Этюды о СЭД в госсекторе. Куда ведут тенденции

Проект первый. Движение к большему 

Организация электронного документооборота в российских госструктурах - одна из актуальных задач. Автоматизация процессов делопроизводства и документооборота в нашей стране сегодня на той или иной стадии продолжается во всех органах государственной власти на всех уровнях. Не является исключением и Государственная Дума РФ, где также идет этот процесс. 

Работа над практической реализацией идеи создания «Электронного парламента» в рамках большого системного проекта ГАС «Законотворчество» сегодня одно из основных направлений деятельности для соответствующих структур в Госдуме. Реализация этой основной идеи призвана сделать прозрачной для общества работу Государственной Думы РФ во всех ее многоаспектных видах деятельности: законодательной, представительской, взаимодействии с гражданами. 

В Госдуме России еще с 2010 года прорабатывались программы перехода на электронный документооборот, но до 2012 года результаты были скромными. Работа началась с анализа внутренней переписки и были выявлены те документы, которые могут быть переведены в электронный вид. С 2010 года циркуляция таких внутренних документов началась и продолжается по сей день. Но «вкрапления» электронного документооборота в общем объеме документооборота в рамках работы Госдумы составляли до недавнего времени всего около 10%. 

В 2012 году началось более активное движение в сторону повышения эффективности деятельности Госдумы РФ. В части электронного документооборота было принято решение о создании «пилотной» зоны, в рамках которой можно «обкатать» все нюансы работы с электронным документооборотом (организационные, технологические, правовые и так далее) и в дальнейшем распространить полученный опыт на работу всей Госдумы. Работа началась с процессов перевода в электронный вид служебной переписки, адресованной Председателю Госдумы РФ. 

В рамках этой работы Управления информационно-технологического и документационного обеспечения Государственной Думы РФ осуществляет сканирование всех документов в адрес Председателя Госдумы (входящие документы, внутренняя переписка), затем эти документы прикрепляются в виде файла к регистрационной карточке и доставляются в секретариат Председателя российского Парламента. В секретариате Председателя, его поручения также сканируются и прикрепляются в виде файлов к регистрационной карточке и далее этот процесс расширяется по направлениям исполнения поручений Председателя Госдумы. 

Это был первый опыт. «Далее мы понимали, что в эту «пилотную» зону нужно «подтягивать» других участников, переписка которых имеет свои особенности. В частности, мы стали обрабатывать большой объем переписки, адресованной Управлению делами. Затем к «пилотной» зоне перехода на электронный документооборот проявили желание присоединиться депутаты из фракции ЛДПР, а также депутат Александр Хинштейн. Могу констатировать, что в целом опыт в рамках вышеописанного «пилота» был положительным. 

Из тех вопросов, которые были выявлены в ходе работы и стали для нас первоочередными можно отметить, что оценивая объемы документации, которые нам предстояло обрабатывать и оперативность обработки, мы стали изучать возможности технологии, которая бы обеспечивала нам высокую производительность в части потокового сканирования документов. В итоге мы вышли на реализацию совместного проекта, в котором принимают участие компании Xerox и ЭОС. Нам была предложена технология, которая даст необходимый результат. Пока предложенное Xerox и ЭОС совместное решение не ведрено в промышленном масштабе, но мы уже можем использовать его возможности для нашей работы», - рассказала в рамках своего выступления на конференции «Осенний документооборот-2013» начальник отдела прохождения документов и документационного обеспечения Управления информационно-технологического и документационного обеспечения Государственной Думы РФ Людмила Филиппова. 

Из тех задач, которые обозначены в ближайшей перспективе, отмечаются необходимость перехода на обработку 100% объема документов (это внутренняя переписка, а также входящие и исходящие документы). Кроме того, Управлением информационно-технологического и документационного обеспечения Государственной Думы РФ совместно с ЭОС и другими подрядчиками отрабатываются возможности применения в электронном документообороте отраслевых мобильных решений. Эти решения дадут возможность депутатам Госдумы РФ и другим должностным лицам иметь на своем мобильном устройстве необходимую для работы документацию и работать с ней. Окончательных решений в этом направлении пока нет, но работа будет продолжена и результат не заставит себя долго ждать. 

Проект второй. Стать частью целого 

Одним из востребованных государственными органами направлений развития автоматизации документооборота на сегодняшний день является возможность интеграции со СМЭВ и оказания государственных и муниципальных услуг населению в системах электронного документооборота. Причем этот функционал в некоторых регионах уже реализуется на уровне муниципалитетов. 

Среди проектов по предоставлению государственных и муниципальных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» можно отметить опыт Калининградской области. Изначально система «ДЕЛО» была внедрена в Правительстве Калининградской области, а затем в Администрации города Калининграда и всех органах местного самоуправления (в том числе и с использованием модуля «ДЕЛО-WEB», предоставляющего доступ к системе электронного документооборота через веб-интерфейс). Для обеспечения юридически значимого документооборота в областной администрации была внедрена опция «ЭЦП и шифрование». Для организации максимально быстрого перехода к использованию электронных образов документов и перевода существующих архивов в электронный вид была внедрена опция «Поточное сканирование». Кроме того, в аппарате Правительства области успешно используются системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО». 

Очередным этапом развития проекта по автоматизации электронного документооборота в Правительстве Калининградской области стало обеспечение предоставления в электронном виде муниципальных услуг населению при помощи системы «ДЕЛО».

Основными задачами, которые необходимо было решить в рамках проекта, были, соответственно, обеспечение предоставления муниципальных услуг в электронном виде на базе системы «ДЕЛО», а также обеспечение межведомственного взаимодействия через СМЭВ для получения информации и ее предоставления ведомствами в процессе оказания услуги. 

Было принято решение, что все муниципальные услуги, оказываемые населению в электронному виде, на территории Калининградской области будут типовыми. В рамках предварительных работ по проекту была проведена унификация административных регламентов и технологических карт межведомственного взаимодействия по всем предоставляемым услугам. Это позволило значительно упростить процесс перевода муниципальных услуг в электронный вид и обеспечить использование единых портальных форм по всем услугам. 

В рамках реализации данного проекта была разработана специализированная информационная система «Диспетчер СМЭВ». Начальник отдела «Электронное правительство» компании ЭОС Иван Скородумов говорит: «Для того, чтобы максимально сократить сроки внедрения была разработана информационная система, которая обеспечивает централизованный прием заявок с портала государственных и муниципальных услуг и межведомственное взаимодействие для всех органов местного самоуправления Калининградской области. Данная система содержит все необходимые для предоставления муниципальных услуг электронные сервисы и адаптеры, в том числе сервис приема заявок с портала государственных и муниципальных услуг, адаптеры к электронным сервисам ФОИВ, электронные сервисы предоставления типовых сведений. В «Диспетчере СМЭВ» ведется вся история межведомственного взаимодействия через СМЭВ, что позволяет ведомству при необходимости доказать, что данное взаимодействие действительно имело место быть, в случае спорных ситуаций. При помощи «диспетчера СМЭВ» создается единая точка управления всем межведомственным взаимодействием на уровне региона, к которой подключены все органы местного самоуправления». 

В целом, говоря о тех типовых проблемах и сложностях, которые возникают в процессе перевода госуслуг в электронный вид на местном уровне, Иван Скородумов отмечает изменение формата данных, периодическую недоступность веб-сервисов, а также недостоверные данные (например, устаревшие сведения) в базе данных федеральных органов государственной власти. «Тем не менее, все эти сложности вполне решаемы и бояться их не надо. Решение их зависит и от эффективной работы команды тех ответственных лиц, которые занимаются вопросами автоматизации документооборота на уровне органов власти в регионе, и, безусловно, от профессионализма исполнителей работ», - говорит Иван Скородумов. 

Проект третий. Тонкость подхода 

Еще одной актуальной для госструктур возможностью, которую может предоставить современная СЭД, является организация единого пространства взаимодействия органов власти различных уровней с использованием удаленного доступа к системе электронного документооборота через веб-интерфейс. Причем такие возможности востребованы не только у российских органов власти, но и в сопредельных странах. Показательным может служить проект по автоматизации административных услуг в органах государственной власти Украины на базе системы «ДЕЛО-Web». 

В рамках этого проекта было реализовано внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в структурных подразделениях Одесской областной государственной администрации и подведомственных ей структурах и организациях. Реализация самого проекта была проведена в достаточно короткий срок при участии одного из партнеров ЭОС на территории Украины, компании «НетКомТекнолоджи». 

В рамках реализованного проекта в единую корпоративную сеть объединены процессы документооборота в государственной администрации города Одесса, администрации Одесской области, а также всех подведомственных структур и организаций. 

Благодаря функциональным возможностям системы «ДЕЛО» были реализованы самые передовые технологии работы с документами. Используется удаленная работа с документами, через веб-доступ по протоколу https. Данное решение реализовано на базе подсистемы «ДЕЛО-Web». 

Подсистема «Потоковый ввод документов» позволила заказчику автоматически перевести архивные файл-документы в систему «ДЕЛО». Учитывая то, что у заказчика идет большой поток бумажных документов между удаленными структурными подразделениями, контроль, перемещение, сохранность, а также доставку и другие функции были автоматизированы при помощи подсистемы «ДЕЛО-АКПОД». 

Также реализована функция оперативного оповещения всех сотрудников, которые работают с документами. Данную задачу взяла на себя подсистема «Оповещений и уведомлений». Реализовано более 200 автоматизированных бизнес процессов. Для этого задействована подсистема «Управления бизнес процессами». 

«На сегодняшний день в систему заведены данные по всем ведомственным учреждениям областной и городской Администрации Одессы. Справочники системы в штатном расписании насчитывают несколько тысяч пользователей в системе «ДЕЛО-Web». В день в системе регистрируется порядка 2-3 Гбайт документов в электронном виде», - говорит генеральный директор компании «НетКомТекнолоджи» Владимир Чабан. 

Система «ДЕЛО-Web» помимо прочего является достаточно гибким продуктом и позволяет интегратору подстраивать функционал решения под потребности конкретного заказчика.  В рамках рассматриваемого проекта были внесены некоторые изменения в функционал и интерфейс используемого решения (все изменения были проведены без нарушений лицензионного соглашения), в частности, модуль регистрации был переработан из линейного в иерархический. В меню регистрации был добавлен дополнительный модуль, который позволяет автоматически регистрировать не только документы, но и административные услуги. Кроме того, для каждой группы документов был специально разработан механизм генерации собственного интерфейса и в момент генерации отчетной формы, где указываются все данные по документу, эта форма генерируется в определенном формате (был выбран формат PDF). 

Поскольку в продукте ЭОС есть дополнительный модуль «Общественная приемная», позволяющий работать с запросами граждан в органы власти, с заказчиком была достигнута договоренность, что и этот модуль также будет работать в онлайн-режиме с системой документооборота. 

Из недосказанного или вместо заключения 

Еще несколько тенденций отрасли только начинают проявляться, либо не в полной мере раскрыли свой потенциал. Но, так или иначе, они влияют на рассматриваемый рынок.

Изменение целевой аудитории пользователей СЭД, а точнее появление группы «новых пользователей» - руководителей высшего звена в госорганах и топ-менеджеров в коммерческих компаниях - влечет за собой и изменения в требованиях к контенту, содержащемуся в системе. Руководитель, работая с СЭД, помимо прочего хочет видеть аккумулированный «внешний контент», отображение в системе результатов деятельности подчиненных и еще целый ряд другого информационного контента. Кроме того, «первые лица», как правило, мобильны и им нужны решения, разработанные для мобильных устройств. 

Также нельзя не отметить изменение ментального восприятия работы с электронными документами и СЭД. Новое поколение, воспитанное уже в эпоху Интернета и новых средств коммуникации, предъявляет свои требования как к интерфейсу систем электронного документооборота, так и к способам работы с ними. 

Ключевыми факторами, влияющими на восприятие СЭД со стороны этого нового поколения, является привычка общаться и получать информацию через такие каналы как социальные сети, форумы и блоги. «Интернет-поколение» сегодня уже воспринимает системы электронного документооборота, как то место, где взаимодействуют люди в рамках рабочего процесса. А это предполагает, что СЭД должна давать им совершенно новые возможности как в части коммуникаций, так и в части того, насколько дружелюбен сам интерфейс системы, а также ее эргономика и дизайн. 

Появление и развитие новых технологий также оказывает влияние на отрасль и функционал отраслевых решений. Например, развитие таких технологий как распознавание рукописного текста или распознавание речи ведет к тому, что пользователи СЭД будут все больше заинтересованы в появлении такого функционала в рамках используемых решений. 

Потребности заказчика находят отражение в новом функционале соответствующих решений и наоборот – новые направления развития продуктов на рынке СЭД создают возможность для пользователя работать с СЭД в рамках новых сценариев. Именно это взаимное встречное движение обеспечит развитие систем ЭД в дальнейшем.