Миграция с Lotus на Sharepoint: акцент на партнерских решениях

В последние несколько лет во всем мире наблюдается устойчивый тренд миграции предприятий с Lotus Notes, платформы для построения приложений автоматизации управленческих процессов и документооборота. Чаще всего в качестве альтернативы выбираются решения Microsoft, и в частности – платформа SharePoint. Однако если о возможностях использования почтовых служб Microsoft вместо Lotus уже сказано очень многое, то процесс работы с документами пока вызывает у пользователей ряд вопросов.

Сам Microsoft предлагает закрывать потребности в документообороте и некоторых других функциях с помощью партнерских решений, например – EOS for SharePoint.

По данным компании Microsoft, о миграции с Lotus так или иначе задумываются порядка 90% пользователей этой платформы: оценивают или тестируют возможности других решений, запускают пилотные проекты.

Переполненная копилка

Причин недовольства Lotus достаточно много. Это и неудовлетворенность функционалом и удобством текущей платформы, и ее несоответствием требованиям бизнеса, и усложнение конфигурации и поддержки решения из-за большого количества собственных разработок Lotus applications.

Важным (особенно в сегодняшней экономической ситуации) фактором является также высокая стоимость лицензий и IT-специалистов, чья компетенция позволяет поддерживать и разрабатывать приложения на Lotus. Так, разработчики Lotus даже в регионах хотят получать порядка 80-100 тыс. рублей, в Москве же стоимость такого специалиста (с совсем небольшим опытом работы – 2 года) приближается к 200 тыс. Значимым показателем является и тот факт, что, если работодатель не готов «возиться» с молодым сотрудником и хочет получить специалиста с опытом более 5 лет, зарплата сразу переходит в категорию «договорная». Высокая стоимость разработчиков Lotus обусловлена в том числе и тем, что большого количества специалистов на рынке нет: число вакансий существенно превышает число соискателей.

Кроме финансового фактора вызывает много вопросов и отсутствие четкого понимания стратегии и перспектив развития самой платформы. Что будет с ней дальше, пожалуй, не знает никто.

Напомним, что аналитики предрекают лавинообразный рост и без того больших объемов баз данных: эпоха Big Data – это уже не игрушка для IT-департамента, не отдаленное будущее, а вполне реальное настоящее, с которым соприкасается практически каждый рядовой сотрудник. Это безусловно влияет на требования к производительности решений, работающих с данными. Lotus же остается достаточно «неповоротливой» системой из-за неиспользования реляционной модели баз данных.    

Дополнительным стимулом для того, чтобы задуматься о смене платформы, являются и отрицательные отзывы со стороны новых сотрудников компании-пользователя, которые не только очень долго осваивают функционал решения, но и зачастую просто саботируют работу с ним. Также новые сотрудники компаний, использующих решения на базе Lotus, часто признаются, что их пугает тяжеловесность устаревшего интерфейса системы – этот аспект дополнительно затрудняет полноценное вовлечение сотрудника в рабочий процесс.

К тому же уровень мобильности рядовых пользователей стал очень высоким: мобильные приложения являются насущной необходимостью – Lotus же их не предлагает. Кроме того, у пользователей есть потребность в функционале для общения внутри компании: если такой инструмент им не предоставить, они будут искать его вне корпоративного периметра, что будет создавать угрозы для безопасности.

Все это недовольство платформой может долго накапливаться, но в определенный момент руководство предприятия приходит к выводу, что стоит рассмотреть другие решения.

Документооборот +

У миграции на платформу Microsoft SharePoint есть несколько преимуществ. Прежде всего, именно Microsoft является столь же сильным вендором, как и IBM, поэтому его решения могут в той или иной степени закрыть все потребности предприятия. Платформа SharePoint активно развивается: совсем недавно была представлена новая стратегия, учитывающая концепции мобильности и облачных вычислений, которым следует Microsoft. Платформа весьма популярна: с ней работают сотрудники 200 тыс. компаний, а ее развитие обеспечивают более 50 тыс. компаний-партнеров вендора и 1 млн разработчиков, благодаря которым сформирована экосистема решений стоимостью свыше $10 млрд.

Важным фактором является и стоимость сотрудников, способных поддерживать и развивать платформу. В регионах зарплаты разработчиков и специалистов поддержки Microsoft SharePoint начинаются от 25 тыс. рублей, а в столице колеблются от 35 до 120 тыс. рублей. Причем, в последнем случае речь идет о специалисте с большим опытом, который может претендовать на должность «ведущий разработчик» или «глава отдела». Число как вакансий, так и соискателей достаточно велико – именно наличие свободных специалистов и позволяет работодателям сэкономить.

К тому же многие компании, как и отдельные пользователи, так или иначе используют различные решения Microsoft, так что интерфейс SharePoint не кажется незнакомым и не вызывает отторжения.

Именно поэтому многие делают выбор в пользу платформы SharePoint. Альтернатива почтовых сервисов Lotus в этом случае – Exchange. Остается решить вопрос с хранилищем, документооборотом и разработанными приложениями.

В линейке Microsoft нет коробочного решения для организации хранилища и документооборота, поэтому перед руководством предприятия встает сложный выбор: готовое решение партнера вендора или разработка под заказ решения «с нуля». Конечно, есть те, кого прельщает перспектива изобретения велосипеда, однако такой выбор остается под вопросом с точки зрения и сложности задачи, и длительности процесса, и его экономической составляющей.

Партнерское решение обладает рядом преимуществ. К примеру, EOS for SharePoint представляет собой готовый модуль управления документооборотом, который легко встраивается в платформу SharePoint и существенно расширяет ее возможности. В частности, решение позволяет автоматизировать не только электронный документооборот, но и управление совещаниями, файловый архив, проектное управление, прием и отправку заявок, а также организовать корпоративный портал и базу знаний, и провести интеграцию с другими используемыми в компании IT-системами.

При этом в EOS for SharePoint удовлетворены потребности не только самой организации, но и конечных пользователей, что оказывает влияние на их лояльность к системе. Так, разработаны и настроены 5 готовых шаблонов рабочих мест, оптимизированных под задачи разных групп пользователей, причем делопроизводителям предлагается работать с карточками документов, тогда как остальные пользователи работают с поручениями. Это, как и настраиваемые фоновые рисунки рабочего стола и цветовое оформление, делают интерфейс решения привлекательным для сотрудников, которые будут работать с EOS for SharePoint.

Пошаговая стратегия

У готового решения есть и еще одно весомое преимущество: отработанная схема миграции. В рамках типового процесса миграция начинается с аналитического обследования процессов организации, подготовки и описания миграции. Затем в новую систему выгружаются данные из справочников и действующие документы, проводится проверка и тестирование системы и данных. Для решения EOS for SharePoint разработана специальная утилита, которая упрощает процесс миграции данных.

Кстати, анализ процессов зачастую поможет и решить вопрос с приложениями, которые были созданы на Lotus. Как отмечают эксперты, в ряде случаев они оказывают не нужны, так как внедряемое решение включает аналогичный функционал, а частично задачи можно решить с помощью других систем – например, ERP или CRM.

После этого проводятся обучение делопроизводителей и подготовка пошаговых инструкций для остальных сотрудников – причем сейчас инструкции могут быть как в классическом текстовом варианте, так и в формате видеоролика, что облегчает восприятие информации пользователями.

При этом процесс миграции на EOS for SharePoint уже отработан: в России реализован целый ряд проектов. В их рамках удалось не только найти оптимальный порядок перехода на другую платформу, но и решить некоторые уникальные задачи.

Так, миграция в Контрольно-счетной палате города Москвы заняла чуть более года. Особенностью проекта стала необходимость перевести часть исторических документов из унаследованной системы в архив, предоставив возможности только для их чтения, тогда как 5% документов нужно было перенести в новую систему так, чтобы с ними можно было сразу продолжить работу – с первого же дня эксплуатации EOS for SharePoint.

В компании «Глобалстрой-Инжиниринг» решение о миграции с Lotus на EOS for SharePoint было обусловлено прежде всего экономической выгодой: руководство организации подсчитало, что обновление существующей системы обойдется гораздо дороже перехода на новую. За 6 месяцев все поставленные задачи удалось реализовать: в системе работает персонал не только в головном офисе предприятия, но и в регионах.

Сейчас миграция на EOS for SharePoint особенно выгодна: компания ЭОС, разработчик данного решения, предлагает скидку 80% на лицензии в рамках перехода с Lotus. А эксперты отмечают, что в связи с пока неясными перспективами в экономической ситуации вопрос оптимизации расходов будет актуальным еще долгое время, поэтому и миграция с Lotus будет продолжаться.

Автор: Алена Журавлева (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, Маркетинг, ПО, Управление документами

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

17.10.2018 Инновации в России: фестиваль форматов

16.10.2018 Цифровая трансформация: пора налить воду в бассейн

16.10.2018 На «ПРОФ-IT» показали отечественные интегрированные решения

15.10.2018 Россияне распробовали бесконтактные платежи

14.10.2018 Великий Новгород хочет стать цифровым регионом

09.10.2018 Информационная безопасность сбавит темы роста

04.10.2018 Цифровой опыт разочаровывает пользователей

03.10.2018 Microsoft обновляет Windows 10 и поднимает цену на Office 365

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода