Digital Design автоматизирует договорной процесс в сети чайных «Чайная ложка»

Решение о внедрении системы электронного документооборота руководство «Чайной ложки» приняло в начале лета 2006 года. Ведение дел на бумаге стало отнимать много времени и замедлять темпы развития сети. Из нескольких рассматриваемых СЭДО была выбрана система DocsVision. Работы по внедрению начались в июле 2006 и были завершены в октябре того же года. В начале марта специалисты Digital Design приступили к автоматизации процесса работы с договорами. Будет создан единый электронный архив договоров, настроена регистрация договоров и поддержка их сканирования, а также хранение в электронном виде в иерархической структуре папок.

Для обеспечения конфиденциальности документов и более упорядоченной работы с ними будет разработана система прав доступа на отдельные папки и документы группам сотрудников или отдельным сотрудникам, организована совместная работа (поиск и доступ к хранимым документам). Также на основе существующей в «Чайной ложке» системы согласования договоров бизнес-консультанты Digital Design автоматизируют процесс заключения договоров.

Механизмы DocsVision позволяют создавать, маршрутизировать и контролировать поручения по документам. На прошлом этапе работ были сформированы отчеты по контролю исполнительской дисциплины. Теперь благодаря СЭДО можно будет не только сделать договорную работу более быстрой и отнимающей меньше ресурсов, но и контролировать все звенья договорного процесса, выявляя слабые места и ликвидируя их.

Одновременно в системе смогут работать до 25 пользователей.

«Чайная ложка» существует на рынке с 2001 года. Сегодня – это самая быстроразвивающаяся сеть чайных в Санкт-Петербурге. Ежемесячно «Чайную ложку» посещают более 350.000 человек.