Заместитель начальника управления маркетинга компании «Электронные Офисные Системы», product-manager системы EOS for SharePoint Александр Осипов: «Система EOS for SharePoint версии 3.5 отличается высоким уровнем быстродействия»

- Александр, здравствуйте. Расскажите, пожалуйста, сколько времени заняла разработка новой версии EOS for SharePoint и какие специалисты ЭОС принимали участие в процессе разработки?

Разработка версии 3.5 системы EOS for SharePoint для платформы SharePoint 2010 заняла достаточно много времени, более полугода. Такой срок был обусловлен тем, что мы занимались глубокой переработкой архитектуры системы, а также значительным расширением функционала. При постановке задач мы ориентировались прежде всего на пожелания наших пользователей, а также партнеров. В процессе разработки новой версии EOS for SharePoint участвовали  аналитики компании, постановщики задач, программисты, тестировщики и другие специалисты по направлению SharePoint.

- На каких аспектах был сделан акцент в процессе разработки новой версии продукта?

В новой версии системы мы постарались сделать акцент не только на функционале, который, кстати, также изменился и был расширен по сравнению с предыдущей версией системы. Основной акцент в версии 3.5 мы сделали на увеличении производительности системы и повышение удобства в работе пользователей по сравнению с базовой версией платформы SharePoint.

Система EOS for SharePoint версии 3.5 отличается высоким уровнем быстродействия и предоставляет практически неограниченные возможности по масштабированию. В EOS for SharePoint одновременно могут работать от нескольких единиц  до нескольких тысяч пользователей. В новой версии мы постарались также улучшить юзабилити, добавили новый функционал и реализовали поддержку нашего iPad-приложения iEOS.

- Кстати, говоря о мобильности, какие новые возможности появились в 3.5 версии EOS for SharePoint для работы с мобильных устройств?

Система EOS for SharePoint уже давно имеет приложение для работы с документами и задачами с iPad – «Портфель руководителя». Это приложение, разработанное партнером ЭОС компанией «Бизнес-ИТ», зарекомендовало себя как удобное и стабильное,  и получило признание у ряда пользователей как СЭД «ДЕЛО», так и ECM EOS for SharePoint.

Расширяя линейку мобильных решений, в 2013 году мы разработали собственное приложение для iPad и символично назвали его iEOS. Наше приложение позволяет отображать всю информацию по документу, добавлять голосовые, текстовые и графические аннотации к нему, рассматривать, согласовывать, подписывать документы с помощью электронной подписи, работать с проектами резолюций, выносить множественные резолюции на документ с использованием стандартных текстов, искать документы, просматривать отчеты исполнителей и многое другое.

Менеджмент любой компании должен иметь удобный инструмент работы с документами и задачами, позволяющий в том числе работать и в режиме «офлайн». iEOS является именно таким инструментом и поддержку этого инструмента мы реализовали в EOS for SharePoint 3.5.

- Для каких устройств доступна работа с продуктом в мобильной версии и планируется ли расширить линейку, например, за счет продуктов для различных мобильных платформ?

Наверняка многие помнят слова песни: «нажми на кнопку - получишь результат». Они как нельзя лучше отражают главный принцип создания приложений для руководителей. Все должно быть функционально, максимально удобно и просто в использовании. Какое бы устройство ни использовал руководитель, он сможет получить доступ к документам, подписать их или выдать поручения и проконтролировать их исполнение с того устройство, которое он привык использовать. iPad, iPhone, ноутбук под управлением  Windows 7 и ноутбук или «планшет» под Windows 8. Для всех этих платформ у нас есть свои мобильные приложения.

Более того, у ЭОС есть отдельное приложение под названием «Мобильный кабинет», которое может быть интегрировано с EOS for SharePoint. «Мобильный кабинет» позволяет работать с документами с помощью любого email-клиента, будь то телефон, Android-устройство или даже холодильник, подключенный к сети Интернет и имеющий email-клиент. Таким образом, руководители могут подобрать оптимальный набор приложений и использовать только их. При желании даже не заходя в саму систему EOS for SharePoint.

- Насколько в целом такой функционал как возможность работать с продуктом с мобильных устройств востребован сегодня заказчиками и наблюдаете ли вы увеличение спроса на этот функционал?

Возможность работы с корпоративными данными с мобильных устройств – это устойчивый тренд, который наблюдается на протяжении нескольких последних лет. Практически любая корпоративная система, не имеющая приложений для мобильных устройств, обречена на провал. Мы, конечно же, наблюдаем активный интерес со стороны наших заказчиков к мобильным приложениям, в частности, к возможности работы на iPad, который безусловно является самым популярным «планшетом» в России среди госслужащих, руководителей частных организаций и менеджмента среднего звена.

По нашему опыту, использование мобильных решений чаще всего начинается на втором этапе внедрения системы документооборота. Сначала настраиваются все процессы, подключаются основные бизнес-заказчики и исполнители, система заполняется данными, а через какое-то время в систему подключаются и руководители. Хотя бывает и наоборот, сначала руководители и менеджеры налаживают взаимодействие, а затем к системе подключаются делопроизводители и другие подразделения.

- Возвращаясь к самому решению EOS for SharePoint версии 3.5, какие новые возможности получил продукт с точки зрения функционала?

Реализована, пожалуй, одна из самых востребованных функций в рамках процесса исполнения  – делегирование полномочий, то есть делегирование доступа к документам, поручениям и задачам, созданные до наступления момента замещения. Теперь каждый сотрудник может сам в настройках системы указать постоянного или временного заместителя или помощника. Новая схема организации рабочего места позволяет быстро и удобно переключаться на замещаемого человека и видеть его задачи.

Кроме того, расширены возможности контроля. Теперь можно настроить выдачу предупреждений или прямых запретов давать «подчиненные» поручения в сроки, превышающие определенные для исполнения. Появились полноценные «каскады» поручений. Если сотрудник получил поручение, которое затем переназначено и исполнено уже другим, задача первоначального исполнителя автоматически становится исполненной.

Немаловажные изменения произошли и в рамках организации межведомственного взаимодействия (сквозного документооборота). Теперь пользователь системы может отслеживать статус исполнения документа как на местах (в ведомствах или филиалах), так и отслеживать общий статус исполнения всего документа. А при списании в дело в карточке документа сохраняются отметки прохождения и исполнения документа по самостоятельным подразделениям.

- Какие обновления произошли в новой версии системы с точки зрения интерфейса и какие новые возможности появились теперь у пользователей?

Еще с самых первых версий системы у каждого пользователя имелся личный сайт пользователя, где и происходила работа по исполнению и отслеживанию задач СЭД. Изучив опыт развертывания и использования личных сайтов, мы пришли к выводу о необходимости замены личных сайтов единым рабочим местом пользователя (РМ).

Рабочее место пользователя отличается от личных сайтов не только названием, но и принципами его использования и более удобным юзабилити. Теперь создавать, исполнять и отслеживать все свои документы и задачи стало значительно удобнее. Пользователь может работать с документами и проектами не выходя из рабочего места. В целом, улучшение юзабилити – этот тот важный аспект, над которым мы постоянно работаем.

- Расскажите, пожалуйста, о том, как в новой версии продукта реализована возможность подписания документов юридически значимой электронной подписью? На каких устройствах эта возможность реализована и по какой схеме?

В системе EOS for SharePoint, начиная еще с версии для SharePoint 2007, имелась возможность использования электронной подписи (ЭП) и шифрования хранимых в системе данных. EOS for SharePoint позволяет использовать ЭП как для подписания самих документов, так и поручений.

Также немаловажным фактом является возможность использования юридически значимой электронной подписи на мобильных устройствах в приложениях iEOS (для iPad) и «АРМ Руководителя» (для Windows 7).

Что касается использования ЭП на iPad – сегодня это весьма актуальный вопрос. В отличие от наших конкурентов, которые просто интегрировали КРИПТО-ПРО в свои мобильные приложения (а такой подход имеет ряд недостатков), мы пошли другим путем. Мы интегрировали iEOS и разработку от компании «Алладин Р.Д.» в виде смарт-карты с сертифицированной российской криптографией и соответствующий ридер.

Ключевое преимущество такого подхода заключается в том, что средством криптографической защиты информации является сама смарт-карта. В нее «вшита» собственная операционная система, которая в итоге и сертифицируется ФСБ. На данный момент ЭОС является единственной компанией на российском рынке СЭД, которая интегрировала это аппаратное решение.

- Планирует ли ЭОС запуск специальных маркетинговых акций в связи с выходом новой версии EOS for SharePoint и какие специальные предложения существуют для потенциальных заказчиков уже сейчас?

У нас уже существует целый ряд маркетинговых акций, предоставляющих выгодные условия приобретения системы. Среди них возможность перехода с других СЭД на EOS for SharePoint с очень хорошей скидкой. Кроме того, мы предоставляем скидки корпоративным партнерам, и у нас существует система накопительных скидок в зависимости от количества пользовательских лицензий. Специальные условия мы предоставляем  и для запуска «пилотных» проектов.

Отмечу также, что мы предоставляем 50% скидку на лицензии учебным заведениям России и СНГ для использования наших решений в рабочих процессах и бесплатно предоставляем лицензии учебным заведениям для изучения СЭД (в данном случае оплачивается только носитель с копией продкута и пересылка).

- Могли бы вы рассказать о дальнейших планах по развитию продукта EOS for SharePoint?

Если говорить про дальнейшие планы развития EOS for SharePoint, то основной упор мы будем делать как на развитие функционала самой системы и мобильных приложений, так и на проработку и улучшение юзабилити. Для этого мы провели анкетирование клиентов, сделали большую работу по проектированию интерфейса, привлекли лучших в России usability-специалистов и дизайнеров.

Результатом нашей работы будет совершенно новая версия системы EOS for SharePoint для платформы SharePoint 2013.

Интерфейс системы станет еще более удобным и современным, значительно улучшатся показатели пользовательского юзабилити. Рабочие столы пользователей, как и прежде, будут настраиваемыми как индивидуально, так и на группы пользователей (например, для делопроизводителей). Кастомизировать можно будет и элементы, необходимые для использования, и цвета, и выводимые данные и многое другое.

Что касается нововведений в версии для SharePoint 2013  с точки зрения функционала, то мы перенесем полностью все возможности системы с платформы SharePoint 2010. В том числе это коснется и архитектуры системы. Производительность системы будет также изначально оптимизирована и настроена на работу с большим количеством документов и под большую нагрузку.

Что касается EOS for SharePoint для платформы SharePoint 2010, то мы считаем, что сегмент СЭД для SharePoint 2010 будет актуален еще несколько лет, и поэтому также продолжаем развивать данную версию системы, ее функционал и юзабилити.

Более того, в самое ближайшее время мы планируем выпустить очередной дополнительный модуль к системе EOS for SharePoint 2010 для автоматизации управления совещаниями: от подготовки и проведения, до оформления и исполнения принятых решений.

Также в наших планах расширение продуктовой линейки решений для платформы SharePoint. В частности, выпуск решения для корпоративного портала и универсальный модуль заявок (офисные, ИТ, кадровые и любые другие).

- Возможен ли будет переход пользователей с EOS for SharePoint 2010 на версию для SharePoint 2013 и как он будет происходить?

ЭОС всегда относился с уважением и заботой к своим клиентам. Большинство из наших клиентов, (а у нас их более 6 тысяч), работают с нами по 5-10 лет, а некоторые и более. Что касается перехода с любой версии системы на более новую, то мы в рамках технической поддержки предоставляем новую версию бесплатно. Кроме того, мы предоставляем специальное программное обеспечение для «апдейта» системы и переноса данных и оказываем консультационную помощь.