rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:

Тесты цифровой техники

     
 
 
 
     
     
 

Внедрение СЭД в Администрации Главы и Правительства КЧР: республиканский охват с прицелом на будущее

К переходу на электронный документооборот компании и организации приходят разными путями. Чаще всего отправной точкой на этом пути становится указание сверху, в особенности это касается государственных ведомств и учреждений. Гораздо реже встречаются случаи, когда к внедрению СЭД организация приходит с полным пониманием того, что именно в бизнес-процессах должен улучшить электронный документооборот. Как правило, такое понимание формируется в процессе работы с какой-либо СЭД, которая не устраивает по тем или иным причинам – в таком случае выбор нового решения делается с максимальным пристрастием. Зато и результаты такого «максимализма» чаще всего оказываются весьма впечатляющими. Внедрение СЭД «Дело» в Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики – именно такой проект.

Путь к «Делу»

До внедрения СЭД «Дело» в Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики использовалось решение «Гран-Док», система электронного документооборота, реализованная на базе платформы Web Universus НПП «Гранит-Центр». Однако ее функционал и производительность не могли полностью удовлетворить потребности и запросы ведомства. 

Франческа Астежева, заместитель руководителя Администрации Главы и Правительства КЧР, начальник Управления документационного обеспечения Главы и Правительства КЧР«Сложный интерфейс и достаточно трудоемкая поддержка программы постоянно создавали неудобства сотрудникам, - рассказывает Франческа Астежева, заместитель руководителя Администрации Главы и Правительства КЧР, начальник Управления документационного обеспечения Главы и Правительства КЧР, о предпосылках перехода на другую систему электронного документооборота. - Помимо этого, в нашем регионе не было партнера компании-разработчика и практически отсутствовала техническая поддержка. Из–за перечисленных выше причин нам фактически пришлось отказаться от работы в программе. Одновременно в связи с ростом объемов документов у нас назрела необходимость в такой системе электронного документооборота, которая бы полностью удовлетворяла нашим потребностям и соответствовала всем нормативным требованиям делопроизводства государственных организаций».

К выбору решения в ведомстве подошли серьезно и вдумчиво. Большинство представленных на рынке решений было проанализировано с точки зрения соответствия потребностям организации в электронном документообороте и перспективах его развития.

«Нами был изучен опыт использования систем в федеральных и региональных органах исполнительной власти Российской Федерации, - объясняет Франческа Астежева. - В результате мы остановили свой выбор на СЭД «Дело», по достоинству оценив функционал системы, удобство использования, возможность обмена электронными документами по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), соотношение «цена/качество» и возможность мобильной работы. Помимо прочего перед нами был положительный опыт использования программного продукта «Архивное Дело», разработчиком которого также является компания «Электронные Офисные Системы», нашими коллегами в Народном Собрании (Парламенте) Карачаево-Черкесской Республики».

Интеграция в два этапа

Проект стартовал в декабре 2011 года, когда была произведена замена имеющихся лицензий системы «Гран-Док» на СЭД «Дело» по программе миграции от ЭОС. Партнером по внедрению СЭД «Дело» стала группа компаний «Бизнес ИТ» – партнер ЭОС в Северо-Кавказском Федеральном округе.

В рамках первого этапа были автоматизированы рабочие места сотрудников Управления документационного обеспечения Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Главы и Правительства Республики. Помимо этого, организовано рабочее место для перевода бумажных документов в электронный вид. В результате с 1 февраля 2012 года Администрация Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики перешла на электронную систему документооборота.

Затем, на втором этапе проекта, дополнительно было введено в эксплуатацию 39 рабочих мест системы «Дело» и 22 рабочих места подсистемы «Портфель руководителя». Это приложение было разработано компанией «Бизнес-ИТ» на базе серверной составляющей мобильного приложения ЭОС «АРМ Руководителя». В решении «Портфель руководителя» реализованы функции мобильной работы с документами, среди которых визирование, согласование и подписание, а также добавление резолюций (в том числе и голосовых). Кроме того, с помощью решения можно проводить поиск среди уже полученных документов и ставить на них электронную подпись.

Также в рамках второго этапа была внедрена подсистема «Управление процессами» и сервер на подсистему «Дело-Web». Все эти действия позволили подключить к системе электронного документооборота Правительства КЧР все отраслевые и территориальные органы власти Карачаево-Черкесской Республики. Для обмена документами с Администрацией Главы и Правительства каждому органу исполнительной власти и всем Администрациям муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики было предоставлено по одному рабочему месту. Второй этап внедрения завершился в феврале 2013 года.

Параллельно внедрению проводилось и обучение сотрудников Администрации. Любопытно, что изначально прорабатывалось несколько схем решения этой задачи. Однако учитывая загруженность специалистов ведомства текущими вопросами, было принято решение остановиться на индивидуальном обучении – как показало время, индивидуальный подход оказался более гибким и качественным.

«Деловая» результативность

«Внедрение любой новой технологии, какая бы замечательная она ни была - всегда процесс сложный и болезненный, - подводит итог Франческа Астежева. - Но благодаря слаженной работе сотрудников нашего Управления документационного обеспечения и опытного партнера ЭОС на юге России – компании «Бизнес ИТ» – проект был реализован очень качественно».

«В своей работе мы руководствуемся принципом постоянного развития. Это важно прежде всего для клиентов, – подтверждает Юрий Лабушкин, генеральный директор ООО «Бизнес ИТ». – По завершении проекта заказчик получает дальнейшую технологическую и методическую поддержку, что позволяет оперативно решать имеющиеся у него проблемы, быстро реагировать на изменения в законодательстве».

Внедрение СЭД «Дело», по оценкам представителей ведомства, позволило существенно увеличить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и оперативного прохождения документов, а также благодаря обеспечению непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства.

Кроме того, безбумажный документооборот сделал работу более оперативной. В частности, значительно ускорены сроки подготовки ответов и рассмотрения запросов ответственными исполнителями, минимизировано использование бумаги.

Полезной и удобной оказалась и возможность работать с документами с мобильных устройств. С использованием мобильной подсистемы руководители Республики всегда имеют оперативный доступ к актуальной информации, что значительно повышает качество принимаемых решений.

Взгляд в будущее СЭД

«Оценивая проделанную работу, можно с уверенностью сказать, что мы достигли определенных показателей, - отмечает Франческа Астежева. – Нами создана целостная информационная инфраструктура, которая охватывает все органы исполнительной власти и местного самоуправления Республики, организовано взаимодействие между ними. Однако еще предстоит сделать немало. Прежде всего, это разработка нормативно-правовых документов, регламентирующих обмен документами в электронном виде. Помимо прочего, нам предстоит решить и такой немаловажный вопрос, как организация надежной защиты данных с учетом современных требований».

В дальнейших планах ведомства также предусмотрено расширение СЭД до каждого специалиста, организация юридически значимого документооборота и переход на взаимодействие в электронном виде с муниципальными образованиями с использованием СЭВ (Сервер Электронного Взаимодействия). Также планируется обеспечить подключение СЭД Правительства к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО). 

Редактор раздела: Алена Журавлева (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: автоматизация документооборота, документооборот, ЭОС, электронный документооборот, документооборот предприятия, СЭД Дело, электронные офисные системы

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

20.07.2017 «Билайн» намерен заработать на бесплатном безлимите

17.07.2017 «ВКонтакте» доставляет. Мобильно и безлимитно

06.07.2017 Не уронить велосипед

04.07.2017 Скажи мне, что ты смотришь

03.07.2017 Богатые тоже плачут. От технологий

03.07.2017 Бизнес на новых территориях. Планирует «МегаФон»

28.06.2017 Десять лет компетенций

27.06.2017 IoT под угрозой

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода