Дистанционное внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Куйбышева Новосибирской области: экономия бюджета без потери качества

На старте проекта: от журнальной формы к автоматизации основных документных процессов 

В 2013 году перед Администрацией г. Куйбышева Новосибирской области была поставлена задача автоматизировать документооборот. На тот момент учет входящей корреспонденции осуществлялся традиционным образом, в бумажных журналах регистрации. В этих же журналах отмечались документы, подлежащие контролю, а выборку по срокам исполнения делали вручную. Исходящие документы фиксировались в таблице в Excel. Сотрудники тратили много времени на поиск нужной информации и не всегда могли отследить, где в настоящее время находится документ. 

В первую очередь автоматизации требовали следующие процессы: 

1. Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов.
2. Отслеживание сроков исполнения.
3. Формирование реестров отправки корреспонденции. 

Необходимо было выбрать СЭД, которая соответствует правилам делопроизводства в муниципальных органах и зарекомендовала себя как надежное решение. К этому моменту более 70 государственных организаций и учреждений региона уже использовали систему «ДЕЛО». В их числе — областное Законодательное Собрание, территориальные органы Минюста и Федеральной службы судебных приставов, десятки районных и городских судов. 

Положительный опыт использования в организациях со схожими процессами делопроизводства, соответствие ГОСТам, наличие в конфигурации «из коробки» всех функций, необходимых для поддержки документационных процессов в государственных структурах — все эти факторы говорили в пользу «ДЕЛА». При выборе СЭД для Администрации Куйбышева свою роль сыграло и то, что система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятен даже для неопытных пользователей. 

Внедрение СЭД по «удаленной схеме» 

Проект включал в себя несколько этапов: 

1. Обследование документооборота: анализ нормативных актов, сбор информации об особенностях учета и движения документов в Администрации.
2. Анализ информации и настройка базы данных.
3. Обучение технолога, корректировка настроек. 

Как и в большинстве муниципальных образований, в Администрации Куйбышева документооборот велся по унифицированным правилам. Компания «КС-Консалтинг» к моменту внедрения уже реализовала десятки подобных проектов. С учетом этих факторов было принято решение опробовать удаленный формат работы — провести обследование и подготовку к настройке СЭД дистанционно, без выезда на территорию заказчика. 

Специалисты «КС-Консалтинг» изучили инструкцию по делопроизводству, сводную номенклатуру дел, структуру Администрации, а также список пользователей, которые должны иметь доступ в СЭД, с перечнем основных должностных обязанностей каждого из них. Информацию собирали в основном по электронной почте, иногда созванивались с заказчиком по телефону. 

В ходе подготовки были решены следующие задачи: 

• сформирован тематический классификатор для обращений граждан и классификатор по видам документов (в соответствии с группами);
• обеспечено формирование типовых статистических отчетов по документообороту;
• разработана схема централизованного контроля исполнения резолюций руководителей: главы города, заместителей главы, руководителей отделов и управлений. 

Специалисты Администрации Куйбышева самостоятельно установили серверную часть системы и автоматизировали рабочие места сотрудников Управления делами Администрации и секретаря приемной. Также ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы в соответствии с организационной структурой и схемой документооборота, учитывая рекомендации «КС-Консалтинг». 

Для поддержки пользователей на территории организации-клиента требовалось, чтобы один из сотрудников Администрации прошел обучение и получил сертификат системного технолога СЭД. Учитывая тот факт, что обязанности по установке ПО и обучению пользователей были возложены на специалиста заказчика, для него был проведен расширенный трехдневный курс на территории «КС-Консалтинг». 

Итоги внедрения СЭД: на пути к единому рабочему пространству 

В настоящий момент СЭД «ДЕЛО» активно используется сотрудниками Администрации. В 2018 году проведена дополнительная закупка рабочих мест системы. Широкие возможности программного продукта позволяют Администрации Куйбышева решать все необходимые задачи по поддержке документных процессов. В СЭД регистрируются обращения граждан, входящие и исходящие, формируются почтовые реестры. К регистрационным карточкам прикрепляются электронные образы документов. Функция контроля поручений помогает отслеживать сроки и состояние исполнения. 

В целом внедрение СЭД позволило упорядочить работу с входящими, исходящими документами и снизить затраты времени на поиск необходимой информации. Автоматизация контроля сроков исполнения поручений повысила эффективность работы сотрудников. В муниципалитете есть все предпосылки для создания единого рабочего пространства всех подразделений и перехода в дальнейшем на полностью электронный документооборот.