rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:

Тесты цифровой техники

     
 
 
 
     
     
 

Офис на выезде

Сотрудники, работающие вне офиса, уже давно никого не удивляют, и речь идет не только о таких специфических профессиях, как мерчендайзер или «приходящий» бухгалтер, появляющийся в компании лишь в период сдачи отчетности. Современные технологии позволяют даже топ-менеджеру не появляться в офисе, причем бизнес от этого страдать не будет. Правда, есть одно, но очень важное «но»: многие до сих пор не знают, как обустроить мобильный офис так, чтобы сотрудник – не зависимо от его ранга – мог полноценно выполнять свои обязанности вне офиса. ИТ-решения для организации мобильного офиса все еще кажутся многим сложными или небезопасными. В действительности этот сегмент рынка сейчас развивается семимильными шагами: в удаленном режиме можно даже работать с договорами и другими документами предприятия, что кажется наиболее серьезным делом.

Прежде всего, отметим, что, по заверениям самих производителей решений для организации электронного документооборота, превратить свой обычный офис в мобильный не только реально, даже если СЭД уже давно внедрена, но и довольно просто. Правда, надо при этом понимать, что решение одного вендора вряд ли можно будет интегрировать с решением другого. Т.е. если в компании внедрена система электронного документооборота определенного разработчика, то и решения для организации мобильного офиса лучше приобретать у него.

Еще один страх связан с тем, что подобные решения довольно-таки новые, а следовательно, могут быть еще не до конца «обкатанными», протестированными и доведенными до ума. В действительности, это не совсем так. В частности, решения для работы на ноутбуках представлены на рынке уже давно: программный продукт «ДЕЛО-WEB» компании ЭОС, к примеру, существует с 1999 года. А он – в качестве надстройки над системой электронного документооборота «ДЕЛО» – как раз и позволяет обеспечить сотруднику web-доступ ко всем данным и функциям СЭД для полноценной работы с документами, не зависимо от того, где он находится – в командировке, просто вне офиса или за своим рабочим столом. Для успешной организации удаленной работы, кроме СЭД «ДЕЛО», достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения. Правда, работает данное приложение не только на ноутбуках, но и на других гаджетах с ОС Windows.  

Другое дело, если хочется воспользоваться новинкой последнего времени — планшетными компьютерами или смартфонами (многие из них работают на других операционных системах). Решения для работы с электронным документооборотом с помощью этих устройств действительно являются довольно новыми, однако длительный опыт работы с СЭД фактически является гарантией того, что сбоев не будет – сырой продукт на рынок никто не выпустит.

Однако решений для этого сегмента гаджетов (планшетные компьютеры и мобильные телефоны) пока не очень много. В линейке ЭОС, одной из первых выпустившей на рынок подобные решения, два приложения – «Мобильный кабинет» и «АРМ руководителя» – обе системы в настоящее время выходят на рынок. «Мобильный кабинет» доступен для использования на любом мобильном устройстве, способном работать с электронной почтой, вне зависимости от операционной системы  – работа может осуществляться как на смартфоне, так и на простом бюджетном сотовом телефоне. Приложение позволяет пользователю получать сообщения о необходимости работы с тем или иным документом, после чего сотрудник может просмотреть присланный договор или проект резолюции, скорректировать и утвердить его, завизировать, просмотреть присланные файлы, ввести отчет об исполнении поручения, новую резолюцию на документ или добавить новые файлы. Все общение с СЭД происходит путем цифровых команд (фактически это напоминает USSD-меню сотовых операторов). Отправленная команда будет отражена в СЭД.

Ситуация 1: Необходимо срочно согласовать текст договора, но один из сотрудников, ответственных за согласование (который должен завизировать текст перед подписанием), находится в командировке. С помощью решения «Мобильный кабинет», интегрированного в основную СЭД, ему направляются электронные письма, которые он обрабатывает прямо на своем мобильном телефоне. Отвечая на письма, сотрудник корректирует договор и затем визирует его так, как если бы он находился на своем рабочем месте. 

Мобильный кабинет  

Второе решение, «АРМ Руководителя», является системой совсем другого класса и представляет собой программу, которая устанавливается на планшетный компьютер руководителя и интегрируется с существующей СЭД компании. Планшет можно выбрать практически любой – в соответствии с пожеланиями руководителя и финансовыми возможностями компании: главное – чтобы ПК работал под ОС Windows 7 и был установлен Office 2010.

«АРМ Руководителя» предоставляет своему обладателю возможность работать с электронными документами еще более просто – практически как с бумажными аналогами. Кардинальное отличие «АРМ Руководителя» в том, что его пользователю не нужны специальные знания и умения в работе с СЭД: все, что от него требуется – открыть документ и прямо на его тексте написать резолюцию. Сделать это можно наиболее привычным способом: стилусом или пальцем – прямо на открытом документе (разумеется, если это позволяет делать само устройство). Главной особенностью «АРМ Руководителя» является  возможность получения документа для утверждения проекта резолюции, визирования проекта документа или подписания проекта документа – т.е. в этом решении реализованы только те функции, которые необходимы топ-менеджеру, и умышленно убраны все рутинные делопроизводственные операции.

Ситуация 2: Руководитель компании постоянно находится в разъездах. Для организации мобильной работы он использует планшетный ПК с установленным решением «АРМ руководителя». Задействовав мобильные каналы передачи данных, система получает информацию от основной СЭД. При этом договор, который завизировал сотрудник из предыдущего примера, оперативно попадает  на подпись к руководителю без лишней информации – интерфейс освобожден от таких функций, как делопроизводство, контроль исполнения, отчетность и пр. Таким образом, начальник может легко сосредоточиться на содержании документа и принятии решения по нему. Руководитель использует стилус для выделения тех отрывков в тексте договора, которые его не устраивают, а также наговаривает устные замечания. Вся эта информация автоматически синхронизируется посредством мобильного Интернета, и подчиненные, находящиеся в центральном офисе, в режиме реального времени вносят исправления  в договор, руководствуясь указаниями начальства.

АРМ Руководителя

В итоге вся сложность сводится к одному: необходимо выбрать гаджеты для сотрудников, которым необходимо удаленное присутствие в СЭД. Так что все зависит преимущественно от финансовых возможностей компании: можно обойтись бюджетными сотовыми терминалами, а можно предпочесть им планшетные ноутбуки. Конечно, нужно учитывать и личные предпочтения – особенно это касается топ-менеджеров, так как именно руководители часто лоббируют ту или иную систему в зависимости от того, что именно «им удобно».

Автор: Алена Журавлева (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, Рынок ПК, Оборудование, ПО

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

20.07.2017 «Билайн» намерен заработать на бесплатном безлимите

17.07.2017 «ВКонтакте» доставляет. Мобильно и безлимитно

06.07.2017 Не уронить велосипед

04.07.2017 Скажи мне, что ты смотришь

03.07.2017 Богатые тоже плачут. От технологий

03.07.2017 Бизнес на новых территориях. Планирует «МегаФон»

28.06.2017 Десять лет компетенций

27.06.2017 IoT под угрозой

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода