Завершен первый этап внедрения DIRECTUM в Орловском областном Совете народных депутатов

За почти пятнадцатилетнюю историю существования орловского регионального законодательства было разработано и принято около 900 законов. Крайне важным для областного Совета является поиск и совершенствование механизмов, повышающих эффективность законотворческой деятельности. Среди них - принципы открытости, доступности, оперативности, которые помогают обеспечивать современные средства общения, в особенности в сети Интернет.

В учреждении существует сложная и многоуровневая структура подразделений по работе с документами, которая обрабатывает огромное количество документов, поступающих и исходящих из областного Совета. Поддержка эффективности работы этой структуры требует много усилий и затрат. Поэтому, в связи с возникшей потребностью оптимизации внутреннего взаимодействия учреждения и автоматизации работы с документами, Орловский областной Совет народных депутатов приступил к внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Система DIRECTUM была выбрана экспертной комиссией Совета как наиболее подходящая к специфической бизнес-среде учреждения и имеющая множество успешных внедрений в органах государственной власти. Внедрение и поставку системы осуществляет партнер DIRECTUM – Агентство "Гарант Инфо".

Внедрение началось в середине прошлого года. На данный момент завершен первый масштабный этап внедрения, в ходе которого было проведено обучение пользователей, а система была установлена на рабочих местах всех ключевых сотрудников. В рамках данного этапа специально для Совета специалисты Агентства "Гарант Инфо" провели несколько модификаций DIRECTUM.

Для Протокольного сектора Совета на основе стандартного модуля "Канцелярия" разработан новый, самостоятельный модуль "Протокольный сектор", учитывающий особенности работы сотрудников данного подразделения. Данный модуль поддерживает работу со специфическими реквизитами документов постановлений, законов и распоряжений, а также ведет учет и анализ командировок штатных и внештатных сотрудников.

Для сотрудников Сектора по работе с обращениями граждан разработан модуль "Учет обращений граждан", позволяющий вести полный цикл регистрации и обработки обращений граждан с учетом требований Закона 59-ФЗ от 02.05.2006 г. "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Данный модуль использует интеграцию с модулем "Канцелярия" для учета переписки в ходе работы с обращениями.

Для Сектора по работе со служебными документами в стандартный модуль "Канцелярия" добавлена возможность внесения данных в виде резолюций о передаче документов на рассмотрение во внешние организации.

Благодаря внедренному функционалу, помимо стандартных процессов канцелярии, в электронный вид перешли следующие бизнес-процессы Совета:

° Создание и ведение реестра постановлений, распоряжений и законов,

° Отслеживание связей между редакциями постановлений, между постановлениями и законами,

° Получение бумажных реестров зарегистрированных документов,

° Создание и ведение реестра обратившихся граждан,

° Регистрация письменных обращений граждан в соответствии с действующим законодательством РФ и общепринятыми нормами делопроизводства в данной области, в том числе анонимных и коллективных обращений,

° Регистрация граждан на личный прием,

° Регистрация данных о выданных резолюциях, о ходе рассмотрения обращения, о результатах рассмотрения обращения, о местонахождении бумажных документов,

° Фиксация устного общения с обратившимися гражданами,

° Отслеживание связей между обращением и сопутствующими его рассмотрению документами,

° Контроль срока исполнения обращений в целом и резолюций по обращениям,

° Быстрый поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов,

° Подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах,

° Накопление истории по взаимодействию с гражданами.

Таким образом, в результате первого этапа внедрения DIRECTUM Орловский областной Совет народных депутатов получил полнофункциональный инструмент управления всеми работами, связанными с поступающими и исходящими документами. Упростился и стал более управляемым важнейший процесс работы с обращениями граждан, играющий центральную роль в учреждении. Уменьшились риски срыва сроков обработки обращения, так как все этапы работы по обращению строго контролируются, а многочисленные отчеты позволяют анализировать данные по рассмотрению сотрудниками обращений, характеру поступающих обращений, своевременности их исполнения. Это повышает эффективность и прозрачность работы с населением, что напрямую влияет на авторитет Совета, как законотворческого учреждения.

На последующих этапах внедрения предполагается увеличение количества автоматизированных отделов, автоматизация процесса создания и согласования постановлений (от момента создания проекта документа до его окончательного утверждения) и создание единого электронного архива документов.