В ООО «Конкордия», структурном подразделения АПХ «Мираторг», запущена система Летограф

Специалисты компании ЛЕТОГРАФ завершили проект по тиражированию системы автоматизации процесса согласования договоров в ООО «Конкордия» (крупнейший в России завод по производству полуфабрикатов, входит в АПХ «Мираторг»). Гибкость системы ЛЕТОГРАФ позволила быстро адаптировать типовое решение, разработанное для предприятий АПХ «Мираторг» с учетом особенностей работы с договорами, принятыми в ООО «Конкордия». В частности договоры, которые должны быть согласованы с головным офисом в Москве, проходят стандартную процедуру согласования. Договоры, для согласования которых не требуется привлечение московских специалистов, проходят регламентную для ООО «Конкордия» процедуру согласования, отличающуюся от принятой на других предприятиях АПХ «Мираторг».

Согласование договоров ведется в привычном для пользователей режиме. Согласующие лица получают уведомление по электронной почте, содержащее гиперссылку для прямого доступа к документу. Документ может находиться на сервере в Калининграде, Санкт-Петербурге или в Москве.

Все согласованные договоры автоматически перемещаются в раздел электронного архива, соответствующий департаменту, инициирующему согласование. При перемещении в архив учитывается также права доступа к документу и степень его конфиденциальности. Единое электронное хранилище ЛЕТОГРАФ содержит не только информацию по договорам, но и все входящие, исходящие и внутренние документы, формируемые на предприятии.

Специально разработанный модуль «АРМ Руководителя», размещенный в Москве, позволяет автоматически собирать статистику выполнения согласования договоров между региональными предприятиями и головной организацией.

В результате выполнения проекта в ООО «Конкордия» процесс согласования договоров стал более эффективным. Механизм нотификации по электронной почте инициаторов договоров и лиц, их согласующих, позволяет оперативно уведомлять пользователей о необходимости проведения работ по договору, а инициаторов - о необходимости внести те или иные изменения в документ, либо уведомлять их о том, что их договор был согласован (или отказано в согласовании с указанием причины отказа).

«Использование типового для АПХ «Мираторг» решения по согласованию договоров позволило нам существенно повысилась скорость обработки договоров. Хорошо продуманная структура хранилища согласованных договоров и быстрый поиск документов позволяют оперативно найти требуемую информацию» - Руководитель юридического департамента АПХ «Мираторг» Краснов Александр.