Холдинг «ТМС Групп» сокращает затраты с помощью системы Docsvision, ВНЕДРЕННОЙ «1С-Рарус»

Стратегической целью «ТМС групп» является расширение перечня оказываемых услуг при неуклонном повышении их качества, завоевание ведущих позиций на рынке, развитие экспорта услуг, технологий и продукции.

В начале 2008 года руководство холдинга «ТМС групп» приняло решение повысить эффективность деятельности компании на процессном уровне. Приоритетными задачами стали:

• структуризация информационного потока организации, с целью оперативного принятия решения;

• ускорение договорного процесса для повышения конкурентоспособности организации; 

• обеспечение качественного улучшения процессов обработки документов за счет ликвидации очередей в документообороте;

• сокращение транспортных затрат при движении документов, между территориально удаленными организациями и подразделениями холдинга;

• сокращение затрат на печать, размножение и хранение бумажных копий документов;

• снижение трудозатрат на контроль исполнительской дисциплины;

• повышение эффективности управления.

Специалисты «ТМС групп» провели изучение функционала систем управления процессами и документооборотом. В результате был сделан выбор в пользу построения информационной системы на базе решения компании DocsVision.

Подрядчиком для реализации проекта был выбран официальный партнер компании DocsVision – филиал «1С-Рарус» в Казани, обладающий многолетним опытом выполнения корпоративных проектов.

Проект по внедрению системы стартовал в апреле прошлого года и проходил в два этапа. На первом этапе было автоматизировано общее делопроизводство компании. Переход к безбумажным технологиям привел к существенному повышению производительности труда:

• В 12 раз ускорился поиск документов.

• Снизились транспортные затраты при обработке документов. 

• Эффективная система контроля поручений позволяет экономить более 330 часов в месяц труда менеджеров «ТМС групп». 

• Оптимизация документооборота позволило в 10 раз ускорить подготовку менеджеров к совещаниям. 

В рамках второго этапа внедрения DocsVision был реализован процессный подход к управлению договорами. В системе проводится подготовка проектов, согласование, утверждение, хранение в архиве договоров и доп. соглашений, ведение реестра договоров. Система управления процессами и управления документооборотом интегрирована с системой «1С:Управление производственными предприятием 8» с помощью шлюза DocsVision. На текущий момент срок согласования договоров уменьшился с пяти рабочих дней до одного. Оптимизация маршрута согласования привела к сокращению согласующих лиц с одиннадцати до шести.

Количество пользователей на июль 2009 года составляет 410 человек более чем на 25 территориально-удаленных площадках. За счет использования единых стандартов и методологий в холдинге стало возможным беззатратное подключение к системе электронного документооборота DocsVision новых дочерних обществ.

Ведущий юрисконсульт «ТМС групп» Эдуард Шарипов прокомментировал внедрение системы управления документами и бизнес-процессами: «Считаю, что при инициации проекта внедрения общего делопроизводства мы изначально обеспечили его успех. Поскольку остановили свой выбор на одном из вендоров - DocsVision, который входит в четверку сильнейших в этой области по России, а для внедрения пригласили компанию «1С-Рарус», которая в процессе сотрудничества с холдингом «ТМС групп» доказала, что является надежным, стратегическим партнером. В пять раз снижено время на согласование договоров, ведется 100% учет документов. В несколько раз снижены временные и транспортные затраты при обработке документов, и, что очень важно для нас, мы получили инструмент для управления персоналом в условиях матричной системы организации труда».