Единая республиканская СЭД в Хакасии на базе системы «ДЕЛО»: поэтапное развитие электронного документооборота в масштабе региона

От общей концепции проекта к его воплощению

В 2001 году Правительство региона утвердило Концепцию развития телекоммуникационной среды Республики Хакасия на 2001-2005 гг. Одной из целей программы стало создание технологически новой системы связи органов государственной власти. Для этого требовалось обеспечить электронный обмен документами между Аппаратом Правительства Республики, министерствами, ведомствами.

К программному обеспечению, которое рассматривалось на роль региональной системы документооборота, предъявлялись следующие требования:

• возможность ведения корпоративного документооборота;
• соответствие федеральным ГОСТам по делопроизводству;
• поддержка обмена электронными документами;
• масштабируемость.

Проанализировав решения, представленные на отечественном IT-рынке, заказчик сделал выбор в пользу СЭД «ДЕЛО», разработанной ЭОС. Поставщиком программного обеспечения стала компания «КС-Консалтинг», Золотой партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири, она же обеспечила обучение специалистов заказчика и общую методическую и техническую поддержку с момента старта проекта по настоящее время. Все работы по внедрению проводились сотрудниками отдела информатизации Аппарата Правительства Республики.

Первый комплект ПО – 23 рабочих места СЭД «ДЕЛО» – был предназначен для сотрудников Аппарата Правительства. Работы по внедрению начались осенью 2002 года. К 2005 году на единый сервер документооборота были инсталлированы базы данных Правительства и всех входящих в него структур. Для более эффективной работы с документами в Аппарате Правительства была запущена подсистема «Поточное сканирование». В дальнейшем системы электронного документооборота появились в министерствах и ведомствах Республики Хакасия. До создания единой СЭД они пользовались локальными базами данных.

Переход к ЭДО и масштабирование СЭД «ДЕЛО» на муниципальный уровень

Новый этап развития документооборота в органах власти Республики начался в 2007 году. Правительством была поставлена цель полностью отказаться от бумажных экземпляров при обмене ключевыми документами и перейти на электронный документооборот с использованием ЭЦП. После разработки регламента безбумажного обмена Правительство произвело дозакуп рабочих мест «ДЕЛА», а также опции «ЭП и шифрование». В результате к ноябрю 2007 года между Аппаратом Правительства, министерствами, государственными комитетами, комитетами при правительстве Республики Хакасия был налажен электронный обмен распорядительными документами.

В 2008 году начато масштабирование СЭД на районные муниципалитеты и включение их в систему безбумажного документооборота. Для этого были приобретены дополнительные комплекты ПО, в том числе и лицензии на использование опции «ЭП и шифрование», и налажена отправка документов из «ДЕЛА» транспортом электронной почты.

Единая региональная СЭД, электронное согласование, интеграция с УРОГ и МЭДО

В начале 2009 года были поставлены задачи наладить электронное согласование нормативно-правовых актов Правительства Республики и повысить прозрачность документационного взаимодействия с министерствами и ведомствами. Результатом стало решение объединить локальные базы данных и создать Единую систему документооборота органов власти Республики на общей платформе – СЭД «ДЕЛО».

Для реализации этого решения была разработана унифицированная технология работы в единой СЭД для 18 министерств и ведомств. Для формирования ЕСЭД с достаточным охватом участников потребовалось масштабное увеличение количества рабочих мест – приобретено 100 лицензий «ДЕЛО», 425 «ДЕЛО-WEB», по 5 опций «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», 75 лицензий на опцию «ЭП и шифрование».

База документов Аппарата Правительства Республики стала точкой объединения локальных систем. Для каждого госоргана в единой БД созданы отдельные картотеки и унифицированные справочники для работы с документами. В результате цель была достигнута – появилась Единая СЭД региональных органов власти и общая система согласования документов в электронном виде, закрепленная регламентом.

2010 год ознаменовался для Правительства Хакасии отказом от бумажных документов при согласовании нормативно-правовых актов. Для перехода на юридически значимый обмен такими группами документов все руководители комитетов и министерств получили электронные подписи. В итоге Правительство Республики полностью отказалось от бумажного варианта листа согласования. Для документов, которые подписываются на бумаге (например, нормативных актов Правительства) в момент передачи бумажного экземпляра на подпись должностному лицу, лист со списком завизировавших его с помощью ЭП распечатывается из системы и прикладывается к проекту.

В этом же году доступ к Единой базе данных СЭД и возможность участвовать в согласовании проектов нормативных правовых актов получили сотрудники Прокуратуры Республики Хакасия. Это позволило реализовать выполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов».

В 2013 году налажен обмен электронным документами между единой СЭД Республики Хакасия и базой Управления администрации Президента РФ по работе с обращениями граждан и организаций (УРОГ). Правительство региона и УРОГ получили возможность не только оперативно отправлять документы, но и контролировать их исполнение.

В Хакасии осуществлена интеграция СЭД с системой межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти РФ (МЭДО). В результате Правительство Республики получило канал для юридически значимого документооборота с федеральными органами и органами власти других субъектов РФ.

Новые технологические возможности, появившиеся в современных программных продуктах, не остались без внимания. В 2019 году Правительство Хакасии начало осваивать доступ к СЭД с помощью мобильного решения EOSMobile, которое позволяет оперативно работать с документами с любого удобного устройства, в том числе и в автономном режиме без доступа к интернету.

Итоги и перспективы проекта

На конец 2019 года в базе данных системы «ДЕЛО» зарегистрировано около 950 автоматизированных рабочих мест, что составляет 85% от общего числа государственных служащих органов исполнительной власти Республики Хакасия. Проект в целом привел к существенным позитивным изменениям в деятельности органов власти и местного самоуправления:

1. Создана ЕСЭД, охватывающая все исполнительные органы государственной власти, ряд территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления, государственные учреждения. Это позволило организовать документные процессы в регионе на современном уровне.
2. Налажен обмен документами в электронном виде между всеми органами исполнительной власти Республики, а также с федеральными ведомствами и другими субъектами РФ через МЭДО. Это повысило оперативность информационного взаимодействия и способствовало ускорению принятия управленческих решений.
3. Внедрение юридически значимого электронного документооборота и использование мобильных решений уменьшают сроки согласования, рассмотрения и прохождения документов. Повышается прозрачность и оперативность исполнения поручений.

В настоящее время Правительством Республики выполняется план мероприятий по усовершенствованию безбумажного обмена и перехода на юридически значимый документооборот в исполнительных органах власти и администрациях муниципальных образований региона. Также в «Проекте Стратегии социально-экономического развития Республики Хакасия до 2030 года» в числе приоритетов указаны:

• предоставление массовых услуг в цифровом виде и организация безбумажного межведомственного электронного документооборота, в том числе с подключением к федеральным информационным системам;
• повышение уровня информатизации процессов оказания государственных услуг и развитие средств электронного взаимодействия;
• развитие системы межведомственного электронного взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг. 

В отзыве о проекте заказчик так оценивает компетенцию ЭОС и используемую систему: «В силу тесного сотрудничества с органами государственной власти Российской Федерации компания «ЭОС» быстрее многих вендоров реагирует на изменение государственной политики в области ЭДО и электронного правительства и специфических решений в области интеграции СЭД «ДЕЛО» с федеральными государственными электронными сервисами.

СЭД «ДЕЛО» обладает высоким технологическим запасом прочности от сбоев и обрушений, в сравнении с аналогичными решениями других вендоров, менее требовательна к серверным мощностям и рабочим станциям пользователей, что позволяет рационально использовать имеющуюся материально-техническую базу ИТ-инфраструктуры».