Нужна ли автоматизация магазинам «у дома»?

Есть ли разница?

            По существу, бизнес-процессы небольших магазинов ничем не отличаются от процессов других форматов: супермаркетов и гипермаркетов. Только для последних вопрос автоматизации давно решенный, и сегодня трудно найти крупный магазин без современных касс, самообслуживания и пробивания товаров по штрихкоду. Разница в масштабах бизнеса здесь не играет большой роли: минимаркеты — такие же магазины, которым необходимо увеличивать клиентуру, повышать эффективность, сокращать издержки, то есть получать больше прибыли. Ничто не поможет владельцу магазина в этом лучше, чем система автоматизации.

            Но неужели нет отличий между автоматизацией больших гипермаркетов и маленьких магазинов, которые зачастую располагаются на первых этажах жилых домов? Конечно, они есть. В первую очередь, для минимаркетов важна экономичность предлагаемого им решения. Оно не должно содержать ненужных функций и модулей, например, блок CRM (позволяет управлять взаимоотношениями с клиентами) или конфигурацию по расчету и управлению персоналом, которая оправдана только при среднем и крупном штате (например, «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»). Предпочтение отдается универсальным программам, недорогому, но надежному оборудованию. Если эти тезисы учтены при выборе системы автоматизации, то предприниматель уже через 2 месяца окупит свои вложения в нее.

            Как это работает?

            Основная задача автоматизаторов — связать все бизнес-процессы в единую систему, которой можно управлять с помощью компьютера, установленного в бэк-офисе (рабочее место управляющего). Благодаря тому, что все программное обеспечение взаимосвязано с оборудованием, многие процедуры, которые раньше занимали много времени, проходят без участия человека — автоматически, что не только сократит количество необходимого персонала (а ведь им нужно платить зарплату), но и избавит от ошибок. При этом руководитель получает все необходимые инструменты для управления предприятием. Он может следить за делами фирмы, принимать эффективные управленческие решения, исходя из показателей в отчетности. Все необходимые цифры при этом не будут браться «с потолка» или высчитываться вручную — они поступают в режиме он-лайн с касс, электронных весов, терминала для сбора данных.

            Программное обеспечение

            При выборе между производителями программного обеспечения для автоматизации торговли следует обратить внимание на несколько немаловажных принципов:

• Популярность и распространенность программ. Это гарантия работоспособности и надежности решения, также не будут проблемами поиск и вызов специалиста, обучающие курсы.
• Обновляемость. Как известно, незнание законов не освобождает от ответственности. Поэтому вовремя не обновленная конфигурация программы, не учитывающая последние изменения в законодательстве, не освободит от претензий к регламентированному учету.
• Поддержка торгового оборудования. Чем больше производителей и моделей оборудования поддерживает система, тем шире выбор, а значит и выше вероятность найти оборудование, отвечающее всем требованиям как по цене, так и по качеству.
• Интеграция с другими программами (например, бухгалтерскими). Совместная работа программных продуктов в едином информационном пространстве облегчит работу с данными, избавит от повторного ввода данных в разные системы и, соответственно, от ошибок.

            1С для торговли

            Наиболее часто рекомендуемые программы, соблюдающие перечисленные выше принципы, — это «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Розница 8». Они взаимосвязаны с другими программами, такими как «1С:Бухгалтерия 8» (продукт для ведения регламентированного учета). Интеграция позволит формировать первичные документы автоматически, на основе данных из информационных баз вышеперечисленных систем. По необходимости в систему легко интегрируются другие программы, что важно учитывать, если планируется расширение бизнеса. Решения поддерживают торговое оборудование всех популярных производителей, а для помощи в настройках программы не составит труда найти специалиста по «1С».

            Оба продукта удовлетворят требования магазина «у дома»: регистрируют поступления товара на склад, его реализацию, перемещения, возвраты поставщику и покупателям, помогают при инвентаризации, создают отчеты по продажам, формируют заказы поставщикам, отслеживают товарные остатки и так далее. Чем же они отличаются?

            «1С:Розница 8» — более простой продукт по сравнению с «1С:Управлением торговлей 8». Он подходит большинству магазинов, ведет внутренний учет, отображает введенные данные, позволяет их хранить, но не анализирует и не предоставляет тех широких управленческих возможностей, которые есть у «старшего брата». В случае, если необходимо быстро и недорого автоматизировать точку продаж, «1С:Розница» — идеальное решение. Также программа обладает приятной особенностью: ее можно установить как в офисе управляющего, так и на кассах — обмен информацией между фронт- и бэк-офисами заметно упростится.

            «1С:Управление торговлей 8» — универсальный инструмент для легкого управления магазином, именно на его базе чаще всего проводят автоматизацию магазинов любых масштабов. Программа не только собирает данные с оборудования в зале, но и анализирует их. Эта особенность полезна для магазинов с небольшой площадью: руководитель обязан знать, какие продукты имеет смысл закупать, какие пользуются спросом и приносят больше всего прибыли (а это не всегда одно и то же), а от каких лучше избавиться. И в этом поможет программный продукт «1С:Управление торговлей 8». Система умеет составлять различные отчеты, используя данные с касс, электронных весов и терминалов. Нажатием кнопки будут доступны данные об оборачиваемости продуктов, их сроках годности и т.д. Благодаря автоматизации ассортимент магазина будет всегда востребован, на полках будет лежать только нужный покупателям товар по приятной цене — для этого в конфигурацию встроен сравнительный анализ поставщиков по цене и условиям поставки, и у директора будет возможность объективно оценить их, выбрать лучшего с лучшими ценами.

            Для ведения регламентированного учета на торговом предприятии необходимо также приобрести специализированную бухгалтерскую программу. Самым правильным выбором для организации станет «1С:Бухгалтерия 8», которая берет трудоемкую часть работы бухгалтера на себя — автоматически формирует первичную документацию, рассчитывает налог на прибыль, НДФЛ, ЕСН и т.д. Добавьте к этому возможность выгрузки информации из «1С:Розницы 8» или «1С:Управления торговлей 8» и получите удобную систему для управления всех аспектов деятельности магазина.

            Оборудование

            Комплексная автоматизация магазина включает в себя не только установку программных продуктов, но и современного торгового оборудования. Самым главным, конечно, является кассовый аппарат. При организации самообслуживания предприниматель экономит средства на продавцах. Товары покупатель выбирает самостоятельно, а расчет производится путем сканирования штрикода с упаковки на POS-терминале — современном аналоге кассовых аппаратов. Он обладает рядом преимуществ:

• большой пропускной способностью (отсутствие очередей будет несомненным преимуществом и поводом для покупателя прийти еще раз);
• минимизирует риск возникновения ошибок (сканеры штрихкода считывают информацию с упаковки товара, выводя краткую информацию о нем и цену, что избавляет от пересортицы и траты времени сотрудника на поиск нужного товара в системе);
• фиксирует продажу не только на чеке, но и в офисной программе (такой контроль позволит предупредить воровство персонала);
• при желании можно установить ограничение на изменение цены товара на кассе (персонал не сможет обмануть компанию и занизить цену отпускаемого продукта, положив разницу себе в карман).

            На кассу можно установить дополнительное оборудование для повышения комфорта покупателя (электронное табло), для безопасности денежных операций (детектор валют) и для реализации дисконтных программ по картам (считывающее устройство для карт). Последнее легко реализуется и в информационной системе — все скидки настраиваются и учитываются в программе.

            Можно легко организовать торговлю весовым товаром как в специальном отделе с привлечением продавца, так и на полках магазина. Для этого необходимо приобрести электронные весы, которые «знают» всю номенклатуру товаров и умеют автоматически распечатывать этикетки со штрихкодом, наименованием, ценой и весом продукта. Такие весы можно установить в специальном весовом отделе, или непосредственно на кассе, или на складе, где товар будет сортироваться и маркироваться прежде, чем попадет в торговый зал.

            С помощью терминалов для сбора данных в автоматизированном магазине даже инвентаризация проходит быстро и легко. Терминалом сканируются этикетки оставшихся в зале и на складе товаров, а затем эти данные выгружаются в систему, которая сравнивает фактический остаток с остатком по учету и выявляет расхождения. Экономия времени и трудозатрат персонала на инвентаризацию очевидна, и вероятность ошибок сведена к минимуму. Также терминал для сбора данных поможет принять товар, автоматически занося его в базу.

            Ответ на вопрос, нужна ли автоматизация магазинам «у дома», очевиден. Если руководитель хочет увеличивать прибыль предприятия, если он действительно хочет управлять делами торговой точки, расширяться, без автоматизации ему не обойтись. При этом необязательно вкладывать в программное обеспечение и оборудование огромные деньги. Существуют бюджетные решения, которые позволят открыть магазин за 2-3 дня и быстро вывести его на окупаемость. С системой автоматизации у предпринимателя в руках окажутся ценные инструменты, управляющие лояльностью клиентов, финансовыми делами, персоналом, взаимоотношениями с поставщиками. Лишать себя таких явных преимуществ — расточительно в наши дни.

Дарья Адаменко,

ИТ-холдинг «1-й Архитектор бизнеса»