Как управлять строительной компанией? Простое решение сложной задачи

«И жнец, и швец, и на дуде игрец»

Руководитель – понятие гибкое. Кто-то при слове «руководитель» представляет себе человека образованного, обладающего стойким нравом, кто-то рисует в своем воображении образ диктатора, деспота, отдающего приказы, кому-то руководитель видится человеком, назначенным на эту должность ввиду нелепого стечения обстоятельств, особого семейного положения и прочего. Оспаривать такие образы, действительно встречающиеся в жизни, не следует. Все они имеют право на существование. По мнению специалистов компании «АЛТИУС СОФТ», основной деятельностью которой является разработка программного обеспечения для автоматизации управленческого учета и документооборота на строительных предприятиях, руководитель, принимающий решение о покупке такой системы – человек профессиональный, компетентный во всех отношениях. Он разбирается во множестве деталей: от технологий строительства, до тонкостей планирования. Наверное, таким и должен быть настоящий профессионал. Но, несмотря на всю успешность и лидерские качества, и у такого топ-менеджера возникает ряд проблем, который обусловлен нехваткой времени, которое тратится в основном на контроль работы подчиненных. Сотрудники, зачастую из-за неумения организовать работу и авралов, которые довольно часто встречаются в строительном бизнесе, вынуждают руководителя отслеживать некоторые показатели, дополнительно обсуждать нюансы сделок с контрагентами, что бесспорно занимает уйму времени. Ошибки подчиненных, как известно, по умолчанию переходят в перечень ошибок руководителя. И во избежание таких негативных ситуаций, руководитель четко осознает, что рабочий процесс на строительном предприятии должен быть упорядоченным и регламентированным, а работа сотрудников строиться по определенной схеме, вмешиваться в которую нужно лишь при возникновении наиболее острых конфликтных ситуаций между компанией и контрагентом, например. При этом руководитель должен иметь четкое представление о результатах работы сотрудников за предыдущие периоды (день, неделя, месяц), а доступ к этим результатам, в силу своей занятости, он должен получать в любое время и в любом удобном для него месте (командировке, отпуске или пресловутой автомобильной пробке). Но как превратить желаемое в действительное? Можно, конечно, обязать всех сотрудников заполнять отчеты в MS Word и Excel, отправлять их по e-mail или сдавать в бумажном виде, но актуальность этих отчетов будет довольно слабая, так как оперативную правку внести в такой отчет не удастся, а проследить за подчиненностью одних действий над другими тем более. В этот момент становится понятно, что без автоматизации принципиально изменить ничего не удастся. Но автоматизация должна проходить поэтапно, чтобы была возможность автоматизировать поочередно некоторые участки, не нарушая их взаимосвязь.

Держать ответ

Второй наиболее распространенный тип руководителя, который является потенциальным заказчиком программных решений для управления строительством – руководитель среднего звена. Он не менее успешный и современный руководитель, схожий с образом, о котором говорилось выше. Данный тип управленца отвечает за работу подчиненных перед руководителями высшего звена. Соответственно, он обязан располагать достоверными отчетами, иметь возможность буквально в любой момент представить имеющиеся показатели, что также в формате строительного бизнеса крайне сложно сделать вручную. На составление приемлемого для восприятия отчета требуется время. И, если представить себе, что назначено экстренное совещание, которое встречается в любых компаниях, то в воображении возникает картина: руководитель подразделения судорожно составляет отчет, требует от подчиненных предоставления данных и т.п. Как правило, такие действия сопровождаются стрессом и руководителя, и подчиненного, да и отчет надлежащего качества получить не удается. Кроме того, нередки случаи, когда некоторые подразделения отказываются предоставлять данные, т.к. не находятся в непосредственном подчинении управленца, о котором идет речь. Нетрудно догадаться, что руководитель, являясь человеком инициативным, современным и предприимчивым (в противном случае он бы не был поставлен на столь высокую должность), решает, что подобная неразбериха негативно сказывается лично на нем и на работе всей компании. Дело тут не только в том, что нельзя оперативно представить какие-либо отчеты, но и в том, что существенная часть рабочего времени тратится впустую. Для прекращения неупорядоченной работы и для организации бесперебойного рабочего процесса руководитель начинает задумываться об автоматизации строительного предприятия и выходит с данным предложением к руководству. Если высшее по рангу начальство одобряет идею, то начинается этап поиска подходящего ПО.

Серый кардинал

Не стоит упускать из виду и третий тип сотрудника, который подталкивает строительную компанию к автоматизации. Речь идет о так называемом неформальном лидере, который не занимает руководящие позиции в компании, но находится «на короткой ноге» с руководством. Все сказанное им воспринимается всерьез, ему внимают, к нему прислушиваются. Он говорит то, что нужно, и когда этого требует ситуация. При этом «выбиться в начальники» не входит в его планы по разным причинам. Таких людей часто называют «незаменимыми сотрудниками», и они, как правило, того заслуживают. Данный «серый кардинал» является профессионалом своего дела, «болеет» за него и, как бы лирически это ни звучало, ходит на работу с удовольствием. Необходимость автоматизации строительной компании становится для него очевидной по тем же причинам, что названы выше. Он видит, что некоторые бизнес-процессы на предприятии ведутся весьма архаичным образом и, соответственно, предприятие не может быть достаточно конкурентоспособным. Взяв часть инициативы по поиску надлежащего ПО на себя, он затем ненавязчиво передает предложение руководству, которое в дальнейшем в большинстве случаев рассматривает идею внедрения специализированного программного решения. И, если несколькими годами или месяцами ранее руководство вовсе отвергало идею внедрения ПО, то теперь, прислушиваясь к мнению неформального лидера, может взять курс на автоматизацию.

Разыскивается ПО

Приступая к поиску подходящего программного решения для автоматизации основных бизнес-процессов на строительном предприятии, все три, условно названных героя, начинают «бороздить» Интернет. На очевидные поисковые запросы сеть выдает перечень сайтов компаний-разработчиков, предлагающих свое ПО. Предложений действительно немало и разобраться в многообразии имеющихся вариантов непросто. Логично заметить, что первое, на что необходимо обратить внимание – это примеры законченных внедрений. Данный аспект не стоит упускать из виду, т.к. иногда программа действительно продана клиенту, но работа в ней не ведется по причине нелогичности структуры, модулей, интерфейса в целом и т.д. Если говорить о конкретном примере программного решения для автоматизации управленческого учета на строительном предприятии, то программа «АЛТИУС – Управление строительством» разработана с учетом современных экономических условий и сделана именно для людей, которые будут работать в программе. Программа включает в себя ряд антикризисных и базовых возможностей: позволяет рассчитать страховые (гарантийные, резервные) удержания, сопоставлять фактические показатели с плановыми, автоматически формировать разнообразные отчеты (за секунды), составлять финансовые планы, вести документооборот на строительном предприятии, получать различные графики, управлять складскими запасами и многое другое. Полный курс обучения работе в программе составляет 20 часов, а сроки внедрения равны паре недель. Программа получает достойные отклики клиентов и активно внедряется в российских строительных компаниях. Отличительной особенностью программы «АЛТИУС – Управление строительством» выступает ее простота и логичность. Программа не является дубликатом бухгалтерского ПО, приправленного строительной тематикой, а создана специально для ведения управленческого учета в строительных компаниях.