PDF/A принят за формат в МЭДО

Как сообщается, утвержденный формат был опробован в ходе пилотных проектов, проводимых по поручению Правительства РФ между Аппаратом Правительства РФ, Минэкономразвития России, Минкомсвязью, Минюстом, Минфином, Минпромторгом, Минспортом, Минкультуры, Минсельхозом России, а также правительствами Татарстана, Московской и Ростовской областей, Хабаровского и Приморского края.

Мнения экспертов рынка по вопросу о необходимости принятия за основу этого формата электронного документа, степени проработанности решения и оценка того, как он  повлияет на дальнейшее развитие отрасли, расходятся.

Основной идеей создания формата PDF/A было сохранение отображаемой информации в документе в неизменном виде, с возможностью его использования без каких-либо проблем с отображением после долгого периода без активности. Открытость, отсутствие необходимости в дополнительных программных средствах для просмотра и лицензировании также упрощает визуализацию и работу с документами. Во многих странах данный формат используется почти 10 лет в качестве стандарта. Его принятие обеспечит поддержку совместимости и корректного отображения, соблюдению правил и технологий долгосрочного архивного хранения документов. «Есть три версии формата, которые используются различными типами организаций, в зависимости от состава подлежащей хранению информации», — говорит Владимир Арлазаров, к.т.н., руководитель лаборатории массового ввода документов компании Cognitive Technologies.

«Отрасль СЭД всегда шла по пути поддержки максимально широкого круга форматов, в том числе и тех, которые ещё даже не появились. Соответственно, решение ряда клиентов ограничиться (или попытаться ограничиться) очень узким кругом форматов, скорее, лишь упростит жизнь разработчикам систем. А вот государственным органам придёт подумать о том, какое программное обеспечение приобрести и установить для работы с форматом PDF/A, который пока что у нас очень мало распространён, — считает Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Международного Совета Архивов. — В первую очередь, у Минкомсвязи появится возможность убедиться в том, что попытка в 21-м веке обойтись на все случаи одним-единственным форматом (даже неплохим, и даже в такой системе с ограниченными функциональными возможностями, как МЭДО) нежизнеспособна. В российских условиях иногда один болезненный удар граблями по лбу полезнее сотен совещаний и заседаний».

Использование XML-формата открывает возможность для использования разнообразных способов автоматизации обработки реквизитов. Размещение реквизитов документа в XML-файле позволяет сократить трудозатраты на регистрацию полученных документов, поскольку отпадает необходимость заново вводить реквизиты, а также оптимизировать время на поиск документов в хранилищах.

При этом есть риск того, что регистрационные реквизиты документа будут помещаться только в ассоциированный с документом XML-файл с метаданными и не будут видны в самом документе. «При подобном подходе будет трудно или невозможно использовать PDF/A-файл отдельно от XML-файла, т.е. нужно будет создавать и распространять программное обеспечение для работы с МЭДО-контейнерами, содержащими оба файла. Такое решение, как мне кажется, подойдёт не всем», — считает Наталья Храмцовская.

В настоящее время Минкомсвязь России и Федеральная служба охраны России разрабатывают совместный ведомственный приказ, который будет включать основные технические требования к порядку обмена электронными документами.

Стандарт пока не является ГОСТом, не определяет общих требований к СЭД и будет применяться только в рамках системы МЭДО. При этом он позволяет переходить на абсолютно безбумажный документооборот (пока между Федеральными органами исполнительной власти и Администрацией Президента) и решает ряд проблем подобного перехода.

«Стандартизация протокола обмена и обеспечение долгосрочного хранения документа в электронном виде являлись до этого существенным тормозом при переходе на безбумажный документооборот. Во-вторых, этот опыт, будучи успешным, может дать пример всей отрасли и де-факто стать стандартом при обмене электронными документами и между другими субъектами документооборота», — говорит Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», член Экспертного совета по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти при Минкомсвязи России.

Использование в системе МЭДО одного стандарта не учитывает всех возможных сценариев работы и в большей степени подходит для хранения и рассылки готовых документов, которые должны быть защищены от изменений. Однако он будет неудобен, когда идёт оперативная коллективная работа над документами и необходима организация живого взаимодействия между государственными органами. В неофициальном порядке они просят своих контрагентов присылать им эти же документы в редактируемых форматах, поскольку редактировать PDF-файлы неудобно. Также рекомендации Минкомсвязи не учитывают политику других ведомств, например, ориентацию нотариусов на электронное заверение документов в формате TIFF.

Решение регулятора повлияет на развитие дополнительных механизмов защиты информации от изменений в PDF/A файле с использованием ЭЦП и метаданных и технологии сокращения размера сохраняемого файла. Как отмечает Владимир Арлазаров, за последние 9 лет с принятия PDF/A контейнер файла в качестве ISO стандарта, продукты и сервисы западных поставщиков значительно развились. Для соблюдения всех правил сохранения информации в формате PDF/A, согласно ISO стандартам, игрокам СЭД придется доработать свои решения, насытить их функциями, чтобы успешно конкурировать с западными поставщиками.

В компании ЭОС считают, что если данное решение будет реализовано на практике, что вовсе не очевидно, то у пользователей может вырасти интерес к специализированным средствам для работы с файлами форматов PDF и PDF/A, в том числе к богатым встроенным возможностям использования усиленных электронных подписей.  По мнению Натальи Храмцовской, законопослушным пользователям придётся подыскивать, закупать и внедрять программные средства, способные создавать файлы в точном соответствии с официальными спецификациями формата PDF/A, а также, возможно, средства проверки соответствия структуры получаемых файлов этим спецификациям. Может вырасти интерес к использованию PDF-форм. У пользователей СЭД может появиться интерес к специализированным функциональным возможностям для использования PDF-файлов в workflow-процессах.

Все системы корпоративного документооборота, подключенные к МЭДО, потребуют определенной модификации для поддержки данного формата, организации шлюза в МЭДО, а в дальнейшем и канала передачи документов в архив. Это, в первую очередь, коснется тех производителей, системы которых установлены в федеральных органах исполнительной власти. Однако в этом отношении Министерство пока не подготовило никаких рекомендаций.

«При удачном продвижении проекта, возможно, на этот стандарт хранения придётся переориентироваться всем производителям СЭД. Для пользователей изменения будут не очень существенными и ограничатся небольшими корректировками в сценариях работы», — считает Владимир Андреев.