Информации становится слишком много

Директор по развитию направления ECM компании TerraLink Александр Бейдер коснулся истории развития систем управления документацией. Сначала это были EDMS (Enterprise Document Manager Systems). Постепенно компаниям стали нужны дополнительные функции, позволяющие контролировать сроки хранения документов, управлять потоками работ, производить семантический поиск и так далее. Затем потребовался более сложный поиск по карточкам для ведения коллективной работы, а также взаимодействие с web. Также не лишней стала бы интеграция с учетными системами, что до поры делалось в компаниях практически вручную.

В ответ на эти потребности, появилось предложение – ECM (Enterprise Content Management). Со временем и к этим системам стали предъявляться более высокие требований. В частности, пользователям нужно было централизованное управление ресурсами. Так на рынке появились системы EIM (Enterprise Information Management), BPM (Business Process Management), CEM (Customer Experiens Management).

Что касается EIM, по словам Александра Бейдера, этот новый класс систем пока мало  востребован, потому что заказчикам не вполне понятна возможная экономическая эффективность от их внедрения. В довершение ко всему, данные системы не локализованы. Любопытно, что компания OpenTexT – разработчик EIM, будет проводить работы по локализации лишь после того, как данный продукт претерпит несколько успешных внедрений. А пока получается замкнутый круг. Заказчики проводят совершенно четкую границу между возможностями EIM и ECM-системами. Заметим, вторая позволяет управлять неструктурированной информацией.

Заказчики сегодня стремятся снизить стоимость владения ресурсами. Отмечается усиление роли госрегулирования и контроля соответствия систем установленным нормам. Ряд компаний, внедряя системы автоматизации, хотят снизить расход бумаги для печати документов. Требуется учитывать распространение мобильных устройств. Одна из современных проблем – передача больших объемов информации, например, видеофайлов с результатами медицинского обследования и тому подобное. Все это необходимо учитывать разработчикам современных систем управления информацией.

Александр Бейдер отметил, что сегодня существуют, по крайней мере, три технологии управления контентом. Одна из них – управление транзакционным контентом, который в дальнейшем обрабатывается в  ERP-системе. Вторая – обработка бизнес-контента. Третья – обработка мотивирующего контента, то есть, документационное обеспечение управления компанией, предоставления услуг. Для этой технологии требуются специализированные приложения. Требованием времени стала возможность управления видеоконтентом. Кроме того, нужна поддержка коллективной работы, для чего используются, например, социальные сети.

Некоторые заказчики идут по пути интеграции систем, эксплуатируемых на их предприятиях, предпочитая это внедрению единого решения. С одной стороны, таким образом можно проводить автоматизацию, внедряя лучшие решения в своем классе. С другой стороны, несколько проектов – это дополнительные затраты времени, затем, зависимость от нескольких вендоров. Также стоит учитывать впоследствии и более сложное администрирование, более сложный процесс внесения изменений в случае изменения законодательства. Возможно, в качестве комплексного решения как раз может выступить система класса EIM.

Директор по продажам в России и СНГ компании OpenText Павел Завгородний сравнил количество информации, накопленной в мире, с айсбергом. Его верхняя часть – 4%, что составляет порядка 8 миллиардов страниц, доступна любому во Всемирной сети через различные поисковые системы. Остальные 96% - это «глубинный Интернет», корпоративные web-сайты, защищенные паролями. Эту глубинную часть наполняет информация, большей частью, неструктурированная.

Заметим, что в компаниях порядка 80% информации хранится в электронных почтовых ящиках сотрудников. При том, что она очень важна для бизнеса, до последнего времени на эту информацию внимания обращали очень мало, и хранили в папках, созданных в MS Exchange. Риск того, что сотрудник может уволиться, папка случайно уничтожена или даже похищена, в расчет не принимался. К счастью, сегодня на рынке имеются решения для управления неструктурированной информацией, в том числе, предлагаемые компанией OpenText. Это системы класса EIM, о которых говорилось выше.

Ведущий консультант Value Engineering, SAP C.I.S., Андрей Купряшин отметил, что для оценки успешности проекта по внедрению систем управления контентом, важно помимо двух традиционных критериев – соблюдения сроков и бюджета, оценить, выполнены ли поставленные задачи. Впрочем, это полезно и для любого ИТ-проекта.

В США провели опрос четырехсот компаний, с просьбой оценить эффективность реализованных проектов. Средний показатель эффективности был равен 50-60%. Оказывается, проект не в полной мере выполнивший поставленные цели, сегодня не редкость. Снижение эффективности на 5-10% вызывает неправильная расстановка приоритетов, еще 10-15% отнимает изменение планов в процессе внедрения. Самое большое упущение при ведении проекта – отсутствие систематического мониторинга. Это ведет к снижению конечного эффекта на 20-25%.  Однако участники конференции подчеркнули, что при исполнении проекта одним из главных является правильный выбор команды внедрения. То есть, и здесь «человеческий фактор» оказывается основой успеха.

На конференции также были представлены примеры автоматизации различных процессов управления корпоративным контентом с помощью ECM-систем. Представители компаний SAP и OpenText рассказали о своих продуктах в этой области.