Прививка от хаоса: почему компании с СЭД легко перешли на удаленку

Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС, среди вызовов начала удаленки называет наличие нужного числа компьютеров и готовность серверов и каналов связи к многократно возросшим нагрузкам. Также важно, чтоб хватило дополнительных лицензий, а приложения в условиях удаленного подключения были совместимы и работоспособны. Не стоит забывать и про обучение пользователей работе в новых условиях и безопасность ИТ-инфраструктуры.

Жизнь на удаленке

Наличие СЭД облегчило дистанционную работу многим организациям. Олег Коптуров, начальник отдела ИТ Национального Расчетного Депозитария, рассказывает: «С началом повсеместной удаленки мы перевели в СЭД как на основную платформу всю бумажную работу, в результате чего отточили все процессы, сделав СЭД неотъемлемой и незаменимой частью нашего взаимодействия. Согласование части документов стало полностью электронным, новые бизнес-процессы уже либо полностью регламентированы, либо будут регламентированы в ближайшем будущем».

Алина Смирнова, начальник отдела информационно-документационного обеспечения (ИДО) АО «Объединение «ИНГЕОКОМ», подчеркнула, что СЭД «ДЕЛО» являлась ключевым инструментом в переходе на удаленку, которое было осуществлено отделом всего за один день. «Фактически нам понадобилось только настроить удаленный доступ и перевести городской номер на мобильные телефоны. В нашей компании с помощью СЭД была выстроена система маршрутов движения документов, которая не претерпела изменений в режиме дистанционной работы. Поэтому никакой разницы в привычной для всех регистрации, направлении резолюций руководителей исполнителям, согласовании договоров работники не заметили. А понимание важности и значимости СЭД, несомненно, возросло», - говорит эксперт.

Дмитрий Завьялов, руководитель службы ИТ ОАО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ», максимально категоричен: «Основным достоинством СЭД стало ее наличие. Ранее автоматизированный процесс позволяет работать с документами в СЭД «ДЕЛО» без привязки к географии. Этот факт является ключевым применительно к удаленной работе».

Примечательно, что затронул этот тренд как бизнес, так и другие организации. Павел Музычкин, доцент кафедры информатики, начальник отдела эксплуатации СЭД ФГБОУ ВО «РЭУ им. Г.В. Плеханова», подчеркивает, что СЭД «ДЕЛО», которая внедрена в университете с 2006 года, сыграла важнейшую роль в обеспечении функционирования вуза в период удаленной работы и дистанционного обучения.

«Отличие документооборота вуза от документооборота других предприятий и организаций состоит в очень большой доле организационно-распорядительной документации: приказов и распоряжений по основной деятельности, приказов по личному составу, приказов по движению контингента обучаемых. Две трети документооборота университета приходится на перечисленные выше группы документов. Остановка выпуска приказов означает остановку деятельности вуза, - поясняет Павел Музычкин. – Благодаря тому, что процессы согласования и подписания приказов протекают в СЭД «ДЕЛО», переход на дистанционную работу произошел безболезненно. После некоторых колебаний мы предоставили пользователям системы «ДЕЛО» возможность работать в привычной для них среде, но через удаленный рабочий стол. В зависимости от назначенных прав они могли вызывать как «толстого клиента», так и ДЕЛО-Web. Тем самым была обеспечена непрерывность выпуска организационно-распорядительной документации».  

Тем, у кого СЭД на момент перехода на удаленку была не внедрена или не охватывала все предприятие, пришлось столкнуться с некоторыми проблемами. «Работать в СЭД «ДЕЛО» удобно на удаленке при условии работы в ней всех без исключения участников процесса, - отмечает Татьяна Сыродоева, начальник управления делами ОАО «ВНИИЖТ». – Однако, не все работники ВНИИЖТа на удаленке работают в СЭД «ДЕЛО», по этой причине работа затруднена, приходится дополнительно рассылать документы по электронной почте».

Разработчики видят в удаленке стимул для повышения зрелости работы в СЭД. «Многие пользователи в экспресс-режиме расширяли контур СЭД «ДЕЛО» для охвата возможно большего количества сотрудников. И если раньше мы говорили, что функции «ДЕЛО» используются, в среднем, только на 10-20 %, то в новых условиях «используемость» возможностей СЭД возросла в несколько раз, – рассказывает Сергей Полтев. – Среди наиболее актуальных дополнительных функций – применение электронной подписи и работа с мобильных устройств. Повысился интерес к интеграционным решениям, например, к возможности видеоконференцсвязи в СЭД».

Горизонт будущего

Сейчас, по прошествии более 5 месяцев с начала ограничительных мер в нашей стране, уже ясно, что «тестовый период» дистанционного режима работы многим понравился. Работодатели оценили возможность сократить затраты на содержание офиса. Сотрудники оценили сокращение времени, которое тратится на поездки в офис, и наличие относительной свободы от присмотра руководства. Так что после пандемии многие предприятия и организации ожидает пересмотр базовых принципов работы: ряд сотрудников так и останутся на удаленке. А, следовательно, зрелость в использовании СЭД может выйти на новые уровни.

«Когда мы вернемся в офис, СЭД останется основной платформой для документооборота, а обработку бумажных документов мы сведем к минимуму, - прогнозирует Олег Коптуров. – Возможно, станет удобным перевести на удаленную работу больший штат сотрудников, чем он был до марта. С технической точки зрения для поддержки коммуникаций будут более масштабно использоваться решения для видеоконференций (Skype for Business) и корпоративная система электронного документооборота (СЭД «ДЕЛО»)».

И даже тех, кто не готов оставаться в режиме удаленки, ждут некоторые изменения. «К хорошему привыкают быстро. Так и наши 400 пользователей СЭД «ДЕЛО», освоившись в период удаленной работы с доступом в свои кабинеты из-за периметра корпоративной сети, не желают с ним расставаться после снятия ограничений самоизоляции. Поэтому возврат в вуз на рабочие места, по существу, для них ничего не меняет, - поясняет Павел Музычкин. – Для нас это тоже вопрос, который мы должны обдумать, прежде чем откатывать права назад. Ведь неизвестно, будет ли вторая волна коронавируса, какие нас еще ждут неожиданности осенью. Однако очевидно, что над правами доступа нам придется как следует поразмыслить. Собирать всех после удаленной работы не требуется. Система «ДЕЛО» пронизывает всю вертикаль управления университетом как стержень, удерживая каждый документ, каждую резолюцию, каждый пункт протокола, плана или программы. Все под полным контролем».

Антон Фролов, представитель PFU Fujitsu в России и СНГ, отмечает, что, хотя сотрудники постепенно возвращаются в офисы, некоторые продолжают работать удаленно, и в таких условиях оцифровка бумажных документов становится еще более актуальной. «Очевидную необходимость применения систем документооборота многие оценили за время вынужденной удаленно-распределенной работы», - заявляет он.

При этом эксперт замечает, что выбор, оставлять ли сотрудников не удаленке или возвращать в офис, влияет и на потребности в сканерах для оцифровки бумажных документов. «Если сотрудник остаётся работать на удалёнке и ему необходимо периодически сканировать бумажные документы и сразу отправлять их в СЭД, то есть смысл присмотреться к персональным документ-сканерам, с помощью которых можно быстро отсканировать и отправить в нужное место информацию с бумажного носителя», - объясняет Антон Фролов. 

«Большая часть компаний и их ИТ-директоров в целом успешно справились со стресс-тестом «массовый переход на удаленную работу». Или, возможно, первой частью стресс-теста. Остались вопросы, связанные с обеспечением безопасности, отказоустойчивости, оптимальности процессов. В любом случае, пришло время в спокойном режиме оценить произошедшее и спланировать изменения на более длинном временном горизонте, обменяться опытом с коллегами», - резюмирует Сергей Полтев.