Всероссийский научно-исследовательский институт метрологической службы оптимизирует свою деятельность с помощью "1С:Предприятия 8"

Всероссийский научно-исследовательский институт метрологической службы (ВНИИМС) занимает уникальное место среди метрологических учреждений России. ВНИИМС ведет отсчет своей истории от момента создания Московской проверочной палатки в 1900 году. Созданное по инициативе великого ученого Д.И.Менделеева, сегодня научное учреждение выполняет фундаментальные и прикладные исследования, направленные на развитие эталонной базы и теории измерений и проводит системные исследования по развитию и совершенствованию правовых и организационных основ метрологической службы страны.

До реализации проекта комплексной автоматизации кадровый учет ВНИИМС велся с помощью программы "1С:Зарплата и Кадры 7.7", а бухгалтерский – с помощью программы "1С:Бухгалтерия 7.7". Поскольку типовые версии этих программ неоднократно изменялись силами различных специалистов, обмен данными между информационными базами этих программ был затруднен, сбор данных и их анализ требовал больших временных и трудозатрат. Ведение регламентированного учета в различных базах было неудобным для подразделений ВНИИМС. При этом бюджетирование велось отдельно, в электронных таблицах, что не позволяло руководству ВНИИМС оперативно получать необходимую информацию для принятия управленческих решений.

В конце 2008 года руководство института приняло решение о переходе на ведение учета в единой информационной базе на платформе "1С:Предприятие 8". Автоматизированная система должна была реализовывать следующие возможности:

• Построение единой информационной среды для оперативного управления бизнес-процессами в организации;
• Учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями в реальном времени;
• Контроль просроченной дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе контрагентов и проектов;
• Планирование и бюджетирование работ по государственным контрактам в разрезе проектов;
• Автоматизация управления денежными средствами предприятия;
• Автоматический расчет себестоимости продукции и себестоимости проекта;
• Проведение план-фактного анализа себестоимости продукции;
• Автоматическое формирование незавершенного производства в разрезе проектов;
• Обеспечение оперативного ввода учетной информации;
• Повышение оперативности получения бухгалтерских и управленческих учетных данных;
• Автоматический расчет заработной платы с учетом выполненных проектов.

Для создания такой комплексной информационной системы, позволяющей вести в единой базе все виды учета и управлять предприятием через систему бюджетов, специалисты ВНИИМС выбрали решение "1С:Управление производственным предприятием 8". Этот выбор был сделан с учетом особенностей проекта и автоматизируемых задач – одновременно с научно-инновационной деятельностью институт производит продукцию и оказывает на коммерческой основе метрологические услуги в интересах всех отраслей хозяйства и промышленности.

Партнером по реализации проекта стала компания БИТ, специалисты которой обладают большим опытом автоматизации государственных учреждений на базе решений фирмы "1С".

За 5 месяцев специалистам компании БИТ удалось выполнить все задачи проекта:

• перенести в "1С:Управление производственным предприятием 8" все данные бухгалтерского и налогового учета из "1С:Бухгалтерия 7.7";
• перенести в "1С:Управление производственным предприятием 8" из "1С:Зарплата и кадры 7.7" все данные по начислению зарплаты;
• автоматизировать ведение бухгалтерского и налогового учета;
• автоматизировать расчет заработной платы;
• автоматизировать бюджетный процесс, ранее осуществлявшийся вручную.

Результатами проекта являются:

1. Успешное создание единой информационной базы для ведения бюджетирования, бухгалтерского и налогового учета, расчета зарплаты сотрудников ВНИИМС.
2. Сокращение в 2 раза затрат на ведение учета за счет автоматизации операций, ранее проводившихся вручную, повышения скорости ввода данных и автоматического формирования отчетности.
3. Использование подсистемы бюджетирования "1С:Управление производственным предприятием 8" (планирование и контроль работ по государственным заказам) позволило контролировать расход по статьям затрат на каждом проекте и в итоге перейти от распределения зарплаты котловым методом – что ранее вызывало нарекания со стороны налоговых органов и аудиторов – на распределение по проектам.
4. В новой системе стало легче отслеживать незавершенное производство: теперь информация о незавершенных научных и иных проектах автоматически поступает в плановый отдел, что дает возможность руководству ВНИИМС более эффективно управлять незавершенными работами и отслеживать оборот денежных средств по проектам.

В результате внедрения "1С:Управление производственным предприятием 8" организация получила возможность вести оперативную деятельность, которая отражается в бухгалтерском и управленческом учете, что значительно сократило время на работу с заказчиками, исключив повторный ввод документов. Количество ошибок в ведении учета сократилось. Внедренная система позволяет определять фактические затраты на выполнение заказа, а соответственно и целесообразность выполнения аналогичных заказов в будущем. После введения системы в эксплуатацию, количество незавершенных проектов сокращено на четверть.

Главный бухгалтер ВНИИМС Нина Александровна Лаврухина положительно оценила итоги работы: "В результате автоматизации на платформе "1С:Предприятие 8" мы получили комплексную систему для ведения всех видов учета. Особенностью проекта была необходимость существенного расширения детализации учета на участке незавершенного производства, а также сопоставление данной информации с данными подсистемы расчета зарплаты. Автоматизирован участок бюджетного планирования для планового отдела. Благодаря внедрению "1С:Управление производственным предприятием 8" повышена эффективность управления проектами и сокращено количество незавершенных проектов. Наш партнер по автоматизации – компания БИТ – хорошо справилась с поставленной задачей".