rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:

Тесты цифровой техники

     
 
 
 
     
     
 

Внедрение EOS for SharePoint в международном холдинге RD Group

В конце июля текущего года в московском офисе международного холдинга RD Group была запущена в промышленную эксплуатацию система управления корпоративным контентом, интегрированная в общую IT-инфраструктуру компании. Система реализована на базе СЭД EOS for SharePoint, разработанной ЭОС, а исполнителем проекта является партнер ЭОС ООО «Юниксофт». Проект включает работы по автоматизации офисного документооборота и архива, бизнес-процессов согласования различных групп документов, управления совещаниями, разработку и внедрение модуля интеграции с 1C, а также ряда других модулей, учитывающих специфические потребности заказчика.

EOS for SharePoint в RD Group: новое качество работы с документами

Холдинг RD Group осуществляет деятельность в трех ключевых направлениях – инвестиции, строительство и управление коммерческой и жилой недвижимостью премиум-класса в России и мире. Компаниями, входящими в холдинг, реализовано множество крупных проектов, в числе которых – деловой квартал «Романов двор» (Москва), элитная резиденция «Долина Роз» (Люксембург), международная школа UWC Dilijan College (Армения) и другие.

Проект автоматизации документооборота в RD Group является комплексным – он охватывает не только обработку переписки и организационно-распорядительной документации, но и иные бизнес-процессы. В качестве главных целей проекта, таким образом, заказчик обозначил следующие:

  • создание единого информационного пространства для компаний, входящих в холдинг;
  • оптимизация бизнес-процессов;
  • обеспечение контроля и анализа статистики бизнес-процессов;
  • автоматизация документооборота;
  • обеспечение технологических возможностей для оперативного поиска и хранение информации.

Концепция проекта предусматривает рассмотрение системы документооборота в качестве единого интерфейса для доступа к различным группам корпоративных документов – от входящей, исходящей корреспонденции и ОРД до договоров, заявок и реестров на оплату. Внедрение СЭД EOS for SharePoint в RD Group решает одновременно несколько задач:

  • создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения, и организация взаимодействия между ними на новом уровне управленческих коммуникаций;
  • комплексная автоматизация работы с документами, включая процессы создания, передачи, совместной работы, согласования, публикации, хранения и уничтожения документов, а также организации контроля исполнения;
  • внедрение единых технологических принципов учета и обработки документов;
  • формирование на базе СЭД единого информационного пространства, в котором обеспечиваются процессы совместной работы с документами на качественно новом уровне.

Автоматизация бизнес-процессов работы с документами

Кроме серверной и пользовательских лицензий на систему EOS for SharePoint, заказчиком приобретены дополнительные опции и подсистемы: «Управление совещаниями», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также комплект ПО для работы руководящего состава компании на мобильных устройствах – 7 лицензий на мобильное приложение iEOS (для iPAD) и столько же лицензий на опцию «ЭП для iEOS».

Всего на данном этапе автоматизирована работа с 6 группами документов: входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, организационно-распорядительная документация, внутренняя документация, договор, заявки на оплату. Для последних 5 групп настроены бизнес-процессы согласования проектов документов в электронном виде. Особенностью, обусловленной сложной структурой холдинга, являются разветвленные маршруты согласования многих документов. Так, бизнес-процесс по согласованию договоров включает 14 этапов!

В рамках проекта также автоматизирован учет документов, хранящихся в архиве. В системе создана база данных для учета размещения физических единиц хранения (архивных дел) с указанием места размещения дела в архиве – номера хранилища, стеллажа, полки, папки и т.д.

Дополнительные модули и индивидуальные доработки

Параллельно с основным проектом внедрения СЭД был завершен проект по разработке модуля интеграции 1С и EOS for SharePoint. Данный модуль позволяет передавать информацию об изменении и создании объектов из SharePoint в 1С и из 1С в ShareРoint. Совокупность частей модуля решает следующие задачи:

  • создание заявки на оплату из EOS for SharePoint в 1С;
  • обновление статуса заявки на оплату в EOS for SharePoint из 1С;
  • создание реестра на оплату в 1С;
  • обновление полей заявки на оплату по данным из 1С;
  • создание договора из EOS for SharePoint в 1С.

Также по просьбе заказчика разработаны и внедрены ряд дополнительных модулей:

  1. Модуль по штрихкодированию. Он позволяет присваивать уникальный номер (штрих-код) каждому регистрируемому в системе документу, тем самым расширяя функциональность стандартной нумерации документов в EOS for SharePoint.
  2. Автозаполнение поля из справочника. Модуль позволяет автоматизировать заполнение полей подстановки определенными значениями из справочника.
  3. Реестр заявок на оплату. Модуль предоставляет возможность формирования и согласования реестров заявок в табличной форме. Сотрудник, отвечающий за формирование реестров, создает реестр и заполняет поле «Список заявок», выбирая заявки, подходящие по определенным критериям. Затем реестр отправляется на согласование.
  4. Удаление дубликатов задач согласования. Модуль позволяет избежать двойного согласования проектов документов в рабочем процессе «Совместная работа» в EOS for SharePoint. Обработчик событий удаляет или исполняет задачу совместной работы в случае, если задача подготовки или согласования проекта документа была уже ранее исполнена пользователем в рамках текущей итерации процесса.

Кроме разработки дополнительных модулей, в рамках проекта изменен интерфейс единого рабочего места пользователя, в котором добавлены дополнительные поисковые поля; настроены автозаполняемые шаблоны (например, для исходящего письма); разработана дополнительная отчетная форма (сводка по поручениям). Также в рамках проекта специалисты компании «Юниксофт» провели обучение персонала заказчика.

В настоящее время система работает в штатном режиме. Ведутся работы в части развития модуля интеграции с 1С с целью полной автоматизации реестра платежей компании. Также согласовываются работы по дальнейшему совершенствованию участка автоматизации архива документов.

Таким образом, в результате внедрения EOS for SharePoint в холдинге RD Group создана единая информационная среда для совместной работы пользователей, функционирование которой обеспечено базовыми возможностями системы, дополнительными подсистемами, модулями и ее интеграцией со сторонними продуктами. В системе автоматизированы документально ориентированные бизнес-процессы, а также реализована концепция единой точки доступа к любым корпоративным информационным ресурсам и сторонним приложениям через пользовательское рабочее место в СЭД.

Напомним, что система EOS for SharePoint на сегодняшний момент является самым популярным на российском рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. К числу причин, по которой клиенты выбирают EOS for SharePoint, относятся не только богатый функционал сразу «из коробки», но и возможность интеграции с любыми сторонними приложениями и доработки процессов под индивидуальные потребности любого заказчика. Система востребована крупными холдингами и компаниями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой. Примерами таких компаний, ранее внедривших EOS for SharePoint, являются ОАО «Калужский двигатель», ГК «Термекс», Группа строительных компаний «ВИС», Московская Пивоваренная Компания, ряд крупных банков и др.

Рубрики: Интеграция, ПО

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

20.07.2017 «Билайн» намерен заработать на бесплатном безлимите

17.07.2017 «ВКонтакте» доставляет. Мобильно и безлимитно

06.07.2017 Не уронить велосипед

04.07.2017 Скажи мне, что ты смотришь

03.07.2017 Богатые тоже плачут. От технологий

03.07.2017 Бизнес на новых территориях. Планирует «МегаФон»

28.06.2017 Десять лет компетенций

27.06.2017 IoT под угрозой

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода