Елена Иванова, руководитель управления маркетинга ЭОС: «У ЭОС уже давно есть линейка современных решений, отвечающая всем требованиям бизнес-пользователей, но работа над юзабилити и развитием функциональности – процесс, который никогда не прекращается»

- Действительно ли требования организаций к СЭД выросли в последнее время?

- Верно. Организациям сейчас недостаточно просто автоматизировать документооборот: они хотят управлять проектами и бюджетами, им необходимы инструменты для менеджмента качества и тайм-менеджмента, для проведения совещаний, управления рабочими командами, а также нужны корпоративные порталы и многое другое. Наши системы уже позволяют это делать. Так что фактически производители СЭД и ECM сейчас вышли на смежные рынки.

Кроме того, сейчас есть спрос на отраслевые решения, поэтому мы предлагаем отдельные продукты для страховых и юридических, строительных, медицинских и логистических компаний. У каждой отрасли есть свои специфические задачи и процессы, которые мы изначально учитываем в наших продуктах.   

- Касаются ли повышенные требования интерфейсов СЭД?

- Я бы сказала, что они не повышенные – они просто иные. Современный пользователь привык к тому, что все программные продукты, с которыми ему приходится сталкиваться в повседневной жизни, интуитивно понятны, не приходится долго изучать их функционал. Открыл приложение – и сразу все понятно и просто. И этот опыт переносится на бизнес-решения. Они также должны быть простыми, понятными, доступными и удобными. А информация, с которой приходится работать конечному пользователю, должна быть представлена максимально наглядно, чтобы не приходилось долго разбираться в ней, выделяя главное. И эти тренды касаются не только СЭД – это требования ко всем современным IT-решениям, так что здесь мы просто идем в ногу со временем. Таковы потребности поколения Z, которые в свою очередь «заражают» всех окружающих – и мы обязаны с ними считаться, потому что это будущее.  

- Каким образом идет модернизация интерфейсов? Изучается ли опыт пользователей? Учитываются ли их пожелания?

Конечно, мы в первую очередь опираемся на пользовательский опыт. Мы всегда стремимся получать от наших клиентов обратную связь по удобству работы. Да и наши клиенты достаточно активны в этом плане и охотно сами генерируют отзывы. Ведь нам по-другому нельзя, потому что с системами ЭОСа люди работают целыми днями и очень плотно, много, постоянно. Поэтому тут на первый план выходит удобство работы, быстрота, эргономика самих интерфейсов. Нам важно, чтобы пользователи не делали ни одного лишнего клика или действия. И я считаю, что нам этого удается достичь благодаря тому, что за эти годы опыт разработки подобных систем, да и опыт общения с пользователями у нас накопился огромный. И именно такой опыт дает нам возможность предлагать клиенту максимально эргономичные решения.

- ЭОС начал работу над обновлением интерфейсов более года назад. Можно ли считать, что юзабилити на данный момент приведено в актуальное состояние и меняться не будет?  

Работа над юзабилити – процесс, который никогда не прекращается. Нельзя сказать: сделали, выпустили и забыли. У ЭОС уже давно есть линейка современных решений с актуальными функциями, дизайном и интерфейсом, отвечающая всем требованиям бизнес-пользователей, но функциональность наших систем постоянно развивается, соответственно появляются новые возможности, кнопки, процессы и т.д. и все это нужно органично встроить в существующую систему и ее логику. Кроме того, мы всегда стремимся в своих разработках учитывать все самые современные и передовые тренды в области юзабилити в корпоративных информационных системах.

- Что нового появилось в последних версиях решений ЭОС?

- В ECM-системе EOS for SharePoint 4.3 мы расширили перечень поддерживаемых бизнес-процессов, предоставили пользователям дополнительные возможности адаптации и настройки интерфейса в соответствии с конкретными потребностями пользователей и организации, а также несколько изменили дизайн. В результате процесс работы в системе еще более упростился, весомая часть операций с документами и задачами выполняется автоматически. Кроме того, мы используем механизмы визуализации и интеллектуальные технологии обработки данных, обновили функционал мобильных приложений.

Рабочий стол пользователя в EOS for SharePoint 4.3

Проанализировав особенности восприятия пользователями регистрационных карточек, списка задач, «дерева» связанных документов и других элементов, на основе полученных данных мы модернизировали интерфейс таким образом, чтобы минимизировать время, которое уходит у пользователя на восприятие и анализ информации из ECM-системы. Так что теперь пользователи EOS for SharePoint будут быстрее принимать решения по документам. Например, теперь все данные регистрационной карточки документа отображаются на одном экране, кликать и переходить на другие экраны не требуется, поэтому всю информацию можно просмотреть буквально за секунду. Так как объемы документооборота в организациях, с которыми мы работаем, весьма существенны, то и экономия времени будет значительной.

Карточка документа

- Верно ли, что визуализация – это один из важнейших трендов последнего времени?

- Одним из определяющих качеств поколения Z, о котором я уже упоминала, является клиповое мышление. И это вполне логичное развитие: количество информации растет, поэтому, разумеется, она гораздо легче воспринимается не в длинных текстах, а в картинках, иконках – т.е. необходима максимальная наглядность. Мы в своих решениях используем именно такой подход.

Так, в EOS for SharePoint 4.3 визуализированы маршруты согласования и другие бизнес-процессы. Теперь не надо вчитываться и разбираться, на каком этапе согласования находится в данный момент документ – это видно сразу. Это опять-таки сокращает время на принятие решений. Например, если документ где-то «застрял», можно моментально определить, кто из сотрудников отвечает за этот этап и решить проблему.

Маршрут движения документа

Timeline-технологии позволяют сформировать журнал действий по отдельному документу и вывести его в таблице, где будут указаны дата, время, действия по каждому из сотрудников, участвующих в процессе. Это делает процесс работы надо документами прозрачным, понятным и быстрым.

- Вы сказали, что число автоматизированных действий выросло. Это также призвано упростить процесс работы с документами?

- Конечно. Часть операций, которые совершают сотрудники при работе с документами, являются рутинными: они занимают много времени и их можно было автоматизировать – мы сделали это благодаря использованию интеллектуальных технологий обработки данных.

Теперь формировать поручения можно автоматически на основании анализа контента. Например, часть полей при регистрации заполняются автоматически в соответствии с шаблонами, которые связаны со справочниками или связанными документами – в том числе, письмами. Есть и другие варианты. Так, система при регистрации документа анализирует, кто является автором и исполнителем, какова тема и так далее, а затем из доступного списка выбирает подходящее поручение. 

Карточка поручения

Оптимизирована работа при регистрации документов, теперь пользователи могут использовать шаблоны. При регистрации документов система автоматически из настроенного шаблона заполняет всю необходимую информацию в карточке документа. Это также позволит в разы сократить время обработки документов.

Также мы добавили функциональность автоматической проверки комплектации файлов, прикрепляемых к карточке при регистрации. Если по какой-то причине нет файлов основного документа и приложений к нему, система просигнализирует о необходимости их добавить. Кроме того, теперь можно автоматически списывать документы в дело – «по цепочке» или одномоментно, всей папкой. Так что работать с документами становится все проще, а процессы идут все быстрее. 

Контроль комплектации пакета документов

- Мобильные решения меняются так же быстро?

- Мобильным решениям мы сейчас уделяем не меньше внимания. Это, прежде всего, связано с тем, что мобилизация - один из главных векторов развития корпоративных систем.

Поэтому мы постоянно добавляем новый функционал. К примеру, в приложениях под Android мы хотим реализовать дерево поручений, занимаемся повышением юзабилити. В наших более долгосрочных планах - возможность отображения дерева виз и подписей, создание подчиненных виз, просмотр связанных документов и другая более тесная интеграция с СЭД.

Что касается уже появившихся функций, то, например, сейчас уже можно через мобильное приложение проводить полнотекстовый поиск по всей базе данных, просматривать связанные документы и так далее. Также мобильные решения развиваются по пути создания инструментов для time management, добавятся возможности для отслеживания исполнительской дисциплины и реагирования на ее нарушения и многое другое.

Так что сейчас мобильные приложение – это полнофункциональный инструмент, позволяющий полноценно работать с информацией в различных разрезах. Пользователи хотят просматривать новости с мобильного устройства и в соответствии с ними выдавать поручения или интегрировать поручения в календарь, чтобы повысить эффективность распределения времени. Это все реально.

- Как будут изменяться СЭД и ECM в дальнейшем?

- В наших ближайших планах – запуск СЭД «ДЕЛО» под управлением российской СУБД Postgres Pro. Мы получаем массу запросов от наших пользователей на решения на СУБД Postgres Pro и на ALT Linux, поэтому работаем в этом направлении. Если же говорить о функционале и юзабилити, то в первую очередь мы будем работать над повышением удобства мобильных приложений, кроссплатформенностью, возможностью создавать динамические отчеты и получать разнообразную аналитику и так далее.