Единая для органов государственной власти и местного самоуправления Ямало-Ненецкого автономного округа система электронного документооборота

Основанием для внедрения в 2006 году и дальнейшего развития системы электронного документооборота и делопроизводства явились:

• Закон Ямало-Ненецкого автономного округа «О единой комплексной информационной системе Ямало-Ненецкого автономного округа» от 6 декабря 2005 года;
• Окружная целевая программа «Развитие Единой комплексной информационной системы Ямало-Ненецкого автономного округа (2008-2010 гг.)»;
• Окружная целевая программа «Административная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе 2006-2008 годах».

Программное обеспечение для автоматизации документооборота и делопроизводства было определено по результатам открытого конкурса. Основанием для выбора СЭДД CompanyMedia стал богатый функционал системы, с помощью которого предполагалось решить все поставленные задачи.

На первом этапе (ноябрь 2006 – май 2007) было проведено информационное обследование, обучение пользователей работе с CompanyMedia, ИТ-специалистов ее администрированию и поддержке, а также конфигурирование и внедрение системы. СЭДД была установлена в аппарате Губернатора автономного округа и 4-х департаментах автономного округа: на персональных компьютерах членов Администрации и их делопроизводителей, делопроизводителей структуры ДОУ, а также других сотрудников, участвующих в делопроизводстве.

На втором и третьем этапах (февраль 2008 – декабрь 2009) система развивалась как функционально, так и территориально – были подключены все не охваченные ранее департаменты ЯНАО, что позволило создать уникальную единую информационную среду исполнительных органов государственной власти на территории автономного округа. Помимо Администрации ЯНАО система была внедрена в Законодательном Собрании ЯНАО, а так же в администрациях муниципальных образованиях г. Лабытнанги и Приуральского района.

В настоящее время СЭДД CompanyMedia на платформе Lotus Domino/Notes функционирует во всех исполнительных органах государственной власти ЯНАО.

Введен в действие сквозной электронный документооборот (электронный обмен документами) между Администрацией ЯНАО и Законодательным собранием и Администрацией Приуральского района. В ближайшее время будет налажено электронное взаимодействие Администрации ЯНАО с Администрациями г. Лабытнанги, Тазовского района и г. Новый Уренгой.

Модуль «CompanyMedia-Делопроизводство» позволил автоматизировать деятельность сотрудников, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом входящих, исходящих, внутренних документов, а так же нормативно-правовых актов. Отдельно следует отметить широкое применение в исполнительных органах государственной власти ЯНАО модуля «Обращения граждан», позволившего систематизировать учет и наладить жесткий контроль исполнения обращений в установленные законодательством сроки.

СЭД ЯНАО - динамичная, постоянно развивающаяся система. Тесное взаимодействие компании-разработчика со своими клиентами позволяет оперативно решать насущные задачи и потребности пользователей. В частности, решение по рассылке копий правовых актов, основанное на функционале CompanyMedia и реализованное для СЭД ЯНАО, позволило на 60% сократить материально-финансовые расходы, направляемые на эти нужды, и значительно повысить оперативность доставки документов получателям на территории автономного округа.

Эдуард Михайлов, заместитель начальника отдела внедрения («ИнтерТраст») и руководитель проекта внедрения СЭД со стороны компании-разработчика системы, отмечает: «Территориальная распределенность созданной на базе CompanyMedia системы электронного документооборота и делопроизводства позволила охватить все департаменты и службы на территории округа, повысив скорость и качество обработки документов. В ближайшем будущем планируется подключить к системе все муниципальные образования ЯНАО, а так же представительства автономного округа за его пределами».

Сегодня система документооборота и делопроизводства включает в себя следующие основные функции:

• предварительный учет, регистрация и контроль исполнения входящих документов и обращений граждан;
• подготовка и регистрация исходящих документов;
• подготовка, регистрация и контроль исполнения внутренних документов и нормативно-правовых актов;
• учет и контроль исполнения договоров;
• комплексный контроль исполнительской дисциплины;
• формирование дел;
• поиск необходимой информации по реквизитам или по содержанию документов;
• ведение организационной и функциональной структур;
• ознакомление и согласование документов;
• подготовка внутренней и внешней отчетности;
• ведение справочников.

Внедрение СЭДД CompanyMedia позволило создать единое информационное пространство, объединившее исполнительные органы государственной власти и Администрации муниципальных образований ЯНАО на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы, что наилучшим образом отразилось на качестве работы общественных служб, обеспечило оптимальные условия для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе использования единых информационных ресурсов.

Завершение третьего этапа не означает завершение процессов масштабирования и развития СЭДД в автономном округе. В планах дальнейшее расширение географии охвата: кроме упомянутых муниципальных образований на территории округа имеется ещё порядка 40 аналогичных структур различного масштаба. Кроме того, исполнительные органы государственной власти автономного округа находятся и за пределами автономного округа (гг. Москва, Санкт-Петербург, Тюмень, Екатеринбург и Курган) – их подключение выведет СЭДД на новый уровень межрегионального взаимодействия.

СЭДД, полностью удовлетворив потребности делопроизводителей, находит всё новые и новые области применения. Это, в частности, процессы подготовки документов по формированию государственного заказа, обеспечение деятельности кадровых служб, в т.ч. по линии государственной гражданской и муниципальной служб, а также ведение резерва управленческих кадров. Сегодня по заявкам заказчика разрабатываются новые и совершенствуются имеющиеся модули СЭДД.

На очереди расширение использования ЭЦП в СЭДД, вывод электронных документов из внутренних структур исполнительных органов на межведомственный уровень, реализация на основе отечественных криптографических алгоритмов и уникальных разработок, мобильных, не привязанных ни к какой конкретной географической точке (зданию, городу, стране) рабочих мест СЭДД для высших должностных лиц автономного округа.

Внедрение СЭДД CompanyMedia не означает, что наличие уже внедренных программных продуктов иных производителей по отельным видам деятельности потребует отказаться от них. Любой продукт и любое решение может быть интегрировано с СЭДД, обеспечено их взаимодействие. В качестве примеров можно привести взаимодействие модуля «CompanyMedia-Обращения граждан» и портального интернет-решения, при котором все обращения граждан непосредственно с сайта сразу включаются в документооборот. Информация о движении документа направляется по выбору автора на указанные им электронную почту или в виде SMS-сообщений на сотовый телефон. В настоящее время также ведется разработка механизмов взаимодействия СЭДД CompanyMedia с СЭДД на базе решений КонсультантПлюс, а также модуля «CompanyMedia-Организационно-распорядительные документы» с системой АРМ «Муниципал» (НЦПИ, Москва), централизованно внедряемой во всех муниципальных образованиях округа.