Администрация сельского поселения Совхоз им. Ленина поставила перед BTLab следующие задачи по внедрению системы электронного документооборота:

• организация единого структурированного пространства для хранения документов;
• обеспечение возможности коллективной работы с документами (согласование, ознакомление, исполнение и т.д.);
• сокращение времени на передачу документов и сокращение риска утери документов в процессе их передачи (обработка документов должна осуществляться в электронном виде, при этом система должна позволять вести учет информации о местонахождении оригиналов документов);
• повышение уровня исполнительской дисциплины за счет автоматической маршрутизации документов и поручений и обеспечения возможностей по контролю исполнения документов;
• повышение надежности хранения документов за счет разграничения прав доступа пользователей системы;
• повышение эффективности поиска информации – поиск документов по атрибутам и по содержанию;
• унификация форм документов, за счет использования шаблонов.

Все поставленные задачи были успешно выполнены компанией BTLab. Решение, созданное на платформе Docsvision, в полной мере отвечает требованиям заказчика. Специалисты BTLab убеждены, что использование современных информационных технологий в области документооборота позволит Администрации сельского поселения Совхоз им. Ленина повысить эффективность решения задач муниципального управления.

К интересным особенностям проекта можно отнести ряд доработок системы Docsvision, выполненных компанией BTLab, направленных на сокращение трудозатрат пользователей и администраторов системы:

• автоматическая смена статусов документов и автозаполнение полей в ответ на различные события, связанные с обработкой документов;
• создание простых в использовании поисковых запросов, реализующих сложную логику поиска документов;
• автоматическое создание нумераторов документов согласно принятым в организации правилам нумерации документов.