документооборота уже много лет назад, а сегодня, опираясь на успешный опыт эксплуатации систем и новейшие программные разработки, выводят электронный документооборот на качественно новый уровень.  Уже в 2001 году оценили практически безграничные возможности внедрения электронных систем в Фонде социальной защиты населения Республики Беларусь.

С этого момента в Центральном Аппарате Фонда эксплуатируется СЭД «Электронное ДЕЛО», созданная специалистами РУП «Центр электронного документооборота» и полностью базирующаяся на СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы». В 2002 году был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию в Минском областном и Минском городском управлениях Фонда. В 2003 году было полностью завершено поэтапное внедрение системы в областных управлениях, Минском городском управлении и его районных отделах. В Могилевском областном управлении ФСЗН к работе с системой «ДЕЛО» приступили в 2004 году, на первом этапе там было установлено 10 рабочих мест. 

В 2010 г. руководством Могилевского областного управления ФСЗН принято решение о расширении круга пользователей системы, для чего закуплены дополнительные рабочие места СЭД. Были проведены необходимые  работы по обследованию системы документационного обеспечения Могилевского ФСЗН, по итогам которого выполнена настройка необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. К работе с системой электронного документооборота подключены четыре  удаленных подразделения: Октябрьский и Могилевский районные отделы, Ленинские районные отделы №1 и №2, - а также сотрудники отделов центрального аппарата Могилевского ФСЗН.

Настройка  системы заключалась в заполнении системных справочников, распределении прав пользователей, осуществлении пользовательских настроек системы. Обучение пользователей проводилось на основе разработанных для них инструкций. Для удобства работы пользователей  были специально разработаны, протестированы и установлены на рабочих местах различные выходные формы по документообороту. В дальнейшем планируется обеспечивать пользователей оперативной технической поддержкой по всем возникающим вопросам.

Все работы по внедрению, обучению и поддержке пользователей осуществляются специалистами РУП «Центр электронного документооборота» БГУ, официального партнера ЭОС в Республике Беларусь.