В Группе Компаний «ПИОНЕР» завершен этап внедрения системы электронного документооборота на платформе Microsoft SharePoint Server

Выбор руководства ГК «ПИОНЕР» в пользу программного продукта Microsoft Office SharePoint Server для автоматизации электронного документооборота является частью общей ИТ-стратегии -  применение единой программной платформы Microsoft для реализации всех прикладных задач, требующих автоматизации. Такой подход позволяет получить неоспоримые преимущества при внедрении разных по сложности и функциональным возможностям  решений от единого вендора.

Внедрение СЭД было призвано решить целый ряд ключевых для ГК «ПИОНЕР» задач:

• долгие сроки подготовки и согласования документов, включая внешние договора;
• неэффективный контроль подготовки и отслеживания проектной документации;
• отсутствие единого информационного пространства для реализации сквозных бизнес-процессов, затрагивающих все подразделения;
• неуправляемость и избыточность бумажного архива;
• сложности в планировании, организации и проведении совещаний, встреч, переговоров;
• недостаточный контроль выполнения задач, низкий уровень исполнительской дисциплины;
• отсутствие сводного общекорпоративного календаря событий;
• отсутствие общекорпоративной базы знаний.

Главными факторами, определившими выбор «Вест Концепт», в качестве партнера стали его успешный опыт реализации подобных проектов в строительной отрасли, значительный опыт применения используемых на проекте программных приложений, золотой статус партнерства с корпорацией Microsoft – Gold Certified Partner, а также высокая персональная квалификация каждого члена проектной команды.

Ключевые особенности реализации модуля управления электронным документооборотом были связаны со спецификой отрасли. Известно, что в строительстве огромное значение уделяется полноте, точности и своевременности подготовки и согласования проектных и разрешительных документов, процедуры работы с документами весьма сложны и трудоемки и охватывают полностью весь производственный цикл предприятия. Именно поэтому создание комплексной информационной системы логичным образом было начато с  внедрения СЭД, поскольку достигаемые преимущества сразу же ощущаются всеми участниками процесса.

По итогам внедрения электронного документооборота были достигнуты следующие результаты:

• реализован единый корпоративный архив для хранения рабочей, проектной, строительной и организационно разрешительной документации, а также реестр для обработки входящих/исходящих документов делопроизводства;
• реализованы автоматизированные процедуры формирования документов на основе шаблонов с контекстным запуском по маршрутам согласования;
• реализованы рабочие зоны для автоматизированного планирования, организации, проведения и протоколирования совещаний, встреч и переговоров;
• внедрены механизмы и процедуры раздачи поручений, управления задачами и оповещениями по критически важным событиям, что значительно усилило контроль исполнения;
• реализован удобный инструмент отслеживания загрузки и бронирования общедоступных корпоративных ресурсов и оборудования;
• внедрена система заявок на обслуживание внутрикорпоративных административно-хозяйственных потребностей;
• реализованы подсистема распространения корпоративных и отраслевых новостей, база знаний, общекорпоративный календарь событий и отслеживания загрузки персонала;
• введены электронные карточки сотрудников, отслеживающие развитие профессиональной карьеры и социального статуса каждого сотрудника;
• реализованы специализированные отчеты, позволяющие получить необходимую аналитику и индикаторные KPI для топ-менеджмента по соблюдению корпоративной трудовой дисциплины.

Важным преимуществом также явилась реализация единой системы согласования документов на всех этапах сквозной производственной деятельности компании как между внутренними подразделениями, так и с внешними партнерами.

Руководитель проекта со стороны ГК «ПИОНЕР» - заместитель генерального директора по оптимизации и развитию бизнес-процессов - Марина Иванова, отметила, что «реализация системы электронного документооборота завершена в срок, и все поставленные руководством компании цели достигнуты. Успех реализации первого этапа проекта в Петербурге вдохновил руководство ГК «ПИОНЕР» на принятие решения о тиражировании данного модуля в московском офисе нашего предприятия».