Автоматизация документооборота и процессов обработки обращений граждан на базе Docsvision в Администрации города Ивантеевка

Проект продолжался около 3 месяцев. За это время специалисты ООО «НПЦ «Интелком» провели работы по автоматизации всех базовых бизнес-процессов и традиционного документооборота, контроля заданий и отчетов об их выполнении.

При внедрении системы большое внимание уделялось автоматизации процессов обработки обращений граждан. С помощью Docsvision происходит регистрация обращений, наложение резолюции, подготовка и согласование ответа. Система также обеспечивает оперативную работу с внутренними документами, контроль процессов подготовки и согласования Постановлений и Распоряжений Главы города, согласования договоров — настроена также веерная рассылка подписанных экземпляров всем участникам согласования.

ООО «НПЦ «Интелком» разработан модуль отчетов, отвечающих требованиям Постановления Правительства Московской области №13/2 от 28.01.2002.

На данный момент автоматизировано более 70 рабочих мест пользователей. Ожидаемый объем документов, проходящих через систему — 9 000 документов в год.

Разработанный web-портал позволяет обратиться к Главе города, записаться на личный прием к его заместителям, и к председателю Совета депутатов. Данные с портала посредством разработанного интеграторами шлюза передаются в СЭД, где по каждому обращению автоматически формируется регистрационная карточка — ее поля заполняются данными переданными с портала и, в случае необходимости, предусмотрена возможность прикладывать файлы. В ходе работы должностного лица по заявке/обращению, статус обращения меняется автоматически в соответствии с выполняемой работой. Свою заявку/обращение жители города могут отслеживать в личном кабинете.

Кроме того, в 2013 году будет подключено к СЭД 8 территориально-распределенных структурных подразделений Администрации, планируется расширить систему и обеспечить к ней доступ каждого сотрудника Администрации.