Digital Design продолжает автоматизировать документооборот государственных органов и органов местного самоуправления

Необходимость внедрения системы была вызвана тем, что функциональность ранее используемой ведомством СЭД была весьма ограничена. По сути она фиксировала бумажный документооборот, у нее отсутствовала возможность согласования документов в электронном виде, создания электронных документов, что позволяло сотрудникам осуществлять только их регистрацию и учет. Заказчику требовалось решение, которое дает возможность самостоятельно поддерживать и создавать настройки без привлечения интеграторов и дополнительных затрат, чему СЭД Docsvision соответствует в полной мере.

Специалисты Digital Design развернули систему, обеспечив доступ к ней всем сотрудникам, провели обучение персонала и запустили реализацию тех процессов, выполнение которых ранее могло осуществляться только с использованием бумажных носителей. Дополнительно, в рамках СЭД Администрации района, был реализован функционал подключения по абонентской схеме администраций городских и сельских поселений, входящих в границы Ленинского района, муниципальных учреждений. Это позволило перевести в электронный вид межведомственный документооборот на территории всего района.

В настоящее время функциональные возможности системы позволяют регистрировать документы, согласовывать их и вести работу с обращениями граждан. Удалось организовать действенный и оперативный контроль за исполнением сроков и качеством исполнения документов и поручений, а также — за работой органов Администрации по предоставлению государственных и муниципальных услуг гражданам, в том числе — на базе Многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) Ленинского муниципального района. При этом СЭД автоматически контролирует соблюдение регламентных сроков, что крайне важно для заказчика. Кроме того, внедрение Docsvision 4.5 обеспечило подключение к электронному документообороту всех подразделений Администрации, включая находящиеся в территориально удаленных офисах.

Современная СЭД позволила ведомству перейти к безбумажному документообороту, что, в свою очередь, повысило исполнительскую дисциплину и эффективность работы.

Как рассказал начальник отдела по делам территориальных образований администрации Ленинского муниципального района Сергей Сергеевич Байков: «Особенность проекта заключается в том, что внедрение системы было осуществлено полностью, а не частями. Такой подход к интеграции оказался возможным благодаря зрелости, стабильности и функциональности платформы, а также значительному опыту, накопленному компанией Digital Design.

В прошлом году в качестве пилотной площадки компания Digital Design автоматизировала электронный документооборот в МФЦ Администрации Ленинского муниципального района Московской области, что позволило заказчику в полной мере оценить преимущества системы и принять решение об автоматизации документооборот всей Администрации. В перспективе – тиражирование системы в администрациях сельских поселениях, взаимодействующих с заказчиком».