Внедрение СЭД обусловлено, в первую очередь, возрастанием объемов документооборота и необходимостью эффективного обмена данными с холдингом «Росгеология», в который входит предприятие.

Предварительно ИТ-специалисты компании проанализировали представленные на рынке платформы. При конкурсном отборе помимо Docsvision рассматривались еще две платформы, которые были отклонены из-за высокой стоимости продукта и недостаточных функциональных возможностей. Выбор был сделан в пользу Docsvision: ИТ-специалисты «Иркутскгеофизики» пришли к выводу, что функциональность платформы полностью отвечает требованиям автоматизации различных задач, включая элементы управленческого учета.

Внедрение СЭД доверили системному интегратору RKIT Group, основываясь на опыте работы этой компании и положительных отзывах ее заказчиков. В ходе пилотного проекта интегратор решал задачи автоматизации базового делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины.

Сотрудники RKIT Group разработали прикладное решение, провели консультации ИТ-специалистов по администрированию, установке системы, подготовке технической базы, подготовили эксплуатационную документацию и серию обучающих видеороликов для пользователей. Обучили работе с системой рядовых сотрудников, провели индивидуальное обучение топ-менеджеров, линейных руководителей и делопроизводителей (всего 16 человек). Для руководства в базовой конфигурации было организовано рабочее место руководителя, настроена автоматическая выгрузка отчетов на основе аналитических данных по работе с документами, резолюциями, поручениями.

Решение RKIT Group на платформе Docsvision обеспечило заказчику целый ряд преимуществ:

• Ускорение обмена данными внутри организации, оперативное реагирование на поступающие данные от территориально-удаленных подразделений, контрагентов, подрядчиков. Быстрый доступ ко всем типам документов, исключение потерь документов, снижение влияния человеческого фактора.

• Сокращение сроков согласования документов.

• Защита информации за счет гибкого распределения прав доступа.

• Увеличение производительности труда делопроизводителей за счет автоматического контроля исполнительской дисциплины. 

За месяц через систему проходит около 1000 документов. Канцелярия регистрирует, направляет руководителю, делегирует исполнителям до 100 документов в сутки.

Проект был реализован в максимально короткие сроки: за 7 дней. Важным фактором успешного внедрения стала поддержка высшего руководства компании, заинтересованного в скорейшем запуске системы в эксплуатацию.

В планах руководства ФГУНПГП «Иркутскгеофизика» — постепенно расширять функционал СЭД, до конца года автоматизировать договорную деятельность.