rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 
 
 
     
     
 

Дистанционное внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Куйбышева Новосибирской области: экономия бюджета без потери качества

Администрация города Куйбышева Куйбышевского района Новосибирской области с 2013 года использует систему электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС. Проект реализует партнер ЭОС в Западной Сибири «КС-Консалтинг», а его отличительной особенностью является дистанционный способ внедрения СЭД. Широкие возможности системы позволяют муниципалитету решать все необходимые задачи по управлению документами и более эффективно организовать свою работу.

На старте проекта: от журнальной формы к автоматизации основных документных процессов 

В 2013 году перед Администрацией г. Куйбышева Новосибирской области была поставлена задача автоматизировать документооборот. На тот момент учет входящей корреспонденции осуществлялся традиционным образом, в бумажных журналах регистрации. В этих же журналах отмечались документы, подлежащие контролю, а выборку по срокам исполнения делали вручную. Исходящие документы фиксировались в таблице в Excel. Сотрудники тратили много времени на поиск нужной информации и не всегда могли отследить, где в настоящее время находится документ. 

В первую очередь автоматизации требовали следующие процессы: 

  1. Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов.
  2. Отслеживание сроков исполнения.
  3. Формирование реестров отправки корреспонденции. 

Необходимо было выбрать СЭД, которая соответствует правилам делопроизводства в муниципальных органах и зарекомендовала себя как надежное решение. К этому моменту более 70 государственных организаций и учреждений региона уже использовали систему «ДЕЛО». В их числе — областное Законодательное Собрание, территориальные органы Минюста и Федеральной службы судебных приставов, десятки районных и городских судов. 

Положительный опыт использования в организациях со схожими процессами делопроизводства, соответствие ГОСТам, наличие в конфигурации «из коробки» всех функций, необходимых для поддержки документационных процессов в государственных структурах — все эти факторы говорили в пользу «ДЕЛА». При выборе СЭД для Администрации Куйбышева свою роль сыграло и то, что система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятен даже для неопытных пользователей. 

Внедрение СЭД по «удаленной схеме» 

Проект включал в себя несколько этапов: 

  1. Обследование документооборота: анализ нормативных актов, сбор информации об особенностях учета и движения документов в Администрации.
  2. Анализ информации и настройка базы данных.
  3. Обучение технолога, корректировка настроек. 

Как и в большинстве муниципальных образований, в Администрации Куйбышева документооборот велся по унифицированным правилам. Компания «КС-Консалтинг» к моменту внедрения уже реализовала десятки подобных проектов. С учетом этих факторов было принято решение опробовать удаленный формат работы — провести обследование и подготовку к настройке СЭД дистанционно, без выезда на территорию заказчика. 

Специалисты «КС-Консалтинг» изучили инструкцию по делопроизводству, сводную номенклатуру дел, структуру Администрации, а также список пользователей, которые должны иметь доступ в СЭД, с перечнем основных должностных обязанностей каждого из них. Информацию собирали в основном по электронной почте, иногда созванивались с заказчиком по телефону. 

В ходе подготовки были решены следующие задачи: 

  • сформирован тематический классификатор для обращений граждан и классификатор по видам документов (в соответствии с группами);
  • обеспечено формирование типовых статистических отчетов по документообороту;
  • разработана схема централизованного контроля исполнения резолюций руководителей: главы города, заместителей главы, руководителей отделов и управлений. 

Специалисты Администрации Куйбышева самостоятельно установили серверную часть системы и автоматизировали рабочие места сотрудников Управления делами Администрации и секретаря приемной. Также ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы в соответствии с организационной структурой и схемой документооборота, учитывая рекомендации «КС-Консалтинг». 

Для поддержки пользователей на территории организации-клиента требовалось, чтобы один из сотрудников Администрации прошел обучение и получил сертификат системного технолога СЭД. Учитывая тот факт, что обязанности по установке ПО и обучению пользователей были возложены на специалиста заказчика, для него был проведен расширенный трехдневный курс на территории «КС-Консалтинг». 

Итоги внедрения СЭД: на пути к единому рабочему пространству 

В настоящий момент СЭД «ДЕЛО» активно используется сотрудниками Администрации. В 2018 году проведена дополнительная закупка рабочих мест системы. Широкие возможности программного продукта позволяют Администрации Куйбышева решать все необходимые задачи по поддержке документных процессов. В СЭД регистрируются обращения граждан, входящие и исходящие, формируются почтовые реестры. К регистрационным карточкам прикрепляются электронные образы документов. Функция контроля поручений помогает отслеживать сроки и состояние исполнения. 

В целом внедрение СЭД позволило упорядочить работу с входящими, исходящими документами и снизить затраты времени на поиск необходимой информации. Автоматизация контроля сроков исполнения поручений повысила эффективность работы сотрудников. В муниципалитете есть все предпосылки для создания единого рабочего пространства всех подразделений и перехода в дальнейшем на полностью электронный документооборот.

Редактор раздела: Александр Авдеенко (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО, Управление документами

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

25.11.2021 Библиотечное настоящее: есть ли место технологиям

18.11.2021 Приручить беспилотники

11.11.2021 AI Journey: ИИ и немного этики

10.11.2021 Блокчейн позволит сэкономить 10 миллиардов долларов на трансграничных платежах

25.10.2021 Документооборот на пути цифровой трансформации

20.10.2021 Спасительный лайфхак для классического ретейла

14.10.2021 Schneider Electric намерен ускорить декарбонизацию

12.10.2021 Mail.ru натянул VK на глобус

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода