Документооборот в госорганах. Практика превыше всего

Десятая ежегодная конференция «Осенний документооборот – 2012» является  ключевым событием года для отрасли СЭД и ECM-систем. Организаторами традиционно выступают компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и Технический подкомитет по стандартизации электронного документооборота (ПК-6). В рамках секционных заседаний, проводившихся на конференции, участники сосредоточились на рассказе и обсуждении конкретных примеров реализации проектов по автоматизации документооборота с помощью продуктов ЭОС. Так, в программе одной из секций звучали доклады, посвященные проектам, реализованным в госорганах.

«Пилот» взлетел. Полет нормальный  

Одним из важнейших достижений ЭОС за последнее время стала разработка в сотрудничестве с «Ростелеком» сервиса «О7.Док» на базе платформы eDocLib. Особенностью «О7.Док» является функционал для использования электронных документов и ведения процессов делопроизводства по модели SaaS. Сервис рассчитан на широкий круг потребителей, но прежде всего – на муниципальные органы власти, а также ведомственные учреждения  и другие малые и средние организации. Одним из первых проектов по внедрению решения «О7.Док» в ЦФО стала организация работы в системе Брянской городской администрации. 

Об опыте по подключению Брянской городской администрации и ее структурных подразделений к системе облачного электронного документооборота на базе решения «О7.Док» рассказал начальник отдела информатизации и компьютерных технологий Брянской городской администрации Роман Агалаков. Он отметил, что в 2011 году перед администрацией остро встал вопрос необходимости выбора новой системы электронного документооборота. Ситуация осложнялась тем, что кроме непосредственно внедрения СЭД необходимо было построить защищенную   оптоволоконную  сеть между внешними структурными подразделениями администрации (у ведомства 26 территориально удаленных подразделений).

Об опыте по подключению Брянской городской администрации к системе электронного документооборота на базе решения «О7.Док» рассказал Роман Агалаков

В результате после консультаций с представителями «Ростелекома» и ЭОС, выбор был сделан в пользу решения «О7.Док». Среди основных преимуществ решения представители Брянской городской администрации отметили интеграцию сервиса с ЕСИА (сервисом идентификации авторизации) и СМЭВ а также низкая стоимость по сравнению с другими решениями.

Комплекс услуг, который был реализован в ходе проекта, включал в себя также объединение всех подразделений единой ВОЛС. Как рассказал начальник центра продаж и обслуживания корпоративных клиентов Брянского филиала «Ростелеком»  Максим Семиренко, особенностью проекта стала организация параллельных процессов по всем направлениям внедрения комплексной услуги, что значительно сократило время внедрения.

Проект был в сущности «пилотным» запуском системы и приходилось решать вопросы отсутствия опыта взаимодействия у всех участников проекта. Николай Конюхов, генеральный директор ООО «Офисные Технологии», участвовавшего в проекте партнера ЭОС в Брянске, отметил, что необходимой составляющей для успешной реализации этого проекта (да и такого рода проектов в целом) является необходимость вовлечения в процесс и обучения всех сотрудников заказчика на начальном этапе. «В таком важном этапе, как первичное обучение и адаптация, должны участвовать все сотрудники заказчика, потому что именно в это время выясняются основные предпочтения тех, кто в итоге будет работать с системой», - сказал Николай Конюхов.

В процессе интеграции системы в Брянской городской администрации была создана в электронном виде «дорожная карта», за счет чего заказчик получил возможность контролировать процесс внедрения и выполнения работ по каждому из пунктов и сверяться с «контрольными точками». «В любой момент мы имели возможность посмотреть, какие работы проводятся в каждом из подразделений, кем они выполняются, на каком этапе они находятся и есть ли задержки по срокам. На данный момент система уже практически готова к полноценному запуску», - говорит Роман Агалаков.  

Со времени заключения контракта прошло менее двух месяцев. Сейчас уже система апробирована, создана и подключена вся необходимая инфраструктура. На данный момент реализована тестовая версия системы, однако уже в течение месяца ожидается запуск продукта в полнофункциональную эксплуатацию. Ожидается, что после запуска системой смогут пользоваться и обмениваться в ней электронными документами более 350 пользователей. 

Традиционный продукт «борозды не испортит»

Традиционно востребованным госструктурами продуктом является EOS for SharePoint. Это решение отличается масштабируемостью платформы. Успешные внедрения продукта в рамках крупных проектов осуществляются активно, в том числе и в госорганах различного уровня.

В рамках одной из секций конференции было рассказано об уже действующей информационной системе оказания государственных и муниципальных услуг Республики Бурятия в электронном виде (СОГУ РБ), которая построена на базе именно этого продукта ЭОС. На сегодняшний день в Республике Бурятия межведомственное взаимодействие осуществляется при оказании 56 государственных услуг и 33 муниципальных услуг. К региональной СМЭВ подключено 15 исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия и 134 муниципальных образования.

Региональная система оказания государственных и муниципальных услуг Республики, созданная на платформе EOS for SharePoint, на сегодняшний день интегрирована с региональной СМЭВ и по состоянию на начало текущего месяца была установлена на 214 рабочих местах, 122 из которых находятся в исполнительных органах государственной власти, а еще 92 – в органах власти муниципальных образований.  

Выступая на конференции, представители ЭОС среди прочего говорили о планах по развитию этого решения. В рамках эволюции EOS for SharePoint, произойдет улучшение целого ряда функций. В частности, изменения коснутся структуры системы, функционала поиска и так далее. Немаловажным является также смена дизайна: новый интерфейс EOS for SharePoint будет еще более удобным в работе для простых пользователей ПК, будет обладать простым и логическим юзабилити, современным дизайном (в metro-стиле). Также планируется широкое использование анимационных эффектов и gamification-методов. 

Без прошлого нет будущего

Среди ключевых вопросов, которые стоят перед отраслью электронного документооборота сегодня, одним из важнейших является необходимость реализации хранения архивных документов организаций в электронном виде.  В особенности этот вопрос актуален для госорганов. Примерами возможного решения этой задачи поделились представители Счетная палата Российской Федерации. Начальник отдела Счетной палаты РФ Татьяна Рыжикова рассказала о создании электронного архива и автоматизации его деятельности на базе еще одного решения ЭОС – системы «Архивное дело».

По словам Татьяны Рыжиковой, процесс автоматизации деятельности архива начинался еще в 2006-2007 гг. Среди основных задач, которые стояли на тот момент перед организацией, был перевод архивного фонда в электронный вид, организация доступа пользователей к электронным образам дел и документов. Поставленные цели были достигнуты. В частности, задача доступа пользователей к электронным образам документов была реализована за счет внедрения подсистемы ЭОС «Читальный зал».

На текущем этапе внедренная система автоматизации архива является одной из составляющих в развитии электронного документооборота организации. В частности, уже несколько лет в  Счетной палате практически все документы хранятся вместе со своими электронными образами, которые сохранены в базе данных СЭД «ДЕЛО». Таким образом, сдача документов в архив происходит как в бумажном, так и в электронном виде.  

Начальник отдела Счетной палаты РФ Татьяна Рыжикова

Татьяна Рыжикова среди прочего отметила: «На сегодняшний день в нашей базе данных все документы хранятся в электронном виде. Такой важный документ как сдаточная опись архива, который передается в Росархив, у нас тоже теперь готовится с помощью системы «Архивное Дело». Отмечу также, что в текущем году мы начали подготовку перечня документов, образующихся в процессе деятельности Счетной палаты с указанием сроков хранения и того, в каком виде различные типы документов будут храниться (в электронном или бумажном). Работа эта кажется нам важной, нас поддержали в Росархиве и предложили распространить создание такого «перечня» на все контрольно-счетные органы РФ», - говорит Татьяна Рыжикова.

Также в ближайшее время планируется решить вопрос с хранением в электроном архиве документов ограниченного распространения. Еще одной задачей, по словам эксперта, является отказ от хранения документов на бумажных носителях в структурных подразделениях Счетной палаты.