rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 

Внедрение EOS for SharePoint в международном холдинге RD Group

В конце июля текущего года в московском офисе международного холдинга RD Group была запущена в промышленную эксплуатацию система управления корпоративным контентом, интегрированная в общую IT-инфраструктуру компании. Система реализована на базе СЭД EOS for SharePoint, разработанной ЭОС, а исполнителем проекта является партнер ЭОС ООО «Юниксофт». Проект включает работы по автоматизации офисного документооборота и архива, бизнес-процессов согласования различных групп документов, управления совещаниями, разработку и внедрение модуля интеграции с 1C, а также ряда других модулей, учитывающих специфические потребности заказчика.

EOS for SharePoint в RD Group: новое качество работы с документами

Холдинг RD Group осуществляет деятельность в трех ключевых направлениях – инвестиции, строительство и управление коммерческой и жилой недвижимостью премиум-класса в России и мире. Компаниями, входящими в холдинг, реализовано множество крупных проектов, в числе которых – деловой квартал «Романов двор» (Москва), элитная резиденция «Долина Роз» (Люксембург), международная школа UWC Dilijan College (Армения) и другие.

Проект автоматизации документооборота в RD Group является комплексным – он охватывает не только обработку переписки и организационно-распорядительной документации, но и иные бизнес-процессы. В качестве главных целей проекта, таким образом, заказчик обозначил следующие:

  • создание единого информационного пространства для компаний, входящих в холдинг;
  • оптимизация бизнес-процессов;
  • обеспечение контроля и анализа статистики бизнес-процессов;
  • автоматизация документооборота;
  • обеспечение технологических возможностей для оперативного поиска и хранение информации.

Концепция проекта предусматривает рассмотрение системы документооборота в качестве единого интерфейса для доступа к различным группам корпоративных документов – от входящей, исходящей корреспонденции и ОРД до договоров, заявок и реестров на оплату. Внедрение СЭД EOS for SharePoint в RD Group решает одновременно несколько задач:

  • создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения, и организация взаимодействия между ними на новом уровне управленческих коммуникаций;
  • комплексная автоматизация работы с документами, включая процессы создания, передачи, совместной работы, согласования, публикации, хранения и уничтожения документов, а также организации контроля исполнения;
  • внедрение единых технологических принципов учета и обработки документов;
  • формирование на базе СЭД единого информационного пространства, в котором обеспечиваются процессы совместной работы с документами на качественно новом уровне.

Автоматизация бизнес-процессов работы с документами

Кроме серверной и пользовательских лицензий на систему EOS for SharePoint, заказчиком приобретены дополнительные опции и подсистемы: «Управление совещаниями», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также комплект ПО для работы руководящего состава компании на мобильных устройствах – 7 лицензий на мобильное приложение iEOS (для iPAD) и столько же лицензий на опцию «ЭП для iEOS».

Всего на данном этапе автоматизирована работа с 6 группами документов: входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, организационно-распорядительная документация, внутренняя документация, договор, заявки на оплату. Для последних 5 групп настроены бизнес-процессы согласования проектов документов в электронном виде. Особенностью, обусловленной сложной структурой холдинга, являются разветвленные маршруты согласования многих документов. Так, бизнес-процесс по согласованию договоров включает 14 этапов!

В рамках проекта также автоматизирован учет документов, хранящихся в архиве. В системе создана база данных для учета размещения физических единиц хранения (архивных дел) с указанием места размещения дела в архиве – номера хранилища, стеллажа, полки, папки и т.д.

Дополнительные модули и индивидуальные доработки

Параллельно с основным проектом внедрения СЭД был завершен проект по разработке модуля интеграции 1С и EOS for SharePoint. Данный модуль позволяет передавать информацию об изменении и создании объектов из SharePoint в 1С и из 1С в ShareРoint. Совокупность частей модуля решает следующие задачи:

  • создание заявки на оплату из EOS for SharePoint в 1С;
  • обновление статуса заявки на оплату в EOS for SharePoint из 1С;
  • создание реестра на оплату в 1С;
  • обновление полей заявки на оплату по данным из 1С;
  • создание договора из EOS for SharePoint в 1С.

Также по просьбе заказчика разработаны и внедрены ряд дополнительных модулей:

  1. Модуль по штрихкодированию. Он позволяет присваивать уникальный номер (штрих-код) каждому регистрируемому в системе документу, тем самым расширяя функциональность стандартной нумерации документов в EOS for SharePoint.
  2. Автозаполнение поля из справочника. Модуль позволяет автоматизировать заполнение полей подстановки определенными значениями из справочника.
  3. Реестр заявок на оплату. Модуль предоставляет возможность формирования и согласования реестров заявок в табличной форме. Сотрудник, отвечающий за формирование реестров, создает реестр и заполняет поле «Список заявок», выбирая заявки, подходящие по определенным критериям. Затем реестр отправляется на согласование.
  4. Удаление дубликатов задач согласования. Модуль позволяет избежать двойного согласования проектов документов в рабочем процессе «Совместная работа» в EOS for SharePoint. Обработчик событий удаляет или исполняет задачу совместной работы в случае, если задача подготовки или согласования проекта документа была уже ранее исполнена пользователем в рамках текущей итерации процесса.

Кроме разработки дополнительных модулей, в рамках проекта изменен интерфейс единого рабочего места пользователя, в котором добавлены дополнительные поисковые поля; настроены автозаполняемые шаблоны (например, для исходящего письма); разработана дополнительная отчетная форма (сводка по поручениям). Также в рамках проекта специалисты компании «Юниксофт» провели обучение персонала заказчика.

В настоящее время система работает в штатном режиме. Ведутся работы в части развития модуля интеграции с 1С с целью полной автоматизации реестра платежей компании. Также согласовываются работы по дальнейшему совершенствованию участка автоматизации архива документов.

Таким образом, в результате внедрения EOS for SharePoint в холдинге RD Group создана единая информационная среда для совместной работы пользователей, функционирование которой обеспечено базовыми возможностями системы, дополнительными подсистемами, модулями и ее интеграцией со сторонними продуктами. В системе автоматизированы документально ориентированные бизнес-процессы, а также реализована концепция единой точки доступа к любым корпоративным информационным ресурсам и сторонним приложениям через пользовательское рабочее место в СЭД.

Напомним, что система EOS for SharePoint на сегодняшний момент является самым популярным на российском рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. К числу причин, по которой клиенты выбирают EOS for SharePoint, относятся не только богатый функционал сразу «из коробки», но и возможность интеграции с любыми сторонними приложениями и доработки процессов под индивидуальные потребности любого заказчика. Система востребована крупными холдингами и компаниями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой. Примерами таких компаний, ранее внедривших EOS for SharePoint, являются ОАО «Калужский двигатель», ГК «Термекс», Группа строительных компаний «ВИС», Московская Пивоваренная Компания, ряд крупных банков и др.

Рубрики: Интеграция, ПО

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



     
 

ITSZ.RU: последние новости Петербурга и Северо-Запада

19.09.2017 Операторы осваивают сквозные технологии

18.09.2017 Сбербанк борется с фишингом

14.09.2017 IoT поможет сельскому хозяйству. Или нет

13.09.2017 Оператор с человеческим лицом

12.09.2017 Роуминговые потери

11.09.2017 Лекарство против морщин. Мобильный канал в ритейле предпочитает молодежь

06.09.2017 Реальность в цифрах

04.09.2017 IoT: рост за счет государства

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода