"1С:Бухучет и Торговля" внедрила "1С:Предприятия 8" в транспортной компании "АЛЕКС"

Транспортно-логистическая компания "Алекс" создана в 2006 году и является сегодня одним из крупнейших операторов автоперевозок в Санкт-Петербурге. Автопарк насчитывает свыше 300 транспортных средств 24 различных моделей. Компания осуществляет автоперевозку грузов в Петербурге, Москве и по всей России, погрузо-разгрузочные работы, занимается страхованием грузов, а также оказывает складские и таможенные услуги.

Решение об автоматизации в компании "Алекс" было принято с целью улучшить управляемость бизнесом и скорость обработки заказов на предоставление автотранспорта клиентам (путевых листов). Разрозненные базы данных, ранее использовавшиеся для учета, не могли предоставить полноценную финансовую картину руководству, обеспечить высокую скорость обработки информации и затрудняли оценку эффективности бизнеса. Возникла необходимость в информационной системе, которая позволяет автоматизировать процессы предоставления и учета транспорта (прием заявок диспетчерами, передача заявки, подбор необходимого транспорта, исполнение заказа, план-фактный анализ грузоперевозок) и обеспечить эффективную работу с заказами клиентов.

Выбор был остановлен на отраслевом решении "БИТ-НОВА:Экспедирование", разработанном на платформе "1С:Предприятие 8". Это решение, сертифицированное на "1С:Совместимо!", обеспечивало необходимые компании "Алекс" возможности по автоматизации управления транспортом. Для автоматизации бухгалтерского учета была выбрана "1С:Бухгалтерия 8".

Проект автоматизации выполнил разработчик решения ""БИТ-НОВА:Экспедирование" - компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ). Высокая компетенция специалистов БИТ в области автоматизации логистики позволила успешно завершить проект всего за 2 недели, автоматизировано 8 рабочих мест.

Благодаря автоматизации в компании в 10 раз ускорился процесс приема и обработки заявок на транспортировку (путевых листов) тем же составом сотрудников, которые в среднем обрабатывают 1000 путевых листов в неделю. Теперь в информационную систему достаточно ввести время работы транспорта в путевой лист, далее все остальные сложные расчеты (пробег, расход топлива и пр), а также формирование счета клиенту - производятся автоматически. Подобная работа ранее не была автоматизирована, выполнялась с ошибками, переделками. Таким образом, решение предоставило дополнительные резервы и возможности для увеличения числа заявок от клиентов. Новый удобный функционал решения теперь позволяет и оперативно отслеживать статусы выполнения заявок и их текущее состояние. В системе сохраняется история заказов и предпочтений клиента. Это позволило менеджерам более эффективно работать с клиентами.

Руководство компании получило удобный инструмент для контроля и оценки бизнеса. Новая информационная система позволяет формировать отчеты по экономической эффективности перевозок с любой детализацией (заказчик, поставщик, вид транспорта, направление, вид услуги). На основании полученных данных можно просчитывать и анализировать рентабельность бизнеса, выявлять наиболее прибыльные направления работы (крупные заказы, мелкие заказы, количество), принимать решения для максимального развития выбранных направлений. По результатам первых месяцев работы с использованием новой системы количество целевых клиентов выросло на 10 процентов.

В новой системе теперь ведется и учет транспортного парка компании. Логистам это помогает выстраивать план работы автомобилей с целью максимальной оптимизации работы транспортных средств. Менеджерам для удобства работы с клиентами теперь доступны данные о графике загруженности конкретного автотранспорта, его грузоподъемности, параметрах (длина кузова, ширина, высота, марка). Работа в едином информационном пространстве позволила структурировать работу всех отделов компании, трудозатраты сокращены в 4 раза.

В ходе проекта отраслевая система была интегрирована с "1С:Бухгалтерией 8", таким образом, бухгалтерия компании получила возможность автоматического формирования счетов, документов реализации и поступления. Финансовый отдел компании теперь владеет подробной информацией о расходах по транспорту, прибылях. Появилась возможность вести и отслеживать процессы взаиморасчетов с клиентами и водителями в необходимых разрезах, за счет этого дебиторская задолженность снизилась на 20 процентов.

Елисеев Владислав Славович, Генеральный директор компании "Алекс" комментирует результаты проекта: "После внедрения "1С:Бухгалтерии 8" интегрированной с "БИТ-НОВА:Экспедирование", мы получили удобный инструмент для управления бизнесом. Новая система полностью отражает специфику работы нашей компании и предоставляет детальные данные для контроля, анализа, улучшения и развития нашей деятельности".

В новой системе настроен механизм разделения прав доступа для различных пользователей системы. Это позволило четко разграничить права и обязанности сотрудников для более эффективного взаимодействия между отделами компании.