Автоматизация документооборота в «Московской Пивоваренной Компании»

О заказчике

«Московская Пивоваренная Компания» на российском рынке напитков с 2008 года. Она выпускает продукцию российских торговых марок «Жигули Барное», «Хамовники», «Трехгорное» и др., пиво и напитки по международным лицензиям: Oettinger, Faxe и др. Является эксклюзивным импортером пива европейских марок. Производство компании мощностью до 7 млн гектолитров в год расположено в экологически чистом районе Подмосковья (Мытищи) и оснащено новейшим оборудованием ведущих мировых производителей. Количество сотрудников – более 1 000 человек. В состав компании, помимо пивоваренного завода, входят собственные дистрибьюторский и логистический центры.

Об исполнителе

Компания Юниксофт работает на рынке систем электронного документооборота с 2008 года и оказывает полный комплекс услуг по автоматизации делопроизводства и других бизнес-процессов. Является сертифицированным партнёром компании-разработчика «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и специализируется на внедрении соответствующих программных продуктов. Заказчиками Юниксофт являются российские и международные компании из различных отраслей, а также из государственного сектора. Среди них: Олимпийский комитет, Российская академия образования, Федеральная фельдъегерская служба РФ, Международный инвестиционный банк, Московская пивоваренная компания, Объединенное кредитное бюро и другие.

Цели проекта

Первичной целью автоматизации документооборота в «Московской Пивоваренной Компании» стала необходимость упорядочения и упрощения движения документов внутри предприятия. До внедрения СЭД договора согласовывались в бумажном виде, в процессе движения они могли теряться. Не было четко обозначено и не могло быть спрогнозировано время, необходимое для согласования.

О решении

Для автоматизации  внутреннего документооборота в ЗАО «МПК»   выбрали платформу EOS for SharePoint, разработку компании «Электронные Офисные Системы», руководствуясь несколькими критериями. «В первую очередь это должно было быть коробочное решение, которое можно приобрести и быстро настроить под наши бизнес-процессы, а не «допиливать»», – рассказал руководитель отдела ИТ «Московской Пивоваренной Компании» Игорь Аннин.

На выбор в пользу EOS for SharePoint повлияло, в частности, и то, что заказчик изначально ориентировался на решения Microsoft: например, ERP Microsoft Dynamics NAV и CRM на платформе Microsoft Dynamics 365. Соответственно, у ИТ-службы компании уже существовали необходимые компетенции для ее поддержки.

Свою роль сыграла и широкая партнерская сеть ЭОС: заказчику не пришлось задумываться над поиском интегратора – им стала расположенная в Мытищах компания «Юниксофт».

О проекте

На данный момент архитектура внедренного решения включает в себя около 40 групп документов: входящая и исходящая корреспонденция, входящие и исходящие иски, доверенности, претензии, приказы, пропуска, регламенты процедур, служебные записки, банковские гарантии, договоры (15 видов), документы отдела претензионной работы и другие. В системе создано более 140 маршрутов (процессов согласования). Количество пользователей – около 40% сотрудников компании: все офисные работники, часть сотрудников склада и других подразделений. Ежегодная нагрузка (по итогам 2017 года) составила более 15 000 документов и 23 000 проектов.

Ход проекта

Проект состоит из нескольких этапов. Он начался в 2015 году и продолжается до сих пор. 

На первом этапе, с февраля 2015 по май 2016 года, происходило наполнение системы: создание групп документов, картотек и маршрутов. В это же время в систему были внесены архивные договоры с 2008 года и таким образом создан полный реестр договоров, которые можно фильтровать, формировать из них отчеты для госорганов и внутренних нужд компании. При запуске системы в промышленную эксплуатацию в компании был издан внутренний локальный акт, придающий юридическую значимость СЭД.

В рамках этого этапа в СЭД последовательно вводились различные виды документов: 

• Февраль - апрель 2015: доходные договора.
• Апрель - ноябрь 2015: около 20 групп документов (договора, соглашения, банковские гарантии и прочие), составляющие до 70% всего договорного документооборота компании.
• Май 2016: входящая/исходящая корреспонденция, фиксация времени входа/выхода сотрудников через КПП (для ускорения выписки пропусков).
• Июнь 2016: документы регламентации деятельности (на базе Business Studio) – документы, регламентирующие каждый отдельный процесс компании: заявки на оплату, на изготовление этикеток и т. д. 
• Февраль 2017: согласование изменения процессов СЭД.
• Апрель - июль 2017: документы судебной работы (юристы, бухгалтеры), согласование макетов этикеток.

На втором этапе, с ноября 2017 по февраль 2018 года, была начата интеграция EOS for SharePoint с основной ERP заказчика – MS Dynamics NAV. С этого времени в ERP ведется учет списания/порчи товара и выгрузка в СЭД, где он утверждается и возвращается в ERP. В этот же период предприятие перешло к использованию усиленной квалифицированной электронной подписи. 

Третий этап начался в апреле 2018 года: это завершение интеграции с ERP в части создания карточек организаций и соглашений и их утверждения для проведения оплат и отгрузок, настройка сервиса проверки контрагентов, а также внедрение «Конструктора документов» для автоматизации работы с комплектами договорных документов и создания подробного реестра.

Итоги проекта

Представители «Московской пивоваренной компании» называют целый ряд преимуществ, полученных после реализации проекта: 

• Время согласования договоров и соглашений сократилось до 2 рабочих дней по нетиповым договорам и до 1 рабочего дня по типовым договорам (на каждый этап).
• Исчезновение временных затрат на обзвон согласующих сторон, информирование о завершении согласования, движение листа согласования.
• Снижение потери документов.
• Появление единой базы документов в разных статусах согласования (куда входят даже отклоненные документы).
• Появление возможности удаленного согласования договоров (RDS, мобильное решение).

«Основным итогом проекта для компании стало обеспечение прозрачности всех бизнес-процессов, сокращение сроков согласования и утверждения, так как оперативность на нашем высококонкурентном рынке является очень важным преимуществом и повышает нашу клиентоориентированность. Кроме этого – мы приобрели возможность удаленной работы с системой, в том числе через мобильные решения», - отметили в «Московской пивоваренной компании».