Концерн “ЮИТ” – крупнейшая финская и одна из крупных североевропейских строительных компаний, занимающаяся развитием городской среды. Компания занимаемся девелопментом и строительством жилья, коммерческих помещений, оказывает услуги по проживанию, а также осуществляет комплексную застройку территорий. Специализируется на возведении сложных объектов инфраструктуры.
В структуре холдинга множество компаний, и исторически сложилось, что у каждой из них отдельная база для ведения учета. Несмотря на единый план счетов и конфигурацию, одна и та же операция в разных базах могла отразиться по-разному. Подобные сложности наблюдались и в управленческом учете. Поддержка множества информационных баз приводила к неэффективному использованию ИТ-ресурсов, в том числе за счет сложной организации управления доступом. Сбор управленческих отчетов (ad-hoc) производился в электронных таблицах посредствам обмена по e-mail. Также отсутствовали единые справочники, что делало невозможным быстрое сопоставление данных в ad-hoc отчетах из разных компаний. При реализации проекта решение этой задачи потребовало огромных усилий как со стороны команды внедрения, так и сотрудников компании “ЮИТ”. Кроме того, было принято решение об организации общего центра обслуживания, в котором бы аккумулировались функции бухгалтерского и налогового учета, казначейства и МСФО. Без создания единой учетной базы это привело бы к существенному росту издержек на ОЦО.
Руководством российского подразделения концерна “ЮИТ” было принято решение о создании системы, которая позволила бы вести учет в единой базе и объединила функции для эффективного управления компанией. В результате был выбран продукт “1С:ERP. Управление строительной организацией”.
На момент ввода проекта в промышленную эксплуатацию были переданы блоки бухгалтерского и налогового учета, МСФО, бюджетирования и казначейства. Единая система управления интегрированы со смежными информационными системами. Перед специалистами казанского офиса “1С-Рарус” были поставлены задачи по доработке литерного учета, автоматизации отражения информации о фактических затратах по объектам строительства и блока отчетности в соответствии с 214-ФЗ, сокращению сроков подготовки управленческой отчетности, увеличению скорости закрытия периода по расчету заработной платы, а также разработке инструмента для массового формирования онлайн-чеков на поступление денежных средств от покупателей и дольщиков.
Ключевые итоги проекта:
Литерный учет. Литерная кодификация. Управленческий учет затрат
Концерн “ЮИТ” является международной строительной компанией, и учет затрат в управленческом учете осуществляется на основе единого справочника. Планирование и отслеживание строительных проектов производится на базе 3D модели в единой системе управления проектами Концерна ЮИТ – iTwo (RIB). При формировании сметы на строительство дома/офисного здания/паркинга и прочих объектов строительства смета формируется в разрезе литер (сметных статей). И основное требование к системе “1С” – затраты должны кодироваться по литерам.
Специалистами “1С-Рарус” автоматизировано отражение фактических затрат по объектам строительства. Разработаны дополнительные регистры для хранения данных, а также НСИ и документы для отражения затрат с требуемой аналитикой. Для удобства работы пользователей созданы отчеты для получения сводной информации по отраженным затратам и проверки корректности данных. Это ускорило процесс сбора корректных данных о фактических затратах по объектам строительства и обеспечило точное отображение фактических затрат в единой системе управления проектами Концерна.
Увеличение скорости отражения расходов на заработную плату
В силу специфики учета расходы на заработную плату в компании относятся на проекты и литеры. При этом один сотрудник мог выполнять свои обязанности на разных проектах и литерах в течение месяца, что осложняло процесс выплаты заработной платы. Задачу удалось решить за счет включения в процесс подразделений, которые занимаются вводом в систему информации о работе сотрудников в разрезе проектов и литер. Кроме того, специалистами “1С-Рарус” был разработан механизм по автоматическому изменению зарплатного проекта сотрудника на основании данных из системы. Это позволило сократить время на оформление выплаты заработной платы в 2 раза. При этом была обеспечена безопасность и защита персональных данных.
Инструмент для массового формирования онлайн-чеков при получении денежных средств от покупателей и дольщиков
В связи с требованиями законодательства все юридические лица, занимающиеся розничной или оптовой торговлей и имеющие электронные средства для получения денежных средств, должны пробивать и передавать электронные чеки в налоговую службу. Для этого разработан удобный и простой инструмент, который позволяет заполнить необходимую информацию в формате единого окна и по нажатию “одной кнопки” отправляет данные напрямую в ИФНС. Это существенно экономит время пользователей и практически полностью исключает человеческий фактор.
Реорганизация компании
Для перехода российских подразделений концерна “ЮИТ” на единый формат финансово-экономической отчетности было принято решение объединить семь юридических лиц в одну компанию на базе АО "ЮИТ Санкт-Петербург". Специалистами “1С-Рарус” была создана обработка для переноса остатков и оборотов в новую базу. Процесс переноса осуществлен в 2 этапа в минимально короткие сроки. Важно отметить, что при этом оперативная деятельность присоединяемых организаций не была остановлена из-за отсутствия данных в информационной системе. Благодаря этому удалось минимизировать возможный стресс для бизнеса.
Учет средств на счетах эскроу в соответствии с 214-ФЗ
В начале проекта в решении отсутствовала возможность ведения учета средств на счетах эскроу. Согласно закону владельцем данного счета является дольщик. Для контроля исполнения обязательств дольщика по внесению денежных средств на счет эскроу необходимо организовать забалансовый учет этих средств. Для этого разработаны новые документы с четырьмя видами операций, за счет чего автоматизированы операции по договорам эскроу. Кроме этого, реализованы обработки, позволяющие загружать данные об остатках на счетах эскроу, полученные от банков.
Автоматизация блока отчетности в соответствии с 214-ФЗ
Изначально в типовом решении отсутствовало автоматическое заполнение отчетов в соответствии с требованиями 214 ФЗ. Документооборот концерна достаточно объемный, и было проблематично вручную собирать данные для отчетности. В целях экономии времени и сокращения трудозатрат пользователей разработана новая НСИ – классифицирован оперативный учет для автоматического сбора для блока отчетности. Если ранее специалисту требовалось порядка 1 месяца на сбор данных за квартал, то сейчас отчетность формируется по нажатию одной кнопки.
Проделана большая работа по рефакторингу системы управления доступом. Ранее процесс обновления конфигураций занимал 60 часов и мог приводить к простою персонала сразу после обновления из-за отсутствия доступа. Благодаря проделанной работе удалось исключить подобные риски и сократить время обновления в 2 раза. На текущий момент продолжается доработка и сопровождение системы. В системе работает 300 пользователей.
Андрей Фисюк, руководитель отдела по разработке на 1С: “Это была достаточно сложная и напряженная, но интересная работа. Благодаря общим усилиям с коллегами из “1С-Рарус” мы получили единую информационную систему для всех наших подразделений, смогли интегрировать все внешние информационные системы. Мы ставили достаточно глобальные цели, и, как мне кажется, смогли достичь их в полной мере.”
