СЭД на вырост. В Аппарате Правительства Ставропольского края внедрили «Дело»

- Каким образом осуществлялся документооборот до внедрения СЭД «Дело», и что именно не устраивало в том процессе?

До внедрения СЭД «Дело» в Аппарате Правительства Ставропольского края для автоматизации деятельности делопроизводственных служб использовался программный комплекс «Делопроизводство». Данная программа не в полной мере удовлетворяла задачам автоматизации документооборота на уровне региона. Помимо данной программы, для контроля исполнения нормативных правовых актов использовалась программа, разработанная специалистами Аппарата Правительства Ставропольского края. При этом приходилось вести двойную работу, регистрировать в одной программе, затем дублировать информацию в другой для осуществления контроля исполнения нормативных документов. В органах исполнительной власти кто-то также своими силами разрабатывались решения, кто-то вел документооборот на бумаге. Взаимодействие между органами исполнительной власти осуществлялось посредством электронной почты. В 2008 году уже сложилось полное понимание того, что существующая система не соответствует растущим требованиям и руководством Аппарата Правительства Ставропольского края совместно с Комитетом Ставропольского края по информационным технологиям и связи (на сегодняшний день его функции переданы Министерству энергетики, промышленности и связи Ставропольского края) было принято решение о создании единого документационного пространства региона на общей программной платформе.

- Расскажите, пожалуйста, о причинах выбора СЭД «Дело». Какие преимущества или особенности решения позволили сделать выбор в его пользу?

Перед тем, как принять решение о внедрении системы «Дело», нами была проделана огромная работа: наши сотрудники принимали участие в семинарах, посвящённых автоматизации делопроизводства, изучали рынок программного обеспечения. Кроме того, для обмена опытом наши специалисты выезжали в ближайшие регионы, где использовались разные системы электронного документооборота, приглашали разработчиков, и даже устанавливали решения, чтобы сотрудники на реальных документах могли протестировать их функционал.

Результатом проделанной работы, стало принятие решение о внедрении СЭД «Дело», так как система содержит весь необходимый нам функционал, интерфейс решения оказался достаточно удобным, а сама СЭД соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота. Также мы учли и наличие богатого опыта успешных внедрений.

- Каковы проходило внедрение? Если можно выделить этапы, то каковы были их цели и почему была выбрана именно такая последовательность внедрения?

Первый этап внедрения СЭД «Дело» завершился в июле 2011 года. В результате реализации первого этапа было введено в эксплуатацию 300 рабочих мест системы «Дело», система была установлена на рабочих местах сотрудников подразделений документационного обеспечения Аппарата Правительства и всех органов исполнительной власти края, на рабочих местах сотрудников секретариатов и сотрудников, выполняющих функции делопроизводителей в структурных подразделениях Аппарата Правительства. В органах исполнительной власти внедрялась система по нескольку рабочих мест для того, чтобы автоматизировать и привести к единообразию организацию ведения делопроизводства, а также для того что бы организовать обмен документами между ними. В Аппарате правительства, помимо участков регистрации, по одному рабочему месту было установлено в каждое подразделения для оперативной передачи документов, улучшения исполнительской дисциплины и качества контроля. Также было разработано 30 дополнительных форм отчетности.

В рамках второго этапа (октябрь – ноябрь 2011 года) были приобретены дополнительные места для сканирования бумажных документов и перевода их в электронный вид (в итоге их стало 39), а также опция «Управление процессами» и серверная лицензия на подсистему «ДЕЛО-Web» для реализации функции контроля исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Губернатора Ставропольского края, а также правовых актов Губернатора Ставропольского края и Правительства Ставропольского края. Разработано более 60 дополнительных форм отчетности. В рамках реализации данного этапа также была осуществлена интеграция ведомственной базы данных Министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края с центральной базой данных Правительства Ставропольского края. Министерство труда и социальной защиты населения Ставропольского края начало использовать СЭД «Дело» для автоматизации делопроизводства еще с 2008 года. В их базе было 180 рабочих мест. Решение об интеграции было принято, так как все органы исполнительно власти объединены в единую базу.

Третий этап начался в декабре 2011 года. В рамках этого этапа были приобретены дополнительные рабочие места для Аппарат Правительства СК и органов исполнительной власти. В итоге в СЭД «Дело» стало работать 532 пользователя. Для общения с администрациями муниципальных образований Ставропольского края было закуплено 32 рабочих места, по одному на каждую администрацию. Для них были созданы и настроены отдельные базы данных. А для общения с Администрацией города Ставрополя приобретена система опции «Сервер электронного взаимодействия».

В 2012 году происходило дальнейшее расширение системы. Было автоматизировано практически 100% рабочих мест Аппарата, рабочие места СЭД «Дело» установлены в каждом отделе в органах исполнительной власти. Помимо перечисленного выше, базы данных СЭД «Дело» развернуты во всех органах местного самоуправления края. В качестве пилотного проекта с тремя муниципалитетами запущен обмен данными посредством «Сервера Электронного Взаимодействия».

В данный момент специалистами ГК «Бизнес ИТ» осуществляется расширенная техническая поддержка системы «Дело».

- Расскажите, пожалуйста, с какими особенностями пришлось столкнуться, потребовалась ли интеграция с какими-либо уже используемыми ИТ-системами и так далее?

Внедрение системы электронного делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» в аппарате Правительства Ставропольского края, в органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований осуществлялось ставропольским партнером компании «Электронные Офисные Системы» группой компаний «Бизнес ИТ» в тесном сотрудничестве со специалистами нашего учреждения (Государственное казенное учреждение Ставропольского края «Краевой центр информтехнологий»), являющегося оператором инфраструктуры электронного правительства Ставропольского края и региональной системы межведомственного электронного взаимодействия Ставропольского края.

Все этапы внедрения были спланированы, согласованы и подробно описаны в частном техническом задании на первом этапе. Были утверждены графики обследования, обучения и запуска. Это позволило заранее подготовить пользователей к переходу на новую систему. Самым сложным моментом внедрения стал отказ от перерегистрации документов в органах исполнительной власти.

В процессе внедрения пришлось осуществить перенос данных из ранее используемых систем – из программного комплекса «Делопроизводство» и программы контроля исполнения нормативных правовых актов.

В рамках третьего этапа было организованно сопряжения системы «ДЕЛО» и автоматизированной системы «Обращения граждан» для обеспечения возможности информационного обмена с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций (УРОГ).

- Как осуществлялось обучение персонала?

Обучение пользователей было решено проводить в несколько этапов. Первоначально было проведено групповое обучение пользователей, в рамках которого рассматривались основные понятия и определения, общие принципы и схемы работы, а также функциональные возможности системы. А затем обучение продолжилось в индивидуальном порядке на рабочих местах пользователей на реальных документах.

Еженедельно проводилась аппаратная учеба, на которой рассматривались вопросы и ошибки возникающие в процессе работы. Подобный подход позволил значительно упростить и ускорить процесс освоения новой системы. Помимо пользователей проводилось обучение технологов, системных администраторов и прикладных программистов СЭД «Дело».

- Каких результатов удалось добиться благодаря проекту?

В настоящее время в системе «Дело» работает порядка 1500 пользователей. Создано единое документационное пространство региона, позволяющее организовать оперативное межведомственное взаимодействие. Автоматизирована рассылка нормативных документов, которые отправляются в администрации муниципальных образований СК только в электронном виде.

В качестве пилотного проекта запущен обмен данными посредством «Сервера Электронного Взаимодействия» с Думой Ставропольского края и администрациями Ставрополя, Невинномысска и Шпаковского района. Также налажен обмен документами с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

- Каковы планы по развитию проекта? 

Оглядываясь назад, можно сказать, что проделана значительная работа. Но и сделать еще предстоит немало. В ближайшем будущем мы планируем доработать нормативно-распорядительные документы, регламентирующие обмен документами в электронном виде, организовать юридически значимый документооборот.

Наш регион еще не подключен к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО). Решить данный вопрос мы также планируем в ближайшем будущем.

Сейчас мы тестируем мобильное решение «Портфель руководителя», которое позволит руководителям региона иметь оперативный доступ к информации, что значительно повысит качество принимаемых решений. От итогов данного тестирования будет зависеть его приобретение.