В ЮУрГУ начался проект по внедрению СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот»

ЮУрГУ — одно из крупнейших учебных заведений России, в котором одновременно получают знания более 57000 человек. Работу ВУЗа обеспечивают 5000 сотрудников, среди которых более 350 профессоров и 1500 доцентов. В состав университета входит 37 факультетов и 14 филиалов. В 2009 году диплом о высшем образовании получил 175000-й выпускник ЮУрГУ.

Университет уже более года участвует в программе «ЕВФРАТ в каждый ВУЗ», в рамках которой в ЮУрГУ был введен курс «Документооборот, администрирование, офисные технологии», построенный на основе системы «ЕВФРАТ-Документооборот». В результате освоения предмета студенты 3-го курса, обучающиеся по специальности «Информационный менеджмент», под руководством сотрудников центра информационных технологий университета разработали план внедрения СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» в административную деятельность ВУЗа. После оценки и одобрения проекта руководством университета началось полномасштабное внедрение системы, в рамках которого было приобретено 50 лицензий СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» и модуль «Архивариус».

В соответствии с планом внедрения, с помощью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» будут автоматизированы процессы учета, движения, обработки и хранения входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе различных заявок, служебных записок и договоров. Это позволит систематизировать документооборот и информационные потоки ВУЗа, а также сократить число рутинных операций, выполняемых сотрудниками ЮУрГУ.

На данный момент специалистами международного факультета проводится отладка конфигурации системы, выявление неучтенных документов и бизнес-процессов, а также обучение будущих пользователей.

По предварительным расчетам, в результате внедрения СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот скорость регистрации и согласования документов должна увеличиться в 3 раза, а время, затрачиваемое на их поиск и перемещение, сократится в несколько десятков раз. Кроме этого, система построения отчетов и механизм автоматического напоминания о сроках выполнения поручений и заданий позволят значительно повысить уровень исполнительской дисциплины сотрудников университета.