rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 
 
 
     
     
 

Автоматизация документооборота в «Московской Пивоваренной Компании»

«Московская Пивоваренная Компания» внедрила на своем предприятии систему электронного документооборота на базе флагманского продукта компании ЭОС: EOS for SharePoint. По завершении первой стадии проекта время согласования договоров сократилось с «неопределенно» до 1-2 дней.

О заказчике

«Московская Пивоваренная Компания» на российском рынке напитков с 2008 года. Она выпускает продукцию российских торговых марок «Жигули Барное», «Хамовники», «Трехгорное» и др., пиво и напитки по международным лицензиям: Oettinger, Faxe и др. Является эксклюзивным импортером пива европейских марок. Производство компании мощностью до 7 млн гектолитров в год расположено в экологически чистом районе Подмосковья (Мытищи) и оснащено новейшим оборудованием ведущих мировых производителей. Количество сотрудников – более 1 000 человек. В состав компании, помимо пивоваренного завода, входят собственные дистрибьюторский и логистический центры.

Об исполнителе

Компания Юниксофт работает на рынке систем электронного документооборота с 2008 года и оказывает полный комплекс услуг по автоматизации делопроизводства и других бизнес-процессов. Является сертифицированным партнёром компании-разработчика «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и специализируется на внедрении соответствующих программных продуктов. Заказчиками Юниксофт являются российские и международные компании из различных отраслей, а также из государственного сектора. Среди них: Олимпийский комитет, Российская академия образования, Федеральная фельдъегерская служба РФ, Международный инвестиционный банк, Московская пивоваренная компания, Объединенное кредитное бюро и другие.

Цели проекта

Первичной целью автоматизации документооборота в «Московской Пивоваренной Компании» стала необходимость упорядочения и упрощения движения документов внутри предприятия. До внедрения СЭД договора согласовывались в бумажном виде, в процессе движения они могли теряться. Не было четко обозначено и не могло быть спрогнозировано время, необходимое для согласования.

О решении

Для автоматизации  внутреннего документооборота в ЗАО «МПК»   выбрали платформу EOS for SharePoint, разработку компании «Электронные Офисные Системы», руководствуясь несколькими критериями. «В первую очередь это должно было быть коробочное решение, которое можно приобрести и быстро настроить под наши бизнес-процессы, а не «допиливать»», – рассказал руководитель отдела ИТ «Московской Пивоваренной Компании» Игорь Аннин.

На выбор в пользу EOS for SharePoint повлияло, в частности, и то, что заказчик изначально ориентировался на решения Microsoft: например, ERP Microsoft Dynamics NAV и CRM на платформе Microsoft Dynamics 365. Соответственно, у ИТ-службы компании уже существовали необходимые компетенции для ее поддержки.

Свою роль сыграла и широкая партнерская сеть ЭОС: заказчику не пришлось задумываться над поиском интегратора – им стала расположенная в Мытищах компания «Юниксофт».

О проекте

На данный момент архитектура внедренного решения включает в себя около 40 групп документов: входящая и исходящая корреспонденция, входящие и исходящие иски, доверенности, претензии, приказы, пропуска, регламенты процедур, служебные записки, банковские гарантии, договоры (15 видов), документы отдела претензионной работы и другие. В системе создано более 140 маршрутов (процессов согласования). Количество пользователей – около 40% сотрудников компании: все офисные работники, часть сотрудников склада и других подразделений. Ежегодная нагрузка (по итогам 2017 года) составила более 15 000 документов и 23 000 проектов.

Ход проекта

Проект состоит из нескольких этапов. Он начался в 2015 году и продолжается до сих пор. 

На первом этапе, с февраля 2015 по май 2016 года, происходило наполнение системы: создание групп документов, картотек и маршрутов. В это же время в систему были внесены архивные договоры с 2008 года и таким образом создан полный реестр договоров, которые можно фильтровать, формировать из них отчеты для госорганов и внутренних нужд компании. При запуске системы в промышленную эксплуатацию в компании был издан внутренний локальный акт, придающий юридическую значимость СЭД.

В рамках этого этапа в СЭД последовательно вводились различные виды документов: 

  • Февраль - апрель 2015: доходные договора.
  • Апрель - ноябрь 2015: около 20 групп документов (договора, соглашения, банковские гарантии и прочие), составляющие до 70% всего договорного документооборота компании.
  • Май 2016: входящая/исходящая корреспонденция, фиксация времени входа/выхода сотрудников через КПП (для ускорения выписки пропусков).
  • Июнь 2016: документы регламентации деятельности (на базе Business Studio) – документы, регламентирующие каждый отдельный процесс компании: заявки на оплату, на изготовление этикеток и т. д. 
  • Февраль 2017: согласование изменения процессов СЭД.
  • Апрель - июль 2017: документы судебной работы (юристы, бухгалтеры), согласование макетов этикеток.

На втором этапе, с ноября 2017 по февраль 2018 года, была начата интеграция EOS for SharePoint с основной ERP заказчика – MS Dynamics NAV. С этого времени в ERP ведется учет списания/порчи товара и выгрузка в СЭД, где он утверждается и возвращается в ERP. В этот же период предприятие перешло к использованию усиленной квалифицированной электронной подписи. 

Третий этап начался в апреле 2018 года: это завершение интеграции с ERP в части создания карточек организаций и соглашений и их утверждения для проведения оплат и отгрузок, настройка сервиса проверки контрагентов, а также внедрение «Конструктора документов» для автоматизации работы с комплектами договорных документов и создания подробного реестра.

Итоги проекта

Представители «Московской пивоваренной компании» называют целый ряд преимуществ, полученных после реализации проекта: 

  • Время согласования договоров и соглашений сократилось до 2 рабочих дней по нетиповым договорам и до 1 рабочего дня по типовым договорам (на каждый этап).
  • Исчезновение временных затрат на обзвон согласующих сторон, информирование о завершении согласования, движение листа согласования.
  • Снижение потери документов.
  • Появление единой базы документов в разных статусах согласования (куда входят даже отклоненные документы).
  • Появление возможности удаленного согласования договоров (RDS, мобильное решение).

«Основным итогом проекта для компании стало обеспечение прозрачности всех бизнес-процессов, сокращение сроков согласования и утверждения, так как оперативность на нашем высококонкурентном рынке является очень важным преимуществом и повышает нашу клиентоориентированность. Кроме этого – мы приобрели возможность удаленной работы с системой, в том числе через мобильные решения», - отметили в «Московской пивоваренной компании».

Редактор раздела: Александр Авдеенко (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО, Управление документами

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

25.11.2021 Библиотечное настоящее: есть ли место технологиям

18.11.2021 Приручить беспилотники

11.11.2021 AI Journey: ИИ и немного этики

10.11.2021 Блокчейн позволит сэкономить 10 миллиардов долларов на трансграничных платежах

25.10.2021 Документооборот на пути цифровой трансформации

20.10.2021 Спасительный лайфхак для классического ретейла

14.10.2021 Schneider Electric намерен ускорить декарбонизацию

12.10.2021 Mail.ru натянул VK на глобус

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода