ЭОС на RECS 2021: как создать единое цифровое пространство для безопасного хранения и эффективного использования данных и документов

На RECS’2021 обсуждались актуальные технологии, драйверы и тренды отечественного рынка СЭД/ECM, внутреннего и внешнего ЭДО. Особый акцент спикеры делали на изменениях эпохи пандемии. Ковидные ограничения породили целый ряд вызовов – заказчикам потребовался массовый web-доступ к корпоративным приложениям, мобильные решения и ЭП для обычного персонала, юридически значимый электронный документооборот и др. Все это сформировало новые требования к архитектуре и функционалу приложений, устойчивости их работы и уровню безопасности.

Сергей Полтев в выступлении «Единое пространство для хранения и использования данных и документов. Технологии для оцифровки, обмена данными, обеспечения сохранности, оперативного доступа и многоуровневой аналитики» поделился мнением об основных векторах развития современных СЭД/ECM-решений. Спикер подчеркнул, что сегодня заказчикам интересны комплексные системы, реализованные на единой платформе, поддерживающие работу с электронными оригиналами документов, способные формировать архивы из различных источников и доступные с мобильных устройств. Другими словами, управление корпоративным контентом необходимо организовать в едином цифровом пространстве, и один из вызовов интеграция данных из сторонних систем и оцифровка бумажных носителей. Кроме этого, создатели решений должны гарантировать надежность, безопасность, отказоустойчивость систем, защищенность информации, сохранность электронных документов и плюс ко всему обеспечить возможность не только хранения, но и эффективного использования накопленного.

Для многих заказчиков ЭОС инструментами для создания единого хранилища данных стали система «ДЕЛО» и «Архивное ДЕЛО» для работы с электронным архивом. Сергей Полтев выделил основные преимущества и аргументы в пользу данного пакета продуктов – это возможность поиска и гарантированная надежность с доказанной отказоустойчивостью. Именно отсутствие либо неудобство поисковых инструментов в корпоративных архивах и репозитариях, часто существующих изолированно друг от друга, является проблемой последних лет. Сотрудники многих организаций предпочитают начинать с яндекса или гугла (они, зачастую, быстрее и удобнее), и только потом обращаются к корпоративным хранилищам.

Решения ЭОС имеют необходимые поисковые инструменты. А также предоставляют возможность импортировать контент разными способами (API/веб-сервисы, обмен стандартизованными XML, роботизация типовых операций переноса, искусственный интеллект (AI) для структурирования данных). Решена и проблема оцифровки с бумажных носителей – в этом плане хорошо зарекомендовала себя совместная разработка ЭОС и Fujitsu. Не превращаться в «цифровой мусор» и не лежать мертвым грузом накопленным данным позволят средства наглядной многомерной аналитики – как встроенные, так и внешний BI-инструментарий.

ЭОС тестирует, в том числе на пилотных внедрениях, и скоро покажет более широкому кругу заказчиков и другие решения, которые также будут ответами на потребности в рамках создания единого пространства для хранения и использования данных. В частности, для комфортной работы с бумажными документами (которые в ближайшее время никуда не исчезнут) готовятся интеграционные решения с ведущими сервисами внеофисного хранения. Для обеспечения безопасности документов и защиты от компрометации разрабатываются интеграционные решения с «водяными знаками». Внедряются новые интеллектуальные механизмы, призванные упростить и облегчить поиск в корпоративном архиве.

Резюмируя сказанное выше и оценив уже имеющуюся практику внедрения, Сергей Полтев в финальной части выступления озвучил вывод, что платформа «ДЕЛО» – это подтвержденная  надежность и широкий набор интегрированных решений для организации удобной, эффективной и безопасной работы. Она имеет все необходимые инструменты не только для обработки, использования и безопасного хранения контента, но и каналы для пополнения базы с различных носителей и сторонних систем, для оперативного доступа –различные интерфейсы и приложения, а также современный аналитический инструментарий.