Эксперты Digital Design провели обследование структурных подразделений «ТГК-1» - в Управлении и Невском филиале (1718 пользователей), Карельском и Кольском филиалах (506 и 820 пользователей, соответственно). В ходе работ специалисты проанализировали бизнес-процессы с привязкой к используемым информационным системам и составили описание действующей ИТ-инфраструктуры. Также были исследованы делопроизводство (внешний, внутренний и конфиденциальный документооборот, исполнение и контроль поручений), архивы (управленческий, технический, электронный), управление закупками (согласование закупочной документации, проведение конкурсной процедуры, согласование договоров, ходатайств). 

На основании результатов обследования эксперты сформировали функциональные требования к системе и рекомендации по построению ИТ-инфраструктуры. Новая СЭД должна реализовать единую концепцию документационного обеспечения, учесть территориальную распределенность компании, а также обеспечить юридическую значимость электронных документов при помощи ЭЦП. В рамках проекта планируется интеграция с Active Directory, корпоративным интранет-порталом ОАО «ТГК-1» на базе Microsoft Office SharePoint Server, системами управления финансово-хозяйственной деятельностью и корпоративным удостоверяющим центром. 

Специалисты ОАО «ТГК-1» давно осознали необходимость модернизации действующей на предприятии системы электронного документооборота, так как она уже не удовлетворяет современным требованиям бизнеса. Часто возникают сложности с межфилиальным обменом документов, большое количество различных поддерживающих ИТ-продуктов усложняет как сам документооборот, так и администрирование. Планируется внедрить систему, которая обеспечит построение единых процессов документооборота, прозрачность и контролируемость исполнения поручений, надежность обмена данными. 

Василий Новиков, директор департамента управления информацией, Digital Design: «При реализации таких масштабных проектов, как смена системы электронного документооборота в организации с несколькими тысячами пользователей, очень важно предусмотреть все детали, чтобы минимизировать издержки при внедрении и обеспечить успешность проекта. В таких случаях всегда проводится комплексный аудит существующих в компании бизнес-процессов и составляется техническое задание на внедрение системы. Это позволяет грамотно определить требования к СЭД и сделать ее максимально удовлетворяющей потребностям организации, а также оптимизировать стоимость внедрения системы».