ВТБ24 систематизировал работу с документами валютного контроля

Ранее контроль за местонахождением документов сотрудники отдела валютного контроля Операционного департамента ВТБ24 осуществляли вручную, а досье по паспорту сделки велось на бумаге. Из-за этого возрастали риски, связанные с несвоевременным помещением документов в досье по паспорту сделки или с их потерей во время пересылки. Чтобы снизить издержки и избавиться от нежелательных рисков, ВТБ24 решил создать единое электронное хранилище документов валютного контроля, а также внедрить решение, которое может автоматически распределять поступающие документы между валютными контролерами. Для этого была выбрано решение от компании Syntellect с использованием платформы документооборота DocsVision и ПО для потокового ввода документов и данных ABBYY FlexiCapture. Решение было внедрено за 3 месяца.

Система автоматически обрабатывает входящие запросы и отправляет отчет по документу в течение пяти минут, а контроль за валютными операциями осуществляется в ВТБ24 дистанционно и централизованно. В среднем, в день решение обрабатывает 7500 документов.

Систематизированное хранение документов позволяет легко находить необходимые документы и делает отчетность прозрачной: система позволяет формировать отчеты по количеству обработанных документов, числу отказов в их принятии, по времени обработки документов с разбивкой по видам и сотрудникам, по необработанным документам, по выявленным нарушениям. Кроме того, клиенты и сотрудники точек продаж могут в любой момент уточнить статус документа.

Финансовая экономия от внедрения системы достигает 4 млн руб. в год.

 «Благодаря созданию единого электронного хранилища документов валютного контроля мы сократили время на подготовку ответов на запросы клиентов, можем контролировать полноту досье документов и фиксировать нарушения клиентами валютного законодательства. Внедрение системы позволило увеличить скорость обработки документов более чем на 40%. Мы снизили трудоемкость процессов, уменьшили необходимость ручной обработки документов и, как следствие, сократили влияние «человеческого фактора». Кроме того, решение позволило нам контролировать качество работы операторов валютного контроля», ­­­­­— комментирует Валерий Мендус, заместитель директора операционного департамента ВТБ 24.