10 вопросов, ответы на которые надо получить, выбирая СЭД

Будем надеяться, что вы уже выбрали процессы, которые вы хотите автоматизировать в первую очередь, а также «лидера проекта», который осознает важность задачи, компетентен, заинтересован в успехе и обладает необходимыми полномочиями, определились с тем, сколько вы готовы потратить на перевод документооборота в электронный вид. Т.е. к процессу выбора решения вы подходите взвешенно и обдуманно – это очень важно.

Теперь рассмотрим, на какие вопросы надо получить ответы, чтобы определить, какая же СЭД та самая – очень нужная, эффективная, выгодная и перспективная. Заметим, что выбирать надо по совокупности собранной информации. Решать, основываясь, к примеру, лишь на данных о цене лицензий, не стоит – где-то может ждать подвох. В общем, спешить не стоит.

Итак, приступим.

• Кто будет внедрять?

Этот, казалось бы, простой вопрос на самом деле очень важен. Есть компании, у который собственный ИТ-отдел настолько высококвалифицирован, что его специалисты вполне могут самостоятельно провести внедрение. Беда в том, что такие компании, скорее, исключение, чем правило. Да и им необходимы будут консультации специалистов по конкретному решению.  

Тем компаниям, которые не хотели бы внедрять СЭД своими силами, нужно очень внимательно отнестись к выбору партнера. Некоторые вендоры ведут проекты сами, другие – как самостоятельно, так и через партнерскую сеть. Может оказаться, что в некоторых регионах в принципе не будет компании, готовой реализовать подобный проект – ведь далеко не все разработчики СЭД обладают широкой сетью партнеров, отвечающих за внедрение.

Важен и уровень компетентности выбранного подрядчика: стоит изучить опыт и реализованные проекты, в том числе – в конкретной отрасли. Если отраслевого опыта нет, это может оказаться первым тревожным звоночком.

• Каковы принципы работы техподдержки?

Мало кто, выбирая ИТ-решение, сразу думает о том, как будет осуществляться его техподдержка. И речь идет не только и не столько о том, что делать, если случился сбой, что-то перестало работать. Гораздо важнее помощь в каких-то простых вопросах эксплуатации, а также при обновлении. Здорово, если у компании есть возможность выбора уровня техподдержки – в зависимости от компетенции собственных специалистов можно будет не переплачивать. Однако в любом случае стоит обратить внимание, круглосуточная ли поддержка, работает ли она в выходные и праздничные дни, можно ли связаться со специалистами по телефону для ускорения взаимодействия и есть ли опция приезда специалиста в короткие сроки. Понятно, что везде «солому» не подстелешь, но минимизировать потенциальные сложности стоит.

• Какова доля рынка разработчика системы?

Возможно, кому-то покажется, что это слишком теоретический вопрос, который ни на что не влияет. На самом деле, это, конечно, не так. Чем крупнее вендор, тем более отлаженным является его решение – просто потому, что оно проверено рынком. К тому же компания, чья доля рынка хоть сколько-нибудь существенна, вряд ли исчезнет в неизвестном направлении. Проще говоря, он надежнее, чем «темная лошадка», даже если последняя обещает золотые горы.

• Каковы возможности масштабирования СЭД?

В мире нет ничего постоянного. Наверняка вы рассчитываете, что через года-два ваша организация станет больше – откроется филиал, новый офис, подразделение или хотя бы просто вырастет штат. И тогда вы столкнетесь с необходимостью масштабировать свою СЭД. От того, насколько это сложно, может зависеть то, не будет ли вынуждено ваше новое подразделение возить документы в головной офис «на перекладных».

• Есть ли возможность работать через веб-интерфейс?

Данный вопрос сейчас чрезвычайно важен. Чем бы ни занималось предприятие или организация, возможность работать через веб-интерфейс пригодится. Им могут пользоваться и сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе, и те, кто просто находится в командировке или отпуске.

• Есть ли мобильные приложения для данной СЭД?

Если вам кто-то скажет, что работать в СЭД со смартфона или планшета невозможно – не верьте. Сейчас смартфоны и планшеты – полноценные инструменты всех бизнес-процессов. Если руководителю необходимо завизировать договор, ему не нужно приезжать на свое рабочее место. И с каждым днем потребность в мобилизации СЭД будет только увеличиваться, поэтому пренебрегать ею не стоит – лучше сразу уточнить, есть ли мобильные приложения для конкретной СЭД.

• Насколько гибкой является система?

Вопрос очень важный, хотя ответ на него получить и не так просто – хотя бы потому, что оценки гибкости чаще всего субъективны и связаны с потребностями определенной организации. И все же позитивным показателем будет, к примеру, использование ролевой модели. Это означает, что каждому пользователю и процессу в СЭД будет назначаться определенная роль, предполагающая те или иные права доступа – такой подход существенно упрощает настройку, но при этом и обеспечивает ее гибкость в соответствии с поставленными задачами и особенностями отдельных категорий пользователей. Особенно если каждому пользователю может назначаться не одна роль, а несколько.

• Насколько дружелюбен интерфейс СЭД?

Представьте, что внедренная СЭД окажется такой сложной для пользователей, что они будут жаловаться или даже саботировать работу в ней. Не нравится?.. И правильно: необходимо заранее оценить, насколько вашим сотрудникам будет удобно работать в системе. Самый простой вариант – посмотреть скриншоты интерфейса системы или демовидео по работе с СЭД. К слову, если ни того, ни другого нет, стоит задуматься, почему.

Розочкой на торте будет возможность персонализированной настройки интерфейса для отдельного пользователя. Это не обязательно, но очень приятно для конечного пользователя, а следовательно, его лояльность к системе будет выше, как и эффективность работы в ней.

• Позволяет ли СЭД интегрировать ее с другими ИТ-системами?

СЭД не будет существовать в вакууме – ее неминуемо придется «связать» с другими ИТ-системами, используемыми в организации. Если вендор предлагает открытый API-интерфейс, то и процесс интеграции не вызовет существенных сложностей. 

• Какова совокупная стоимость владения?

И последнее, но весьма важное – цена. Необходимо понять, в какую сумму вам обойдется весь «банкет». Ошибкой будет считать, что нужно заплатить лишь за лицензии. Нужно также оценить, в какую сумму обойдется (и нужна ли) покупка дополнительного оборудования – серверов, ПК и так далее. Стоимость консалтинговых услуги и непосредственно внедрения и техподдержки тоже надо учесть.  

Конечно, ответы на эти вопросы не закрывают все нюансы, которые необходимо учитывать при выборе СЭД, но они являются основой для сравнения нескольких решений. Дополнительно заметим, что, получив все ответы и выбрав пул потенциальных поставщиков, стоит проверить их на актуальные маркетинговые акции для новых клиентов – это может помочь сэкономить, и существенно. Так, сейчас лидер отечественного рынка ECM-решений ЭОС предлагает приобрести популярные программные продукты СЭД «ДЕЛО» и ECM-систему EOS for SharePoint со скидкой. В зависимости от выбранного пакетного предложения скидка от стандартной цены по прайсу составит от 33% до 57%, а экономия IT-бюджета – до 260 тысяч рублей. Согласитесь, что это – приятный бонус, который также стоит учитывать. 

Узнать об акциях вендора можно на этой странице