"1С:Предприятие 8" на страже финансов холдинга "АН-Секьюрити"

Предприятия холдинга "АН-Секьюрити" оказывают услуги по физической и технической охране объектов розничной торговли, бизнес-центров, производственных предприятий, объектов культуры, по сопровождению (в том числе и вооруженному) грузов и физических лиц, обеспечению безопасности на массовых мероприятиях, оказанию помощи иностранным гражданам. С 2003 года компания вышла на региональный рынок России и активно развивается в этом направлении.

В процессе активного развития и роста масштабов бизнеса компания столкнулась с необходимостью более точного и эффективного учета затрат по охранным объектам, расчета себестоимости услуг и контроля расходов, в том числе, на заработную плату. Для этого предприятию, в первую очередь, необходимо было автоматизировать ведение оперативного учета и расчет заработной платы, характеризующийся особой сложностью в связи со спецификой работы охранной компании с разветвленной структурой. Использовавшиеся ранее учетные системы не решали перечисленные задачи, поэтому руководство холдинга приняло решение о создании комплексной информационной системы, охватывающей наиболее значимые функциональные участки: оперативный учет, кадровый учет и расчет заработной платы, бухгалтерский и налоговый учет. При этом стояла задача организовать работу компаний и подразделений не только в Санкт-Петербурге, но и в других регионах.

Для выбора оптимального продукта ИТ-директор холдинга Ирина Ягодкина инициировала обследование бизнес-процессов предприятия, что является наиболее рациональным подходом при реализации подобных проектов. Для обследования была приглашена компания "Диалог Информационные Технологии", которая в результате предложила новый на тот момент программный продукт "1С:Комплексная автоматизация 8". Данное решение обеспечивает "бесшовную" автоматизацию и создание единой информационной среды без лишних финансовых затрат на невостребованные функции. Программный продукт полностью устроил руководство холдинга с точки зрения стоимости и возможностей: в апреле 2009 года специалисты "Диалог ИТ" приступили к реализации проекта, и в январе 2010 года система была запущена в промышленную эксплуатацию.

В ходе внедрения "1С:Комплексная автоматизация 8" были автоматизированы следующие функциональные области:

• расчет заработной платы с учетом специфики работы охранного предприятия
• кадровый учет, учет удержаний и отчислений во внебюджетные фонды, расчет отпускных и больничных
• ведение табеля учета отработанного времени
• оперативный учет

-       управление отношениями с клиентами

-       управление взаиморасчетами с клиентами

-       учет затрат и расчет фактической себестоимости охранных услуг

-       учет затрат на автотранспорт

-       управление складскими запасами

• бухгалтерский и налоговый учет

В ходе проекта решена важнейшая задача – постановка учета затрат по объектам. Его специфика состоит в том, что для каждого охраняемого объекта установлена разная стоимость услуг, и рентабельность напрямую зависит от затраченных на охрану ресурсов. Раньше получить полную информацию о формировании себестоимости услуг было невозможно, а теперь с помощью информационной системы учитываются расходы на заработную плату, спецодежду и оборудование, автотранспорт и бензин, а также накладные расходы и амортизация. Это позволяет рассчитать себестоимость услуг для всех объектов с учетом разветвленной структуры компании и в дальнейшем принимать обоснованные управленческие решения в части сокращения затрат.

Благодаря автоматизации оперативного учета бухгалтерия вовремя получает достоверную информацию о сроках договоров и изменениях стоимости услуг. Фактическая сумма оплаты может отличаться от заявленной в договоре за счет введения новых охранных постов или дополнительных услуг. Поскольку ранее эта информация хранилась на бумажных носителях, бухгалтер не мог быстро определить, за счет чего изменилась сумма оплаты. Теперь же менеджеры в договоре указывают условия изменения стоимости и тарифы на дополнительные услуги, а в информационной системе отслеживаются все факты их оказания   это позволяет бухгалтеру проводить план-фактный анализ, чтобы оперативно определить, за счет чего сумма оплаты стала больше или меньше.

На основе "1С:Комплексная автоматизация 8" автоматизирован складской учет спецодежды (в разрезе цветов, размеров и прочих характеристик) и оборудования – ноутбуков, раций и т.д. Благодаря этому появилась возможность оперативно получать достоверные отчеты по наличию одежды у каждого сотрудника и учитывать ее износ. При этом подключение принтеров этикеток и терминала сбора данных позволяет в любой момент проводить инвентаризацию. Решение этой актуальной задачи позволило установить контроль за оборотом товарно-материальных ценностей, что в конечном итоге сокращает затраты на приобретение оборудования и спецодежды.

В информационной системе также реализован механизм учета затрат и пробега по автомобилям и учет затрат на мобильную связь.

Внедрение "1С:Комплексная автоматизация 8" сократило трудозатраты расчетчиков: комплексная информационная система учитывает специфику оплаты труда более 1500 работников предприятия. Так, заработная плата зависит не только от объекта охраны, но и от конкретного поста и категории охранника. Например, в гипермаркетах услуги охраны возле касс или возле входа тарифицируются по-разному, при этом сами охранники периодически сменяют друг друга на разных постах. Помимо этого, из заработной платы частично вычитается стоимость спецодежды.

Функция учета отработанного времени каждого охранника и его фактического местонахождения на объекте наиболее трудоемка для расчетчика. Специалисты "Диалог ИТ" создали удобный механизм, который позволяет расчетчику транслировать табели отработанного времени из блока регламентированного учета.

Созданная в холдинге "АН-Секьюрити" информационная система решает ключевые задачи растущего бизнеса: эффективное управление затратами и расчет себестоимости, табельный учет и расчет заработной платы, а также контроль за работой менеджеров.

Сегодня комплексная информационная система работает на 42 рабочих местах. С апреля 2010 года начато тиражирование системы в региональные подразделения холдинга.

В будущем планируется развитие комплексной информационной системы: на предприятиях холдинга будут автоматизированы системы бюджетирования и формирования консолидированной отчетности.

ИТ-директор Холдинга "АН-Секьюрити" Ирина Ягодкина: "Совместными усилиями команды, состоящей из ключевых специалистов Холдинга АН-Секьюрити и компании "Диалог ИТ", удалось быстро и качественно внедрить достаточно новое решение "1С" с учетом масштабов и специфических требований предприятия. В результате мы получили комплексную информационную систему, которая позволяет контролировать и оптимизировать расходы, получать максимально прозрачную информацию, а также в разы ускорить работу сотрудников – менеджеров, расчетчиков заработной платы, складских работников".