«Динамичный» «Т-Пэй». Дистрибьюторский проект получил ERP

«Т-Пэй» – официальный дистрибьютор единой карты оплаты услуг общероссийского оператора мобильной связи «МегаФон». Компания, центральный офис которой расположен в Петербурге, осуществляет продвижение карт оплаты услуг связи по всей России. Организационная структура компании построена в соответствии с разделением территории России на Федеральные округа и насчитывает 7 филиалов, распространяющих ЕКО через дилерскую сеть, насчитывающую более 250 партнеров.

Компания GMCS работает в Петербурге с начала 2005 года, и в настоящий момент у местного филиала насчитывается более 10 крупных региональных клиентов. За минувший год GMCS был выполнен ряд крупных проектов для местных заказчиков, среди которых - автоматизация управления персоналом и внедрение собственного решения GMCS Telecom на базе Microsoft Dynamics AX в рамках проекта по развитию автоматизированной системы бухгалтерского учета в компании «ПетерСтар» (см. новость от 5 октября 2007 г.), внедрение системы Infor ERP (Baan) в научно-технологической фармацевтической компании «Полисан», развитие биллинговой системы на базе Microsoft Dynamics AX в ОАО «Национальная таксофонная сеть» («НТС»). Кроме того, недавно стартовал проект по автоматизации управления корпоративными финансами в ООО «Нарьянмарнефтегаз», совместном предприятии «Лукойл» и американской нефтяной компании ConocoPhillips.

Внедрение ERP-системы на базе Microsoft Dynamics AX – первое сотрудничество GMCS и «Т-Пэй». Основная цель проекта - обеспечение прозрачности и оперативности управления компанией. Работа географически удаленных филиалов компании в единой системе учета и управления, построенной на базе нескольких программных продуктов, будет осуществляться в режиме on-line по каналам связи. В ходе развертывания системы планируется обеспечить удаленный доступ клиентов компании (дилеров) к отдельным функциональным блокам с целью получения оперативной информации о состоянии заказов и взаиморасчетов.

Одной из особенностей проекта стало то, что командой специалистов GMCS автоматизирован не только центральный офис компании в Петербурге, но и филиалы «Т-Пэй», расположенные в столицах федеральных округов России. Кроме того, почти одновременно производилось внедрение силами GMCS сразу 3 систем: Microsoft AX, «БОСС-Кадровик» и PlanDesigner.

Как рассказали представители GMCS, проект для компании «Т-Пэй» реализовывался в несколько этапов, что является традиционным подходом к внедрению ERP-систем и соответствует этапам договора. Всего этапов было шесть: предпроектное обследование, технический проект, настройка системы, обучение персонала, модификация функциональности и тестовая эксплуатация.

Подготовительный этап проекта по автоматизации финансового и логистического контуров на базе системы Microsoft Dynamics AX стартовал в феврале 2006 года, когда между GMCS и «Т-Пэй» был подписан договор. В марте 2006 года консультанты начали проводить обследование. Подготовка технического проекта стартовала в мае того же года. Завершился проект в марте текущего года: сегодня во всех филиалах «Т-Пэй» успешно функционируют ранее внедренные GMCS система бюджетирования PlanDesigner и система управления персоналом «БОСС-Кадровик». Оба решения интегрированы с запущенной в промышленную эксплуатацию Microsoft Dynamics AX, что обеспечивает хранение и использование данных в едином для всех региональных офисов информационном пространстве.

«Специфика деятельности центрального офиса требовала отдельного подхода к разработке функционала решения по автоматизации, - рассказывают представители GMCS. - Это было связано с необходимостью получения центральным офисом актуальной и достоверной информации для консолидированной отчетности по всем филиалам компании, что было учтено при проектировании системы. В рамках выполняемых работ реализована гибкая настройка системы с учетом вертикальной и горизонтальной фильтрации данных, что позволяет пользователям строить разнообразную отчетность в соответствии с их функциональной деятельностью и принадлежностью к филиалу. В ходе проекта Microsoft Dynamics AX была интегрирована с используемыми «Т-Пэй» бизнес-приложениями, что обеспечило хранение и использование данных в едином для всех региональных офисов информационном пространстве. Так, интеграция Microsoft Dynamics AX с системой электронных платежей (EPS), предназначенной для управления жизненным циклом товара, позволила получать информацию о логистическом движении карт, начиная с момента их закупки и заканчивая предактивацией и отгрузкой дилеру. Разработанные специалистами GMCS интерфейсы помогли избежать ручного ввода данных логистического и финансового контуров в двух системах, исключить двойной ввод информации, упростить и ускорить получение информации для различных отчетных форм. Кроме того, были проведены интеграция с PlanDesigner (разработка двустороннего интерфейса) и доработки интерфейсов к системам «Банк-Клиент». Остальные интеграции выполнены на основе стандартных интерфейсов».

Как рассказали в GMCS, в рамках выполненного проекта разработаны такие дополнительные возможности системы, как механизм списания материальных затрат и начисления агентского вознаграждения, автоматическое оповещение ответственных сотрудников о наличии в системе непроведенных документов по e-mail в ручном и пакетном режимах, а также автоматическое создание заявок на оплату на основании графиков платежей. Кроме того, специалистами GMCS была расширена функциональность документооборота: появились такие модули как выделение заказов и складских журналов с прикрепленными формами первичных документов и проверка документооборота при разноске заказов и складских журналов. Также в рамках проекта создана библиотека форм специфичной первичной документации и управленческой отчетности, в которую включены такие формы, как разнарядка на изготовление карт оплаты услуг, поручение на приемку непредактивированных карт дилером, отчет о выполнении поручения на приемку непредактивированных карт, отчет субагента о выполнении поручения за период, отчет о реализации карт оплаты для ОАО «МегаФон» и ряд других отчетов. В GMCS отметили, что из всех доработок наиболее сложными являются интеграция с PlanDesigner и системой электронных платежей (EPS), а также создание модуля «Механизм списания материальных затрат и начисления агентского вознаграждения».

Что касается обучения персонала, то оно проводилось посменно для двух групп специалистов (пользователей) «Т-Пэй». При этом оба этапа обучения проходили в Северной столице. Так, в первую группу обучающихся были включены все главные бухгалтера филиалов «Т-Пэй», а также некоторые ключевые пользователи центрального офиса. В вторую группу вошли остальные бухгалтера филиалов. Обучение каждой группы проводилось в течении 5 рабочих дней.

«Для нашей компании это был первый географически-распределенный логистическо-финансовый проект, на котором были отработаны основные решения по автоматизации учета в многофилиальной компании в рамках единой информационной среды, - прокомментировали в GMCS . – Что касается дальнейших планов по взаимодействию с «Т-Пей», то в рамках технической поддержки мы сотрудничаем и сейчас. Кроме того, не исключено появление потребности в автоматизации новых задач». Отметим, что данный проект фактически является реализацией стратегии развития компании GMCS, которая предусматривает региональную экспансию и расширение географии внедряемых проектов (подробнее об этом см. новость от 30 мая 2007 г.).