Внедрение системы «1С:Документооборот» позволило автоматизировать 350 рабочих мест в ОАО Холдинговой компании ГВСУ «Центр» с территориально распределенной структурой

ОАО Холдинговая компания «Главное всерегиональное строительное управление «Центр»  было создано в 1998 года указом Президента РФ на базе Главного военно-строительного управления Министерства Обороны. Компания представляет собой вертикально интегрированный многопрофильный холдинг, обеспечивающий полный цикл строительства и сдачи объектов.
 
С момента возникновения компании документооборот осуществлялся в традиционном бумажном виде. Компания имеет территориально распределенную структуру (офисы филиалов расположены по Москве и Московской области), что усложняло процесс передвижения документов по филиалам и влекло за собой дополнительные временные и материальные затраты на их доставку. Рабочие коммуникации и контроль исполнительской дисциплины производились преимущественно посредством электронной почты. Для автоматизации процессов компании, связанных с документами; ускорения процессов обработки документов и повышения контроля исполнительской дисциплины руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД).
 
В результате детального анализа решений, имеющихся на рынке информационных технологий, проектная команда ОАО Холдинговой компании ГВСУ «Центр» остановила свой выбор на программном продукте «1С:Документооборот». Выбор был обусловлен тем, что данная СЭД реализована на платформе «1С:Предприятие», использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С». Кроме того, в штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы, а для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации.
 
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания «1С-КПД», специалистами которой в ходе выполнения проекта были реализованы следующие основные цели и задачи:
 
• Автоматизированы виды входящих, исходящих и внутренних документов: приказы, распоряжения, регламенты, решения, служебные записки, акты, протоколы.
• Автоматизированы процессы обработки входящих/исходящих и внутренних документов. Настроены шаблоны часто повторяющихся процессов, настроены шаблоны процессов с использованием условий маршрутизации.
• Внедрен модуль СВД — внутрихолдинговый обмен входящими и исходящими документами.
• Автоматизирован процесс учета бумажных документов, сформирована номенклатура дел и порядок хранения бумажной документации.
• Произведена настройка прав доступа пользователей в разрезе дочерних обществ организации. Созданы и настроены профили делопроизводитель, руководитель, пользователь, ответственный за НСИ и др.
• Разграничены права доступа пользователей на папки внутренних документов.
• Настроены нумераторы по видам документов, шаблоны входящих/исходящих и внутренних документов.
• Проведено обучение сотрудников.  
 
О практических результатах произведенного внедрения рассказывает Хрулев Сергей Дмитриевич, начальник отдела информационных технологий и защиты информации ОАО Холдинговой компании ГВСУ «Центр»:
 
«В рамках проекта по внедрению системы электронного документооборота «1С:Документооборот» было автоматизировано 350 рабочих мест. Все документы компании теперь хранятся в единой информационной базе: сотрудники могут быстро найти нужный документ. Процессы обработки документов (согласование и другие) значительно ускорились: пропала необходимость ходить с бумажными версиями документов из кабинета в кабинет. Учет документов и задач стал более прозрачным, поскольку на любой стадии их обработки можно увидеть статус и ход их исполнения. У  руководителей появился дополнительный эффективный инструмент контроля поставленных задач».