Система электронного документооборота окупается за год работы в компании. К такому выводу пришли эксперты «КОРУС Консалтинг», проанализировав 15 крупных российских проектов по внедрению СЭД

Системный интегратор «КОРУС Консалтинг» провел собственное исследование ROI при внедрении систем электронного документооборота (СЭД). Специалисты департаментов бизнес-анализа и Documentum компании проанализировали 15 крупных проектов по внедрению СЭД, осуществленных «КОРУС Консалтинг» за последние 2 года. Анализ проводился по специально разработанной методике расчета ROI. Как выяснилось, система документооборота окупается в среднем за год использования.

Прямой эффект от инвестиций в СЭД связан с экономией средств на материалы и оплату рабочего времени сотрудников. Сокращение рабочего времени дает экономию в заработной плате, причем как за счет уменьшения количества сотрудников, занятых в бумажной работе, так и за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных сотрудников для выполнения новых задач. Кроме того, у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих бóльшую прибыль для предприятия.

В результате внедрения СЭД производительность труда в компании повышается в среднем на 15-20%. То есть, например, организация после внедрения системы может либо сократить 20% сотрудников (в практике «КОРУС Консалтинг» такие случаи у клиентов были), получив значительную экономию средств на фонде оплаты труда, либо не увольнять сотрудников, но повысить эффективность их труда не менее, чем на 20%. Данные расчеты аналитиков «КОРУС Консалтинг» подтверждают ранее опубликованные результаты исследований Gartner.

При расчете ROI также важно учитывать, казалось бы, такую незначительную составляющую, как расход бумаги и тонера. Очевидная экономия достигается, прежде всего, за счет сокращения количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу.

Исследования таких компаний, как Gartner и Xerox, показывают, что при бумажном документообороте работники тратят на поиск необходимых документов около 2 часов в день. При этом в 40% случаях работники не могут найти документы, которые им необходимы. Вследствие этого около 10% рабочего времени тратятся безрезультатно. Поиск и ожидание поступления документов отнимает 20% времени сотрудников.

Одним из эффектов внедрения СЭД является снижение потерь документов. Исследования Gartner и Xerox показывают, что при бумажном документообороте теряется около 5% всех документов, а на повторное восстановление каждого документа тратится в среднем 2 часа рабочего времени.

«Рассчитать ROI от внедрения СЭД несложно, имея методику и большой опыт реализованных проектов. От заказчика требуется, как правило, предоставить точные данные по средней заработной плате, количеству обрабатываемых документов в СЭД и количеству сотрудников, работающих в системе» - говорит Александр Аксельрод, директор департамента Documentum «КОРУС Консалтинг».

Выводы об экономическом эффекте от внедрения системы можно рассчитать на базе нескольких KPI (ключевых показателей эффективности):

• Улучшение исполнительской дисциплины

• Повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов и поручений на каждом уровне исполнения и в целом по организации

• Организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности организации

• Сокращение временных затрат при поиске информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве, а также передаваемых на архивное хранение

• Оперативность доставки документов и поручений исполнителю

• Переход на электронные формы взаимодействия между подразделениями

• Сокращение материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов

Методика позволяет посчитать экономический эффект от внедрения СЭД с высокой степенью точности. Но очевидно, что подобными методиками владеют компании, профессионально занимающиеся внедрениями СЭД, у которых есть большая практика и наработанная база «кейсов». По оценке экспертов «КОРУС Консалтинг», в России более 90% заказчиков не могут самостоятельно рассчитать экономический эффект от внедрения СЭД.