Руководство «Газпрома» переходит к работе с электронными документами

Основной целью проекта стало создание принципиально новой системы документооборота, основанной на работе с электронными документами. В результате тендера, проведенного ОАО «Газпром», к этому проекту была привлечена компания IBS. Заказчиком проекта со стороны «Газпрома» выступило ООО «Газпром информ» – дочерняя сервисная ИТ-компания Группы Газпром. 

В настоящий момент в САД работают сотрудники Аппарата Правления, а также секретариаты департаментов администрации «Газпрома» – всего около 400 пользователей. В систему были загружены около 4 млн архивных документов за период с 2004 по 2011 годы. Теперь в ней осуществляются создание, регистрация, сканирование документов, обеспечиваются процессы согласования и исполнения, архивное хранение. С начала этого года уже заведено более 65 тыс. новых документов. В качестве основы для разработки САД использовалась платформа EMC Documentum. Работы были проведены в достаточно сжатые сроки: с момента инициации проекта до запуска системы в промышленную эксплуатацию прошло 14 месяцев. Это стало возможным благодаря тесной работе между проектной командой IBS и специалистами ООО «Газпром информ». 

В течение ближайших месяцев охват САД существенно расширится. Будет реализована полная поддержка жизненного цикла документа в электронном виде: создание, регистрация, рассылка исполнителям, контроль исполнения, хранение. Одновременно устраняются полученные замечания и улучшается уже внедренный функционал для большего удобства пользователей. Ведется разработка и внедрение новых функций: гиперссылки на документы, электронно-цифровая подпись, возможность работы на мобильных устройствах в режиме удаленного доступа, возможности работы с договорами и ряд других полезных нововведений, обеспечивающих удобство и быстродействие новой системы. К концу апреля к системе будут подключены сотрудники, ответственные за исполнение документов в департаментах администрации «Газпрома». Число пользователей достигнет 2000 человек. Уже проведено их обучение работе с системой. 

Непосредственно для высших руководителей «Газпрома» будет разработан специальный интерфейс рабочего места, причем он будет доступен как со стационарного компьютера или ноутбука, так и с мобильного устройства под управлением iOS. В системе можно будет быстро, одним щелчком согласовать документ или наложить резолюцию с использованием ЭЦП, проконтролировать ход его исполнения. 

Таким образом, в новой системе смогут работать как сотрудники администрации, так и непосредственно высшие руководители «Газпрома». Использование САД позволит отказаться от подавляющей части объема бумажного документооборота и заменить его более эффективным электронным документооборотом. Система представит пользователям удобный доступ и инструменты работы с документами, за счет чего ускорятся процедуры делопроизводства, одновременно улучшится контроль исполнения документов. 

Учитывая значительный поток документов, проходящий через администрацию «Газпрома», и важность своевременного исполнения этих документов для деятельности всей компании и ее дочерних структур, ожидается, что внедрение САД принесет ощутимый экономический эффект. 

«Несомненно, что работа с крупнейшей компанией России, какой является Газпром, имеет свою особую специфику. Поскольку данный проект непосредственно затрагивал работу аппарата правления и администрации Газпрома, то есть самый высокий уровень управления в компании, то сложность выполнения проекта и наша ответственность как исполнителя многократно возросла. Я хотел бы особо поблагодарить всех задействованных в этом проекте сотрудников Газпрома и особенно руководство департамента управления делами Аппарата правления за сотрудничество и оказанную помощь, они внесли неоценимый вклад в конечный успех проекта», – отметил заместитель генерального директора, директор департамента по работе с предприятиями промышленности и ТЭК компании IBS Виктор Насыров.