БИТ завершил проект автоматизации холдинга «Фаэтон»

Федеральная топливная сеть «Фаэтон» входит в тройку лидеров топливного рынка на Северо-Западе России и насчитывает более 200 АЗС, из них 60 – в Санкт-Петербурге и области, остальные - в ключевых городах России, таких как Москва, Волгоград, Новгород и другие. Расширяя собственную федеральную сеть, компания инвестировала более 13 миллиардов рублей на запуск 230 АЗС в 28 регионах России.

     Кучер Андрей Викторович, директор службы технического развития компании «Фаэтон» комментирует предпосылки автоматизации: «Возникла необходимость в создании мощной информационной системы с возможностью ее тиражирования впоследствии по другим регионам нашего присутствия». Было принято решение о переходе на новую систему ERP-класса «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) на базе «1С:Предприятия 8». В связи с высокой сложностью проекта в качестве исполнителя по многим рекомендациям была выбрана компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), Петербургское подразделение. 

    В результате создана комплексная информационная система, которая объединила в себе данные о деятельности каждой из 60-ти АЗС компании на Северо-Западе РФ, позволила вести учет всей торгово-закупочной деятельности компании по региону. Автоматизированы подсистемы: управления денежными средствами, управления продажами и CRM, управления закупками и запасами. Под специфику деятельности топливной сети специалистами компании БИТ была разработана дополнительная подсистема учета купли-продажи ГСМ. Внедрение проекта позволило компании:

• улучшить взаимоотношения с контрагентами

По результатам проекта существенно улучшена работа компании с поставщиками ГСМ. В системе осуществляется мониторинг и анализ предложений от поставщиков – выбираются лучшие кандидаты по условиям и качеству продукции. Автоматически формируется график оплат поставщикам по датам. Благодаря автоматизации сложной системы взаиморасчетов оперативно создаются отчеты по отсроченной и просроченной кредиторской задолженности. Это обеспечило контроль за расходованием денежных средств и позволило улучшить финансовое планирование.

• управлять закупками, движением и хранением ГСМ

    На основании графика взаиморасчетов с поставщиками в системе формируется график закупок, выстраиваются детальные планы закупок и продаж. Автоматизирован сложный процесс учета ГСМ в пути. При транспортировке и хранении товара в компании осуществляется контроль массы и объема топлива. Автоматизирован учет хранения ГСМ на нефтебазах, настроен канал пересылки данных о реальных наливах (отгрузках) с локальных систем учета на нефтебазах покупателям и перевозчикам. Все это обеспечило компанию точной оперативной информацией о наличии, обороту и остатках ГСМ,  позволило пресечь несанкционированный забор топлива с использованием поддельных документов, повторного предъявления доверенностей на вывоз топлива и пр., обеспечило высокий уровень контроля запасов ГСМ в целом. В зависимости от полученных данных ведется расчет реальной себестоимости бензина, формируется его конечная цена.Все это помогло значительно снизить топливные издержки компании.

• управлять продажами компании и привлекать новых клиентов (CRM)

     С учетом отраслевой специфики в системе автоматизированы следующие виды продаж: розничные продажи, продажи с отправкой топлива клиентам по жд, продажи с доставкой, самовывозом. На основании полученных данных руководство компании формирует отчеты по дебиторской задолженности, строит текущий и годовой планы продаж, контролирует финансовые поступления, ведет анализ продаж отдельных видов топлива. Для лучшего контроля дебиторской задолженности и повышения прозрачности инфомрации по взаимодействию с корпоративными клиентами в компании настроен обмен данными с существующими системами учета обращения смарт-карт, топливных талонов, билетов. Теперь в системе можно отследить продажи, отгрузки топлива, производится автоматическая выписка счетов компаниям с постоплатными системами расчетов. Использование новой системы обеспечило и удобство работы менеджеров по продажам. Новые рабочие места менеджеров целесообразно организованы для быстрого поиска необходимой для переговоров с клиентами информации. Система фиксирует все контакты с клиентами, в т.ч. переписку  и позволяет отслеживать эффективность работы каждого из менеджеров, анализировать результаты выполнения планов продаж. По результатам проекта увеличился приток новых клиентов, продажи компании возросли в полтора раза.

• Проводить анализ цен конкурентов и регулировать ценообразование на АЗС

В системе реализован механизм сбора и сравнения цен на топливо с ценами на АЗС конкурентов. Проводится анализ изменения цен в разрезе географического положения, вида топлива и пр. Это позволило компании всегда владеть оперативной информацией о состоянии цен в занимаемом рынке и своевременно корректировать собственную ценовую политику. 

• ежедневно получать оперативные данные о  результатах деятельности каждой АЗС

В ходе работ был настроен канал обмена данными с каждой из систем управления АЗС. Это позволило ускорить трансляцию первичных данных и снизить трудозатраты персонала. Автоматизирован и учет деятельности локальных магазинов и кафе на АЗС.  Ведется калькуляция блюд, учет прихода и остатков товаров, порционная продажа (в т.ч. напитков). Осуществляется расчет себестоимости блюд, списание товаров, инвернтаризация. Таким образом, руководство компании каждый день получает достоверные данные о работе всех АЗС, это положительно сказывается на планировании развития компании.

      «Наша компания получила мощную комплексную систему для управления деятельностью,  - комментируя результаты проекта, говорит Санаев Дмитрий Иосифович, начальник отдела информационного развития сети «Фаэтон». – В данной системе поддерживаются все необходимые бизнес-процессы компании, что позволит успешно и с минимальными затратами внедрять ее в других регионах РФ, в которых мы представлены. Специалисты компании БИТ отично справились с поставленной задачей и обеспечили реализацию всех наших требований в системе».

Справка о компаниях:

Федеральная топливная сеть «Фаэтон» основана в 1991 году в Санкт-Петербурге. В настоящий момент сеть автозаправочных станций «Фаэтон» насчитывает более 200 АЗС, из них 60 – в Санкт-Петербурге и области, остальные - в ключевых городах России, таких как Москва, Волгоград, Новгород и другие. «Фаэтон» входит в тройку лидеров топливного рынка на Северо-Западе России,  доля рынка компании в регионе составляет 25 процентов. В марте 2008 года компания «Фаэтон» стала лауреатом национальной премии «Лидер Отрасли».

Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) – официальный партнер фирмы «1С» с 1997 года. Компания является сегодня крупнейшей сетью среди фирм - франчайзи «1С» и насчитывает более 40 офисов, которые работают в трех странах: России, Украине и Казахстане.  Спецификой деятельности БИТ является не        только автоматизация предприятий на базе 1С, но и обучение, консультации бухгалтеров по всему спектру профессиональных вопросов. За время работы  компания произвела более 70000 успешных внедрений автоматизированных систем. В штате более 1500 сотрудников, большая часть которых сертифицирована фирмой «1С». Система менеджмента качества компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) в пяти офисах  в  Москве, в  том числе и в Центральном, в трех  офисах в Санкт-Петербурге, в том  числе и в Центральном, и в офисах в Красноярске, Киеве, Самаре, Казани, Саратове, Ростове-на-Дону, Екатеринбурге, Иркутске, Челябинске  сертифицирована на соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2000.