СЭД с акцентом на содержание

Генеральный директор компании «БОСС-Референт» Андрей Гриб рассказал, что года два назад была замечена тенденция изменения спроса на рынке систем класса СЭД/ЕСМ. Если раньше основными пользователями таких систем были делопроизводители, то сейчас с электронными документами работают руководители и большая часть сотрудников любой организации. «А они предъявляют кардинально иные требования к пользовательским интерфейсам и возможностям систем», - отметил Андрей Гриб. Для менеджеров и руководителей гораздо более важно содержание документов, а не способы их учета.

Еще один минус заключался в том, что сочетание электронного и «бумажного» документооборота также не эффективно. Не секрет, что «бумажная» форма документооборота до сих пор применяется весьма широко. Многие руководители продолжают работать с «бумагой» также из-за того, что редкие системы электронного документооборота поддерживают удаленную работу, которая сегодня уже стала нормой для многих менеджеров.

И, наконец, тот самый пресловутый «зоопарк» систем, которые функционируют в компаниях. Замечено, что сегодня каждый среднестатистический сотрудник организации работает с 5-6 автоматизированными системами, в которых создаются и «двигаются» документы.

Все эти минусы подвигли специалистов компании «БОСС-Референт» создать новую версию ECM-системы. В качестве платформы были выбраны ранние версии Microsoft SharePoint 2010 и Microsoft Office 2010. Год назад было объявлено о запуске самого амбициозного и масштабного в истории взаимодействия компании Microsoft и группы компаний «АйТи» совместного проекта – создании принципиально нового продукта. Таким продуктом стала корпоративная система управления контентом для крупных территориально распределенных заказчиков – «БОСС-Референт 2010».

Директор департамента стратегических технологий Microsoft в России Александр Ложечкин рассказал, что обе компании сознательно пошли на риск разработки продукта на базе не совсем еще готовой платформы, каковой являлась Microsoft SharePoint 2010 в начале 2009 года. Однако такие особенности платформы, как масштабируемость, поддержка  территориальной распределенности, производительность, интеграционные возможности, так хорошо соответствовали современным потребностям рынка, что «АйТи» решилась на разработку до выхода SharePoint 2010 на рынок.

Опытное тестирование концепции решения на базе Технологического центра Microsoft, возможность смоделировать ИТ-инфраструктуру заказчика и проверить работоспособность ПО под большой нагрузкой помогли создать действительно инновационный продукт. Тестирование показало, что система способна поддерживать процессы управления документами в территориально распределенной структуре более чем с 30 тысячами пользователей.

«Мы очень гордимся, что «БОСС-Референт» стал первой компанией, всецело испытавшей новые возможности, предлагаемые Microsoft российским разработчикам», - подчеркнул Александр Ложечкин.

Новый продукт представляет собой мощную, расширяемую ECM-платформу на базе продуктов Microsoft. По словам разработчиков, уникальным ее отличием является концептуально новый эргономичный интерфейс, ориентированный на удобство работы рядовых пользователей и руководителей. В «БОСС-Референт 2010», в отличие от традиционных СЭД, на первое место выходит содержательная часть документа, а реквизиты являются второстепенными. Решение обеспечивает не только контроль исполнения, но и в целом контроль движения информации.

В клиентской части системы заложена концепция универсального рабочего места пользователя. «БОСС-Референт 2010» легко интегрируется с другими корпоративными приложениями. При этом доступ к данным этих приложений обеспечивается через единый интерфейс клиента системы – через главное окно, формируемое из виджетов. Таким образом, значительно повышается оперативность работы сотрудников, сокращается время переключения между приложениями, упрощает поиск в них информации.

Технологии Microsoft позволили реализовать в системе реальные возможности совместной работы с документами. Например, члены проектной группы могут в режиме реального времени вести работу над документом, внося исправления и обмениваясь мнениями с помощью технологий «Объединенных коммуникаций». Также в системе заложены возможности использования инструментов web 2.0  - создания корпоративных блоков, коллективного накопления информации в формате WiKi.

По словам разработчиков системы, ее внедрение способно повысить управляемость организации: исполнение поручений улучшается до 92 %. Сокращение непроизводственных затрат рабочего времени на рутинные процедуры (поиск документов, сбор информации из разных источников) дает рост производительности труда сотрудников как минимум, на 10%. Время согласования документов сокращается до 1-3 дней. Время рассмотрения заявления или обращения клиента может быть сокращено до 1-2 часов. Универсальное рабочее место позволяет новому сотруднику освоить работу с основными корпоративными приложениями за 1-3 дня.

В ближайшее время стартует несколько пилотных проектов внедрения «БОСС-Референт 2010». «Мы планируем, что в ближайшие три года доходы от продаж новой версии, по крайней мере, в 10 раз превысят расходы на ее создание, а пользователями системы станут примерно 250-300 тысяч специалистов», - уверен Андрей Гриб.

Что еще почитать по этой теме:

13 мая 2010 г. Microsoft объявляет о выходе Office 2010 и SharePoint 2010

23 декабря 2009 г. Еще один крупный госзаказчик полностью перешел на электронный документооборот

17 мая 2010 г. Научно-производственная компания «Диаконт» автоматизирует доступ к документам с помощью ЕСМ-системы eDocLib 

13 мая 2010 г. Сергей Собянин: министерство достигло ощутимых результатов в своей работе