Дорога к цифровым архивам

- Какие вызовы сейчас наиболее остро стоят перед архивами в целом и перед сегментом решений для архивов, в частности?

На сегодняшний день одна из важнейших задач архивов – это работа с электронными документами. Ни для кого не секрет, что автоматизация архивов – задача, которая казалась менее важной в сравнении с автоматизацией оперативного делопроизводства до того, как актуальными стали вопросы работы с электронными документами. Например, мало уделялось внимания обеспечению юридической значимости в процессе хранения документов в организации – это связано с обеспечением таких характеристик электронного документа, как аутентичность, достоверность, целостность и воспроизводимость.

Сейчас ситуация изменилась, поэтому перед архивами стоит вопрос, какими средствами обеспечивать вышеуказанные характеристики электронных документов для того, чтобы электронные документы могли полноценно выполнять свою роль в деловой деятельности организации.

В свою очередь перед программными продуктами стоит задача обеспечить необходимые технические и бизнес-процессы архива организации в соответствии с законодательством. Здесь следует отметить, что если для управления бумажными документами информационные системы выступали полезным помощником, то для электронных документов – это необходимое условие существования.

Новый взгляд на «Архивное дело»

- На так давно вышло обновление «Архивного дела» на «ЭОС Платформе». Каковы основные направления развития решения, и чем они обусловлены?

Система «Архивное дело» — продукт более чем с пятнадцатилетней историей и на протяжении этого времени в своем развитии опирался в первую очередь на тенденции той отрасли, для работы в которой он создан. Поэтому мы ориентируемся на тренды трансформации сферы документоведения и архивного дела. А сегодня один из важнейших фокусов – архивное хранение электронных документов.

Большое количество наших клиентов – это организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов. Поэтому однозначно важным ориентиром для команды разработки продукта является развитие законодательства в сфере управления документами и информацией. Так, тема архивного хранения электронных документов вызывает массу вопросов, не все моменты обеспечения ключевых нормативно закрепленных аспектов работы с электронными документами ясны конечному потребителю. Это усложняет принятие решений о выборе продукта и, как следствие, влияет на развитие информационных продуктов, которые должны быть максимально гибкими в условиях неопределенности.

Адаптивность и способность к кастомизации современных информационных систем – также важный тренд, на который мы ориентируемся. Система «Архивное дело» реализована как бизнес-приложение для системы «ЭОС Платформа», которая развивается как low-code/no-code система.

- Каким образом выбирается направление для улучшения?

- Учитывая обозначенные направления, мы выбираем наиболее острые проблемы наших клиентов и рынка и решаем их. Так, в условиях неоднозначных норм законодательства мы разработали подход к хранению электронных документов на основании формирования доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системой архивного хранения с гарантированным долговременным обеспечением целостности. Решение обсуждали как внутри нашей экспертной группы, так и с коллегами из Росархива, с которым мы поддерживаем рабочие контакты по методическим вопросам.

Используемые в данном решении алгоритмы хэширования значительно превышают надежность сертификатов электронных подписей, есть возможность настроить незамкнутый набор алгоритмов в соответствии с государственными стандартами и локальными требованиями к безопасности. Кроме того, мы предоставляем методические услуги в подготовке нормативных правовых актов организации, закрепляющих выбранный подход в работе с электронными документами.

- Это исключительно российская практика?

- Наш подход соответствует международным стандартам, например, таким как OAIS (стандарт ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве — Открытая архивная информационная система — Эталонная модель», Space data and information transfer systems — Open archival information system (OAIS) — Reference model – прим. ред.) Но при этом наш продукт может совмещать сопровождение бумажного архива и полноценную организацию электронного, причем в части работы как с электронными документами, так и со скан-копиями.

Это позволяет до двух-трех раз увеличить скорость выполнения рутинных задач архивистов, организовать быстрый регулируемый доступ к информации и полностью соответствовать требованиям законодательства в архивной сфере.

- Расскажите, пожалуйста, о тех проектах, которые уже реализованы с использованием решения. Есть ли среди них уникальные?

- В нашей экосистеме продуктов для организации документооборота мы выстраиваем последовательный процесс обеспечения жизненного цикла документа: от подготовки проекта документа или его поступления из внешнего источника до соответствующего оформления факта уничтожения документа. Для процессов оперативного делопроизводства предназначена система «ДЕЛО», для архивного хранения — система «Архивное дело», при этом передача документов из одной в другую происходит по установленному формату, а в части электронных документов — с использованием специальных технических решений.

На данный момент существует более 300 клиентов, работающих с системой «Архивное дело», многие уже сейчас переходят на работу с новой импортонезависимой версией. Если говорить о самых знаковых проектах, то органы Прокуратуры Российской Федерации использовали возможности организации нескольких архивов в одной системе. Это одно из крупнейших внедрений по числу пользователей и объектов автоматизации.

Так же можно отметить еще одно внедрение, уже в области применения нашего подхода в работе с электронными документами. Речь идет об автоматизации архивов в Ростовской области. Этот проект можно назвать уникальным как по объемам, так и по глубине проработки методических вопросов в локальных нормативных актах в области работы с электронными документами, которые были подготовлены нашими специалистами.

Ставка на гибкость

- Каковы планы по развитию решения? В каких направлениях оно пойдет и как часто будут выпускаться обновления?

В ближайших планах кастомизация состава отображаемых данных в разделах системы. Гибкость решения – это один из важных векторов развития.

В следующей версии мы добавим комплекс функциональности для работы с запросами на выдачу любых видов материалов, которые будут учитывать и хранить в системе «Архивное дело». Пользователи системы смогут направлять архивистам запросы и получать подготовленные материалы в системе, в том числе и контейнеры с электронными документами.

Важное направление, над которым мы работаем – это усовершенствование работы с электронными документами в архиве организации. В частности, это процесс уничтожения электронных документов. Это один из сложнейших вопросов, где необходимо учитывать концепцию «остаточных реквизитов». Для следующей версии готовим максимально гибкое решение, с возможностью настройки объема уничтожаемой информации о документах и делах и подробным протоколированием этого процесса.

Также мы планируем создание опции «Архив научно-технической документации», которая расширит перечень систем документации, с которыми можно работать в системе.

Важно отметить, что работа с обратной связью клиентов и партнеров занимает значительное место в жизни команды разработки, поэтому обновлений системы может быть несколько в год, однако сложившаяся практика выпуска новых версий – это ежегодные релизы.

Взгляд в будущее

- Какие тренды для архивного дела в ближайшие несколько лет будут, на ваш взгляд, определяющими, и как это будет учитываться в работе над решением?

Для документоведения и архивного дела, на мой взгляд, важными будут вопросы долговременного хранения электронных документов в самом широком смысле. И это не только обеспечение аутентичности, достоверности и целостности, что необходимо решать и решается различными способами уже сейчас, но особенно острым станет вопрос конвертации и миграции в новые форматы для использования хранимой информации. Это неизбежные вызовы, обусловленные как развитием новых технологий, так и утратой позиций на рынке многими решениями, которые используются сегодня. Здесь имеют значения и сами непосредственно форматы хранения данных, и программное обеспечение для воспроизведения, в особенности проприетарное.

Технические особенности электронных документов уже оказывают влияние на состав и порядок выполнения рядовых задач архивистами, и это влияние будет возрастать. Значительно изменятся требования к специалистам, которые занимаются вопросами хранения документов в организации.

На мой взгляд постепенно глобально изменятся подходы к учету и систематизации дел и документов в архивах. Такие устоявшиеся веками понятия как единица учета и единица хранения уже имеют вариативность в некоторых системах документации. Однако нормативная база не всегда дает точные ответы на вопросы, которые стоят даже перед организациями-источниками комплектования государственных архивов. В свою очередь, корпоративный сектор ориентируется не только на установленные практикой и нормативной базой положения по организации хранения документов, но зачастую в большей мере на деловую необходимость хранить те или иные документы сверх нормативно установленных сроков хранения, на специфику бизнес-процессов при определении порядка систематизации документов. В таких условиях нас ждет большое разнообразие задач для развития информационных систем, мы следим за «настроением» отрасли и планируем развитие своих решения в соответствии с тем, что происходит вокруг.