rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:

Тесты цифровой техники

     
 
 
 
     
     
 

Александр Емекеев, начальник отдела информационных систем управления ОАО «Генерирующая компания» и Светлана Горбунова, директор «ТатАИСЭнерго»: «Время согласования документов между территориально распределенными подразделениями сократилось в 3-5 раз»

В 2015 году одна из крупнейших региональных генерирующих компаний Российской Федерации ОАО «Генерирующая компания» приняла решение о переходе на объединенную базу данных системы электронного документооборота. Реализацией проекта занималась компания «ТатАИСЭнерго», в качестве базового решения для ОБД была выбрана СЭД «Дело» компании ЭОС. О том, как проходил процесс внедрения и каких результатов уже удалось добиться, рассказывают Светлана Горбунова, директор «ТатАИСЭнерго», и Александр Емекеев, начальник отдела информационных систем управления ОАО «Генерирующая компания».

- Каковы были предпосылки для перехода на объединенную базу данных СЭД? Что не устраивало в ситуации до этого? С какими сложностями в работе сталкивались сотрудники?

Александр Емекеев: Электронный документооборот в нашей компании применяется уже давно – с 2006 года. Однако это были отдельные СЭД в каждом из 10 филиалов: 10 самостоятельных, не связанных друг с другом баз данных. Для передачи информации из одного филиала в другой нужно было импортировать данные. Это было существенным недостатком: мало того, что это было неудобно, так еще система была непрозрачной. После отправки письма контроль над судьбой документа фактически был потерян.

Еще одной серьезной проблемой было отсутствие единого подхода к документации. Это приводило к «творчеству» на местах: сотрудники в филиалах создавали разнообразные, иногда противоречащие общей концепции документы. К тому же в филиалах развитие СЭД находилось на различных уровнях: где-то ее использование было формальным, где-то СЭД развивалась.

Не устраивала нас и финансовая составляющая. Затраты на поддержку такой конфигурации были очень высокими. Необходимо было устанавливать сервера на местах, обслуживать их, обеспечивать лицензионным ПО – это дорого, поэтому требовало оптимизации. В результате в 2015 году мы приняли решение о создании объединенной базы данных СЭД.

- Какие задачи ставились для проекта?

Светлана Горбунова: Самым важным было ускорить документооборот и усилить контроль за контурными документами. Необходимо было создать такую систему, которая бы позволила в любой момент времени понимать, у кого и на какой стадии рассмотрения находится документ, готовится ли оперативно ответ и так далее.

Также нужно было обеспечить сквозное согласование документов: чтобы и в управлении, и в филиалах одновременно видели один и тот же документ, согласовывали, дополняли замечаниями – все это должно было повысить прозрачность документооборота. Третья задача, которая ставилась в рамках проекта – оптимизация затрат на документооборот за счет снижения расходов на лицензии, введения централизованной службы распределения прав и обслуживания системы. 

Александр Емекеев: Конечно, у нас были и дополнительные требования. К примеру, нам хотелось, чтобы система электронного документооборота охватывала всех сотрудников во всех филиалах. К сожалению, до запуска проекта на конечном этапе маршрута сотрудники все равно были вынуждены распечатывать документы и в бумажном виде отдавать исполнителям. Это нас не устраивало.

Александр Емекеев, начальник отдела информационных систем управления ОАО «Генерирующая компания»

- Рассматривались ли другие варианты решения, кроме ОБД СЭД «Дело»?

Александр Емекеев: Когда мы внедряли «Дело» в 2006 году, это была практически единственная СЭД на рынке. Сейчас же, перед запуском нового проекта, мы проанализировали много решений, представленных в нашей стране. Мы всерьез думали над тем, как будет лучше: перейти на новую систему или выбрать «Дело», создав единую базу данных.

Одним из решающих факторов при выборе в пользу «Дела» стали уже имеющиеся наработки по развитию документооборота, наличие отчетных форм, которые нас полностью устраивали, и сформированная у пользователей привычка работать в данной СЭД. Однако все-таки самыми важными были удобство того инструментария, которые предоставляет «Дело», надежность системы и ее соответствие основным принципам документооборота.

Светлана Горбунова: «Дело» относится к классическим системам документооборота, однако в ней отражены и все современные ИТ-тенденции. Это очень удачное сочетание. Данная СЭД позволяет оперативно и без сбоев работать с документами большому количеству сотрудников – а в «Генерирующей компании» их около 4 тыс.

- Почему в качестве партнера по проекту был выбран «ТатАИСЭнерго»?

Александр Емекеев: Все работы по внедрению СЭД с 2006 года велись этой компанией – начиная от предоставления лицензий и заканчивая обучением пользователей. Так что у нас был большой опыт сотрудничества с «ТатАИСЭнерго», которая является партнером ЭОС в нашем регионе. Поэтому при запуске нового проекта мы решили вопрос с партнером «по умолчанию».

- Расскажите, пожалуйста, о ходе проекта.

Светлана Горбунова: Первое, что было сделано – это разработка концепции перехода на единую систему. Был проведен цикл совещаний сотрудников отдела документооборота «Генерирующей компании», отдела информационных систем управления и наших экспертов, как представителей подрядчика. Только после того, как были выработаны основные регламенты и определено, как именно будет выглядеть новая система, мы приступили к реализации проекта.

Параллельно мы как партнеры, осуществляющие сопровождение всего сетевого оборудования «Генерирующей компании», проделали работу в части подготовки серверного парка, затем установили серверные части тяжелого клиента решения «Дело-web». Вслед за этим были подготовлены все справочники – сначала для управления, потом – для всех филиалов. Также была проведена полная стандартизация всех справочников и документов, рубрик, подразделений, номенклатуры, подготовлены регламенты дальнейшего добавления.

Потом мы перешли к созданию учетных записей в ОБД, т.е. раздаче прав, организации тестирования с помощью тестовых документов и опытной эксплуатации. Первым был подключен аппарат управления, а уже затем последовательно подключались филиалы. Это было принципиальное решение – не подключать все филиалы одновременно, чтобы не допустить коллапса. Один филиал подключался, нами отрабатывались все нюансы документооборота, убирались все шероховатости в процессах. При этом бывали ситуации, когда возникающие в филиалах вопросы приводили к изменению регламентов или их уточнению. После того, как отработали ОБД на всех 9 филиалах, ввели ее в промышленную эксплуатацию.

Светлана Горбунова, директор «ТатАИСЭнерго»

Параллельно с внедрением ОБД мы внедрили подсистему «Оповещений и Уведомлений», которая предназначена для автоматической рассылки сообщений о различных событиях с документами на электронную почту пользователей. Данная подсистема позволяет своевременно узнавать о поступлении новых документов и приближающихся сроках исполнения поручений, что поддерживает исполнительскую дисциплину. Она оказалась очень успешной и востребованной – это тоже продукт ЭОС. Также мы внедрили мобильный документооборот - подсистему iEOS. До этого у «Генерирующей компании» был опыт работы с одним из мобильных приложений, разработанным партнером компании ЭОС. На тот момент было приобретено 45 лицензий для работы в этой подсистеме. Но вскоре разработчик принял решение закрывать данный продукт и прекратил дальнейшую техническую поддержку приложения. В сложившихся обстоятельствах компания ЭОС не бросила нас и предложила альтернативный вариант - перейти на приложение iEOS, которое предназначено для работы на iPad.

Александр Емекеев: Сейчас в мобильном приложении работает и руководство компании, и руководство филиалов – это более 40 пользователей. У сотрудников есть и удаленный доступ к системе: сама СЭД «Дело» доступна через веб-интерфейс, т.е. можно войти с домашнего ПК – и это могут делать не только руководители, но и рядовые сотрудники.

- Пришлось ли столкнуться с какими-либо сложностями?

Александр Емекеев: Самая большая сложность, с которой нам пришлось столкнуться, это новый интерфейс системы. Сотрудники разных филиалов работали в различных версиях системы, зачастую устаревших, поэтому новый интерфейс оказался для многих непривычным. Однако эти сложности мы быстро преодолели: в текущей версии СЭД «Дело» используются инновационные и дружелюбные интерфейсы, отвечающие всем требованиям эргономики и позволяющие ускорить и упростить работу с документами. Сейчас процесс адаптации фактически завершен, вопросов у пользователей уже не возникает, но, если такое случается, сотрудники «ТатАИСЭнерго» помогают найти ответы.

- Сколько времени заняла реализация проекта?

Светлана Горбунова: Активная фаза проекта началась в декабре 2015 года и продолжалась полгода до ввода в промышленную эксплуатацию. При этом ни на один день не прекращалась работа в ЭДО: те филиалы, которые еще не были подключены к ОБД, продолжали работать в установленных у них локальных версиях. Таким образом нам удалось провести бесшовный переход на новую платформу.

- Каких качественных и количественных результатов удалось добиться?

Александр Емекеев: Все цели, которые ставились нами изначально, были достигнуты. ОБД СЭД «Дело» позволяет использовать механизмы выдачи и контроля исполнения поручений, вести совместную работу с проектами документов, пользоваться протоколированием действий с документами и формировать различные отчеты. Прозрачность документооборота повысилась – это очень хороший и важный для нас результат. Мы смогли обеспечить сквозную пересылку документов всем должностным лицам компании, невзирая на разделение по филиалам. Это отразилось на оперативности согласования.  

Светлана Горбунова: Если раньше этот процесс занимал от 3 до 5 дней, то теперь – максимум один день для полного согласования. И это при наличии до 20 согласующих подписей – все территориально распределенные по Татарстану сотрудники одновременно согласуют документ. Таким образом, время согласования сократилось в 3-5 раз.

Александр Емекеев: Еще один важный результат – практически 100-процентный уход от бумажного документооборота. Сейчас его просто нет.

- Есть ли планы по развитию проекта?

Александр Емекеев: В ближайших планах – интеграция с системами документооборота специализированных операторов, обеспечивающая юридически значимый документооборот между различными контрагентами. Пока мы рассчитываем, что нам удастся это реализовать в 2017 году.

Автор: Алена Журавлева (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО, Web, Управление документами

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

20.07.2017 «Билайн» намерен заработать на бесплатном безлимите

17.07.2017 «ВКонтакте» доставляет. Мобильно и безлимитно

06.07.2017 Не уронить велосипед

04.07.2017 Скажи мне, что ты смотришь

03.07.2017 Богатые тоже плачут. От технологий

03.07.2017 Бизнес на новых территориях. Планирует «МегаФон»

28.06.2017 Десять лет компетенций

27.06.2017 IoT под угрозой

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода