Современное управление предприятием с помощью специальных средств автоматизации

Теперь стандартные, линейные структуры управления «начальник-подчинённый» встречаются всё реже или меняют свои изначальные границы. К менеджерам низшего и среднего звена руководители компаний относятся, как к подразделению, способному принести реальную прибыль. Соответственно, требования к сотрудникам возрастают, а в условиях экономического спада, когда превалирующую роль играет «рынок работодателя» требования к потенциальным сотрудникам становятся всё жёстче. Как правило,  практически во всех российских и зарубежных компаниях, планирующих задержаться на рынке не один год, предусмотрены различные тренинговые программы, системы обучения, мастер-классы и т.п. Подобные мероприятия направлены на усовершенствование знаний сотрудников о продуктах компании, её услугах и основных моментах, которые необходимо соблюсти при обращении потенциального клиента в компанию. Данные методы инвестирования в персонал важны и необходимы, поскольку в дальнейшем позволяют получить максимальную отдачу от сотрудника.

Также дополнительным и уже признанным способом систематизирования деятельности сотрудников и чёткого управления компанией является внедрение средств автоматизации. Специализированное программное обеспечение для компаний различных отраслей разрабатывается активными темпами. На сегодняшний день охвачены такие сферы как, медицина, розничная и оптовая торговая, автомобилестроение, судостроение, строительство и т.д. IT-компании разрабатывают программные решения с учётом специфики отдельной отрасли, её особенностей и основных целей. Необходимость глобальной автоматизации объясняется, как желанием структурировать и оптимизировать работу компаний, так и сокращением издержек от незапланированных трат, поскольку отследить вручную в режиме реального времени движение денежных средств, материалов и других активов невозможно и, соответственно, распределить, запланировать и соотнести количественные и качественные показатели на несколько шагов вперёд нельзя.

Одной из самых специфических отраслей, которая является реальным источником пополнения государственного бюджета, выступает строительство. Данная отрасль наиболее сложна, т.к. в процессе строительства объектов недвижимости задействован целый ряд компаний: заказчики, подрядчики, поставщики, непосредственные исполнители. Соответственно, количество договоров, подчинённых им документов, а также перечень ответственных лиц весьма широк. Такой разнообразный набор факторов свидетельствует о необходимости внедрения специальных программных комплексов для управления строительным предприятием, поскольку ведение управленческого учёта «на коленках» в условиях возрастающей конкуренции неприемлемо. Кроме того, о необходимости глобальной автоматизации говорят на политическом уровне и принимают реальные шаги и решения, которые способны обеспечить выполнение данной задачи.

По данным компании «АЛТИУС СОФТ», спад, который был связан с неопределённой ситуацией в экономике, постепенно сходит на нет. Интерес строительных компаний к средствам автоматизации постепенно возобновляется. При этом, спросом пользуются как ERP-системы, так и CRM-решения и системы электронного документооборота. Если рассматривать конкретные примеры, то программа «АЛТИУС – Управление строительством» способна обеспечить автоматизацию управленческого учёта на строительном предприятии, осуществлять оперативное финансовое, календарное, ресурсное планирование и непрерывный контроль, вести договоры с заказчиками, поставщиками, подрядчиками, формировать различные отчёты (порядка 80). Например, отчёт «Плановая рентабельность» позволяет понять целесообразно ли начинать работу над проектом, т.е. по сути, является неким стартовым этапом на пути заключения договора с заказчиком.

Так, если на основании отчёта можно сделать вывод, что реализация проекта принесёт прибыль компании, а не послужит для неё лишь обременением с минусовыми показателями, то в дальнейшем в программе фиксируется «Договор с заказчиком». Далее в программе на основании введённых данных автоматически формируется «Финансовый план», который показывает, есть ли опасность дефицита оборотных средств или, напротив, дефицит отсутствует.

После подписания договора для генподрядных организаций принципиально важно контролировать работы по всем субподрядным договорам в привязке к основному договору с заказчиком, отслеживать своевременное подписание договора, выполнение работ по нему и оплату и при малейших отклонениях от плановых показателей оперативно вносить в планы необходимые коррективы и вновь анализировать сложившуюся картину.

Контролю подлежат все составляющие производственного процесса: и субподрядчики, и собственные работы (сроки и объёмы работ), состав, количество и стоимость ресурсов, состав затрат и их суммы по накладным расходам. При этом контроль и оптимизация планов не должны быть разовыми процессами, а проводиться систематически. Отсутствие непрерывного контроля чревато негативными последствиями такими как: общий срыв сроков по договору с заказчиком и, как следствие, применение штрафных санкций со стороны заказчика и потеря собственных денежных средств.

Программа «АЛТИУС – Управление строительством» необходима для сотрудников сметно-договорного, планово-технического отделов. Она позволит оперативно реагировать на происходящие изменения, вносить правки и минимизировать риски.

Если же говорить о CRM-решениях и системах электронного документооборота, то в компании «АЛТИУС СОФТ» два этих блока решили объединить в одну, самостоятельную программу, которая получила название «CRM и документооборот». Данное программное решение позволит облегчить работу всех подразделений компании, так как информация о клиентах и документах будет содержаться в одной программе и не потребует дополнительного перемещения .

Принцип работы программы основан на том, что по каждому контрагенту будет отображаться:

1) история взаимоотношений, планы и результаты работ (из CRM);

2) набор документов, относящийся к контрагенту, наглядно демонстрирующий, какие документы подписаны или находятся на согласовании, предоставлены ли все бухгалтерские документы, какие дополнительные соглашения были заключены и т.п. (из части документооборот). Соответственно, в любой документ можно внести оперативные правки и при необходимости откорректировать список ответственных исполнителей по нему и в этой же программе запланировать необходимые мероприятия, получать напоминания, распределять обязанности между сотрудниками. Программа «CRM и документооборот» будет полезна для секретарей, юристов, сотрудников канцелярии, управленцев, менеджеров. Она позволит систематизировать и оптимизировать работу с клиентами и документами. Кроме того, для строительных компаний данная программа послужит решением проблем, связанных с организацией участия в тендерах. В программе можно создать карточку на каждый необходимый документ для тендера. В части документооборота возможно прикреплять отсканированные копии документов, уведомления и другие важные документальные данные, т.е. пошагово наблюдать за этапами выполнения работ. Часть CRM позволит распланировать деятельность ответственных сотрудников и будет автоматически напоминать о необходимости совершения тех или иных действий по документам: аннуляция, получение оригинала, продление срока действия и т.д. Перечень важных дел, событий и контактных лиц, координирующих тот или иной документ, будет отображаться на экране с подробным описанием, что поможет значительно облегчить работу ответственных за тендерную подготовку сотрудников.

Стоит заметить, что сотрудники компании «АЛТИУС СОФТ» используют в своей ежедневной работе программу «CRM и документооборот», и информация о том, что данная программа по-настоящему удобна, функциональна и проста в использовании, носит не голословный характер. Программа не только облегчает работу, но и дисциплинирует сотрудников и всяческие оправдания перед руководством, которые в большинстве случаев звучат, как «забыл», «потерял информацию» просто не встречаются.

По словам генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Травкина А.Л., современное управлении предприятием, независимо от того, строительная ли это компания или любая другая организация, должно быть организовано на высоком уровне, отвечающим международным стандартам. Нередки случаи, когда решающий этап заключения сделки срывается ввиду того, что к компании, бизнес-процессы в которой ведутся на архаичном уровне, относятся с недоверием. Устоявшаяся истина о том, что «встречают по одёжке», не теряет свою актуальность, и первое впечатление, которое складывается о потенциальной компании-исполнителе, играет немаловажную роль. Кроме того, современный менеджмент предполагает принятие управленческих решений, которые основываются на реальных, зафиксированных данных. Порой, один, частный случай воспринимается, как устоявшаяся тенденция ввиду отсутствия предшествующей истории. «Внедрение специализированных средств автоматизации и переход к современному управлению предприятием поможет компаниям минимизировать издержки, оперативно реагировать на различные изменения и укрепиться на рынке», - сообщает генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Травкин А.Л.