В СЭД «ДЕЛО» разработана подсистема «Повестки заседаний»

В деловых процессах разнообразные совещания, заседания, иные формы коллегиальных собраний, на которых принимаются нормативные акты и решаются стратегические вопросы, занимают существенное место. В равной степени эти формы деятельности распространены в государственном и коммерческом секторе: по оценкам экспертов, иногда на них уходит до 30% рабочего времени персонала. Как правило, заседания проходят в соответствии с предварительно согласованным перечнем вопросов (повесткой). Классическими примерами можно считать заседания Правительства, а для коммерческого сектора – Совета директоров компании.

Автоматизированные системы управления совещаниями позволяют:

• более эффективно организовать процесс подготовки совещания (обеспечивают сокращение временных и материальных затрат);
• проводить непосредственно само заседание в удобном формате (с доступом к актуальным материалам совещания в электронном виде);
• оптимизируют работу с итогами заседания (принятыми решениями, поручениями, утвержденными документами).

Наилучшие результаты в управлении совещаниями дает включение такой автоматизированной системы в процессы документооборота организации (СЭД).

Подсистема «Повестки заседаний», разработанная «КС-Консалтинг», предназначена для автоматизации работы с повестками в крупных организациях, где процесс подготовки и проведения совещаний достаточно четко регламентирован. Подготовка к таким заседаниям занимает значительно больше времени, чем само мероприятие, и предусматривает соблюдение целого ряда обязательных процедур:

• формирование повестки заседания (перечня вопросов для обсуждения);
• создание проектов документов, которые предполагается обсудить на заседании;
• согласование (визирование) проектов документов с заинтересованными сторонами;
• рассылка повестки и проектов документов участникам заседания;
• рассылка изменений к повестке и т.д.

Компонент «Повестки заседаний» предназначен для обеспечения как предварительной работы участников совещания над повесткой, так и текущей работы с повесткой в ходе проведения мероприятия. На этапе подготовки совещания подсистема «Повестки заседаний» позволяет организовать в СЭД «ДЕЛО» работу по формированию и рассылкe повесток. После завершения этапа предварительных работ с повесткой в системе «ДЕЛО» подсистема «Повестки заседаний» в автоматическом режиме формирует и выгружает из базы данных СЭД актуальную информацию о перечне рассматриваемых вопросов, докладчиках и участниках заседания, а также о содержании документов, необходимых для рассмотрения в ходе совещания. Дальнейшую работу с готовыми повестками обеспечивает мобильное приложение «Повестки заседаний».

Мобильное приложение «Повестки заседаний» представляет собой современную альтернативу бумажному пакету документов, которым оперируют участники заседаний. Однако, в отличие от классической «бумажной» повестки, оно обладает рядом преимуществ: удобство использования, экономичность, доступность и наглядность информации, исключение возможности порчи или утраты бумажных копий рассматриваемых документов и др. Данное приложение работает преимущественно на планшетных компьютерах и ноутбуках под управлением операционной системы Windows 8 pro, что позволяет проводить заседания в удобном для его участников формате.

Таким образом, дополнительный компонент к СЭД «ДЕЛО» «Повестки заседаний» реализует актуальный для большинства крупных организаций функционал – подготовка различных совещаний и обеспечение их участников материалами. Подсистема позволяет использовать действующие процедуры согласования/визирования документов в СЭД и существенно экономит временные и материальные ресурсы, затрачиваемые на подготовку заседаний. Мобильное приложение «Повестки заседаний» отличается удобством и простой использования и осваивается интуитивно.

Появление дополнительного компонента «Повестки заседаний» позволяет существенно расширить функционал СЭД «ДЕЛО» – дополнить его удобным инструментом для автоматизации бизнес-процесса подготовки совещания и мобильной работы с материалами во время самого мероприятия. Напомним, что ранее ЭОС выпустила модуль «Управления совещаниями» для системы EOS for SharePoint, позволяющий автоматизировать данные процессы в среде MS SharePoint.